Wie Social Collaboration den Arbeitsalltag optimiert

Weniger E-Mails, weniger Reisen, schnellerer Zugang zu Informationen: Social Collaboration unterstützt die Kommunikation und Zusammenarbeit von internen und extern Arbeitsgruppen mit speziellen Apps wie der Projektmanagement-Lösung Ruum von SAP, die den sozialen Medien ähneln. Richtig aufgesetzt, stärken sie Effizienz und Innovationskraft.

Kürzlich haben das Beratungsunternehmen Campana & Schott und die TU Darmstadt die „Deutsche Social Collaboration Studie 2019“ veröffentlicht. Rund die Hälfte der befragten Unternehmen sehen deutliche Vorteile durch aufgebrochene Silos mit Hilfe von Social Collaboration – und damit einhergehend mehr Innovationskraft. Dazu haben die Autoren der Studie gemessen, dass sich die Arbeitseffizienz um bis zu 50 Prozent steigert, wenn Unternehmen einen hohen Reifegrad der Social Collaboration haben.

Ziele, die Unternehmen mit Social Collaboration verfolgen

Zum einen sind es Kosten, die durch den Einsatz von Social Collaboration eingespart werden sollen: Allein durch kürzere Suchzeiten, wenn Mitarbeiter Informationen benötigen, aber auch durch nicht mehr nötige Meetings und Reisen, erzielen Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen und damit Kosteneinsparungen.

Die oben erwähnte Studie belegt auch ein weiteres Ziel: Der intensive Einsatz von Enterprise Social Networks steigert die Innovationskraft. Neue Ideen stoßen oft auf Widerstand und werden belächelt. Durch den Austausch über Social Collaboration fließen siloübergreifend Meinungen ein, Marktdaten, technische Hinweise – so dass eine Idee besser bewertet werden kann. Außerdem können auch eine höhere Kundenzufriedenheit, die verbesserte Mitarbeiterbindung und eine schnellere Markteinführung neuer Produkte Ziele der Social Collaboration sein.

Doch die Ziele können sich auch auf bestimmte Projekte und Vorhaben begrenzen – das Arbeiten in definierten Gruppen mit speziellen Prozessen ist ein großer Vorteil der Social Collaboration Tools.

Funktionen der Projektmanagement-Apps

Es gibt eine Reihe von Apps für Social Collaboration am Markt. Sie bieten Funktionen, zu denen die Suche nach Experten, das mobile Arbeiten, der Austausch in Interessengruppen oder Teams, die firmenintern übergreifende Information und das Wissensmanagement gehören. Über die Apps lassen sich Dokumente austauschen, Prozesse steuern und Formulare bearbeiten.

Allein im Bereich des Personalmanagements (HR) lässt sich mit Social Collaboration vieles vereinfachen. Informationen zur Elternzeit finden sich beispielsweise in der App, Interessierte können Anträge stellen und finden alle nötigen Formulare. Da alle Daten an einem Platz zu finden sind, spart das den Beteiligten viel Zeit. Das gleiche gilt für Urlaubsanträge und -übergaben, das Onboarding neuer Mitarbeiter und Fragen zur Ergonomie am Arbeitsplatz.

Apps zur Team-Zusamenarbeit am Beispiel Ruum

Welche App für die Social Collaboration ein Unternehmen wählt, hängt stark von den Zielen ab. Florian Frey, CoFounder und CCO für das Projektmanagement-Tool Ruum von SAP, stellt vor, warum ihm Ruum so wichtig ist: „Im Operativen empfand ich die Koordination von Projekten oft als Alptraum: Massen an E-Mails, Abstimmungsmeetings und Reportings sorgten dafür, dass jeder Mitarbeiter mehr Zeit mit der Koordination verbrachte als mit der produktiven Arbeit. Dabei will ein Marketier keine Berichte tippen, sondern sich mit der Entwicklung von Botschaften, Argumentationen und ähnlichen Aufgaben beschäftigen.“ Die Technologie soll nun den Menschen helfen, sich stärker mit den Aufgaben beschäftigen zu können, die bedeutend sind.

Innerhalb der SAP ergänzt Ruum die App Jam, ein soziales Netzwerk, das eher dem Wissensmanagement dient. Ruum schließt die Lücke hin zur effizienten täglichen Koordination: Wer hat was bis wann zu erledigen? In nur fünf Monaten sparte Ruum der SAP mehr als 1,6 Millionen Euro und fast 50.000 Stunden Verwaltungsarbeit. Aktuell nutzen rund 2.000 Unternehmen Ruum, darunter auch die Brauerei Früh Kölsch und der Konsumgüterkonzern Beiersdorf.

