ERP bei Simplon – Teil 2: SAP Business ByDesign statt Excel

In der ersten Folge ging es darum, warum ein Fahrradhändler zum Hersteller Simplon wurde. Dieser zweite Teil erzählt, wie die IT des Unternehmens ursprünglich aufgestellt war und warum sich Simplon für SAP Business ByDesign als neue Lösung entschied.

„Das Wissen darüber, wie alles funktionierte, befand sich in ein paar Köpfen der Gründerfamilie. Davon waren wir im Grunde genommen abhängig“, erzählt Markus Geiger, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei Simplon. Dieser Satz macht deutlich, wie weit der Weg war, den das Unternehmen zurücklegen musste, um bei den technischen Möglichkeiten des Jahres 2018 anzukommen. Umso erstaunlicher, wie schnell man diese Strecke schließlich bewältigte.

Aber der Reihe nach: Von außen, aus Sicht des Kunden betrachtet, waren die Prozesse des Fahrradherstellers aus Hard am Bodensee schon vor der Umstellung auf der Höhe der Zeit. Bereits mit dem vorigen ERP-System war die Online-Konfiguration der Räder möglich. Nur waren die dahinter liegenden Abläufe wegen der vielen Brüche in den Schnittstellen enorm arbeitsintensiv und aufwändig. Sie beruhten auf verschiedenen Einzellösungen, die nicht oder nur teilweise miteinander vernetzt waren, vieles wurde schlicht manuell gesteuert anstatt digital.

Von Excel zu SAP Business ByDesign

Das alte ERP-System konnte lediglich Auftragserfassung und Faktura abwickeln und musste zudem jedes Jahr neu aufgebaut werden, weil es keine einheitliche Datenhaltung gab. Als Frontend diente Microsoft Access, im Backend arbeitete eine SQL-Datenbank. Bestelldaten des Einkaufs benötigten eine separate Schnittstelle, um in das alte ERP-System importiert werden zu können. Auch Warenwirtschaft und Buchhaltung waren nicht integrierte, sondern voneinander getrennte Systeme, deren Daten ebenfalls mühsam über Schnittstellen ausgetauscht werden mussten.

Einkauf und Kalkulation liefen über Excel, wie überhaupt Excel früher so etwas wie das zweite ERP-System war. „Und wegen der inkonsistenten Datenhaltung fehlte immer mal wieder ein Teil im Lager. Deshalb konnten wir oft ein Rad nicht so schnell montieren, wie wir eigentlich wollten“, so Geiger. Auf der anderen Seite hätte es auch keinen Sinn ergeben, sich Teile in größeren Mengen aufs Lager zu legen. Weil es erstens zu viel Geld kostet und weil zweitens Fahrradverkauf auch ein Saisongeschäft ist, beispielsweise die Shimano-Schaltgruppe 2019 anders aussieht als 2018.

Wegen dieser Strukturen war Simplon nicht nur in seinen Stückzahlen limitiert, das Unternehmen konnte sein Portfolio auch kaum erweitern und keine neuen Märkte erschließen. Denn die dazu notwendigen Veränderungen wären nicht zu stemmen, das Lagerrisiko zu groß gewesen.

Der kaufmännische Leiter bei Simplon gesteht weiter, dass er in Anbetracht dieser Strukturen „ziemlich schockiert“ war, als er vor drei Jahren in das Unternehmen kam. „Ohne die Einführung von SAP hätten wir uns eigentlich überhaupt nicht weiterentwickeln können.“

 Am Ende blieben drei Systeme übrig

Dass irgendwann ein konsistentes, integriertes ERP-System nötig war, darüber gab es deshalb bei Simplon keine zwei Meinungen. Fragte sich nur, welches. Ein zentrales Kriterium bei der Auswahl war der Wunsch, den Online-Bikekonfigurator einzubinden. Die Logik hinter diesem Werkzeug ist einigermaßen komplex: Wählt der Kunde eine andere Federgabel aus als zunächst vorgegeben, kann es sein, dass zwangsläufig auch eine andere Bremse erforderlich wird, was wiederum die Montage eines ganz bestimmten Schutzblechs verlangt usw. „Uns wurde ziemlich schnell klar, dass diese Logik nur wenige Systeme abbilden können“, so Geiger. Am Ende blieben drei Optionen übrig, zwei davon aus dem Hause SAP.

Für die Cloud-ERP-Lösung SAP Business ByDesign entschied man sich dann erstens deshalb, weil sie zwar günstiger ist als ihre Alternativen, aber dennoch in der Lage, jenes Wachstum zu unterstützen und mitzugehen, das Simplon für die kommenden Jahre plant. Und weil man mit dieser Lösung alle Leistungen einkaufte, die man für das tägliche Business braucht: Server-Kapazitäten, Backup, Sicherheit, Datenschutz-Tools etc. Eine große On-Premise-Lösung wäre für Simplon zu mächtig gewesen, glaubt Geiger: „Wir wollen ja nicht zwei Leute beschäftigen, die sich nur um den Server kümmern. Sondern wir wollen Fahrräder bauen.“

Die richtige ERP-Software war also mit SAPs Mittelstandssoftware gefunden. Nicht weniger wichtig ist allerdings in solchen Fällen die Auswahl des Implementierungspartners. Warum die Wahl auf B4B Solutions, eine Tochter der All for One Steeb Gruppe, fiel, und warum das neue System zwingend – koste es, was es wolle – am 1. Oktober 2017, nach nur dreizehn Monaten Projektlaufzeit, funktionieren musste, das lesen Sie in der nächsten Folge.

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