SAP Ariba: 100 Millionen Dollar Einsparungen im Einkauf

Als das kanadische Unternehmen Nutrien aus der Fusion der beiden kanadischen Düngemittelproduzenten Agrium und Potash entstand, machte die Geschäftsleitung ein großes Versprechen: Man wollte beim Einkauf Synergien in Höhe von 100 Millionen Dollar realisieren.

Wie es dem Unternehmen gelang, dieses Ziel im ersten Jahr nach der Fusion nicht nur umzusetzen, sondern sogar zu übertreffen, berichtete das Führungsteam von Nutrien bei der jüngsten SAP Ariba Live.

„Wir beschlossen, als eines der ersten Unternehmen auf eine Cloud-Lösung für die Beschaffung zu setzen“, sagte Shane Curley, Vice President of Strategic Procurement bei Nutrien. „Unser Ziel für das erste Jahr waren 75 Millionen Dollar – und das haben wir übertroffen.“

Als weltweit größter Anbieter von Agrarprodukten, Services und Lösungen hat sich Nutrien der Aufgabe verschrieben, Landwirten zu einer Steigerung ihrer Erträge zu verhelfen. Diese Vision nimmt die Firmenleitung sehr ernst. Insbesondere im Einkauf setzte man die Messlatte sehr hoch: Man wollte die veralteten Prozesse der zwei Agrarriesen, die rund zehn verschiedene ERP-Systeme im Einsatz hatten, von Grund auf verändern.

Digitale Transformation in der Beschaffung

Bei dem Projekt lag die Gesamtverantwortung für den Transformationsprozess in der Beschaffung beim Einkauf. Dass das Projekt so erfolgreich durchgeführt werden konnte, sieht Jason Ruiter, Senior Manager IT bei Nutrien, in der Bereitschaft jedes Einzelnen, Verantwortung zu übernehmen. Die IT-Abteilung änderte ihre Arbeitsweise und wurde zum vertrauensvollen Partner des Einkaufs. Und das kombinierte Team arbeitete vom Due-Diligence-Prozess über die Lieferantenauswahl in jeder Projektphase zusammen.

„Unsere IT-Organisation durchlief einen Veränderungsprozess: Wir mussten mehr über die Abteilung erfahren und wurden so zu richtigen Einkaufsexperten“, sagte Ruiter. „Wir verbrachten viel Zeit damit, zu verstehen, wer wir sind, und die Geschäftsprozesse kennenzulernen. So konnten wir dann die Beschaffung straffen und zentralisieren. Nach einem langen Auswertungsprozess setzte sich die Lösung SAP Ariba mit ihren durchgängigen und umfassenden Funktionen durch. Ihre Supportangebote, Lieferantenfunktionen, Gesamtbetriebskosten, schnelle Wertschöpfung und Anbindung an zahlreiche ERP-Plattformen – all diese Punkte überzeugten uns, dass dies die richtige Lösung für uns ist.“

Wie das neue Beschaffungssystem den Einkauf verändert

Das Implementierungsteam von Nutrien orientierte sich sowohl an den Bedürfnissen der Mitarbeiter als auch am Datenbedarf des Unternehmens. Seine konsequente, aber dennoch agile Strategie berücksichtigte, wie das neue Beschaffungssystem die Einkaufsprozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändern würde. Eine vorausschauende, gemeinsame Planung mit der IT und dem Einkauf war entscheidend für den Erfolg des Projekts.

„Stellen Sie Ihr Fach- und Ihr IT-Team zusammen und beziehen sie diese frühzeitig ein“, sagte Curley. „Wir hatten den Luxus, schon Monate vor der Fusion Prozesse studieren, einen Plan entwickeln und uns nach Anbietern hierfür umsehen zu können. Bei der Planerstellung und auch sonst haben wir viel Zeit in Workshops miteinander verbracht. Wir hatten die Teams frühzeitig stehen, und das war ein entscheidender Punkt: Denn bei der Untersuchung der Prozesse sind sie vom Anfang bis zur Entwicklung mit dabei. Und am Ende des Projekts profitiert man von einem umfassenden Wissenstransfer.“

Die wichtigsten Erfahrungen: Change Management zahlt sich aus

Bei dem Projekt von Nutrien ging es um weit mehr als um IT – es ging um eine mehrjährige Transformation. Auch Change Management spielte hierbei eine Rolle: Es half den Mitarbeitern, die neue Beschaffungsprozesse anzunehmen, etwa die Katalogplanung und die Transaktionen mit Lieferanten. Curley riet Unternehmen, möglichst viel in Change Management zu investieren, denn „hier ändern sich die Geschäftsabläufe des Unternehmens und die Arbeitsweise sowohl der Einkäufer als auch der Lieferanten.“

Weitere wichtige Punkte waren, die richtigen Leute in das Projekt einzubinden, und Schnelligkeit. Auch wenn das Team viel Vorlaufzeit vor der Fusion hatte, musste das Programm direkt nach Abschluss der Fusion vorangetrieben und umgesetzt werden.

„Wir haben die wichtige Erfahrung gemacht, dass man all das schnell durchziehen muss“, sagte Stephen Wiens, Solution Delivery Manager bei Nutrien. „Man kann das Supportmodell nicht erst entwickeln, wenn man das System bereits in Betrieb genommen hat. Man muss schnell Leute finden, die die entsprechenden SAP-Ariba-Kenntnisse haben. Man muss alle Beteiligten frühzeitig einbeziehen, damit man in den nachhaltigen Aufbau des Systems investieren und Erfolg haben kann.“

Teamwork war das beherrschende Thema während des gesamten Projekts. „Investieren Sie nicht zu wenig in Change Management“, sagte Sean Thompson, Senior Vice President, Business Network and Ecosystem bei SAP Ariba. „Eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Haltung, Vertrauen, die Identifikation mit einem wichtigen Unternehmensziel, umfassende Unterstützung vonseiten der Geschäftsleitung – all das sind die Punkte, auf die es während des gesamten Projekts ankommt.“

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