„Bei der Zusammenarbeit geht es um die Erfüllung, die Einhaltung von Prioritäten und die Verfolgung des Projektstatus. Ruum lässt uns das tun, ohne diese Ziele aus den Augen zu verlieren“, sagt Julian Kamp, IT-Leiter bei Früh. Nach nur vier Monaten zeigten sich ähnliche Ergebnisse, wie bei der SAP: Laut Kamp haben Teams den Zeitaufwand für administrative Aufgaben um fast 30 Prozent gesenkt.

Grafik zeigt das Social Collaboration App Ruum von SAP. Es sorgt für eine bessere Zusammenarbeit im Projektmanagement.
Die Social Collaboration App Ruum von SAP sorgt für eine bessere Zusammenarbeit im Projektmanagement.

Erfolgsfaktoren Social Collaboration: Einführung, Fokussierung und Prozesse

Die „Deutsche Social Collaboration Studie 2019“ zeigt auch eine Schattenseite der Social Collaboration: Zwei Drittel der Befragten seien nicht zufrieden mit der Einführung der Social-Collaboration-Tools, aber ganzheitliches Change Management würde die positiven und nachhaltigen Effekte von Social Collaboration erhöhen.

„Social Collaboration sollte nicht einfach ein weiteres, zusätzliches Tool sein, sondern fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Social Collaboration Tools sind idealerweise in Prozesse integriert, Bestandteil des Arbeitsalltags und unterstützen agiles Arbeiten. Wichtig ist ausreichend Gestaltungsspielraum für die Mitarbeiter bei der individuellen Nutzung“, fasst Stefan Schüßler, Business Develpment Manager für HCM bei der SAP Deutschland, zusammen. Die Einführung von Social Collaboration soll iterativ stattfinden und die Erwartungen der Anwender jeweils erfüllen. Dabei werden die Tools im Idealfall Teil von Geschäftsprozessen und sind an CRM-, ERP- und weitere Systeme angebunden.

„’One Size fits all’ passt heute kaum noch einem Unternehmen“, hat Florian Frey erfahren. „Es geht darum, eine gute Balance zu finden, die Bedürfnisse der Zielgruppen zu kennen und jedem das passende Tool anzubieten. Durch die Integration ist das gut möglich“, weiß der Fachmann.

Übrigens nutzen heute Wissensarbeiter die Social Collaboration Tools schon stärker als sogenannte Firstline Worker in den Fabrikhallen. Wissensarbeiter sind Angestellte, die durch erworbenes Wissen und dessen Anwendung ihr Geld verdienen, beispielsweise Anwälte, Programmierer oder Architekten. Laut der „Deutschen Social Collaboration Studie 2019“ steigt der Collaboration-Reifegrad der Wissensarbeiter stetig an, während er bei Firstline Workern noch um ein Fünftel niedriger ist. „Auch in der Produktion lassen sich mit Social Collaboration deutliche Effizienzgewinne erzielen,“ sagt entsprechend Stefan Schüßler. Doch scheuen viele Unternehmen die dafür notwendigen Investitionen.

Ausblick: Zukunft der Social Collaboration

Collaboration Tools wie Ruum werden immer einfachere Oberflächen bekommen und auch künstliche Intelligenz einsetzen. „Die künstliche Intelligenz hat ein enorm großes Potenzial und wird uns allen noch viel Arbeit abnehmen. Bots unterstützen das Projektmanagement und automatisierte Workflows steigern die Produktivität. Dabei sorgt die Integration in andere Tools dafür, dass keine neuen Silos entstehen und alte aufgelöst werden“, sagt Florian Frey.

Trotz aller Vorteile der Digitalisierung durch Social Collaboration ist sich Stefan Schüßler sicher: „Persönliche Ansprechpartner bleiben wichtig. Je komplexer, desto persönlicher sollte die Kommunikation sein. Ein persönliches Treffen ist oft effizienter als jede digitale Zusammenarbeit über ein Tool.“ Dennoch: Unternehmen sollten das enorme Potenzial von Social Collaboration Tools abschöpfen und den Menschen jeweils das tun lassen, was er am besten kann – und dadurch die Produktivität erhöhen.

Weitere Informationen:

Zur Studie: collaboration-studie.de

Weitere Informationen zu Ruum unter: ruumapp.com.