Die Universität Siegen vereinfacht mit SAP SuccessFactors die zentrale Verwaltung des Personals und gehört damit zu den Hochschulen, die in diesem Bereich eine Vorreiterrolle einnehmen. Denn mit der Digitalisierung des Recruitings hat die Hochschule den Grundstein für eine überzeugende Personalgewinnungsstrategie gelegt.
Mit Cloud-Technologien verschlankt die Universität Siegen ihre Prozesse zur Personalgewinnung. Das immer stärker beanspruchte Universitätspersonal wird entlastet und Bewerbungsprozesse laufen schneller – so wie es Bewerber heute erwarten.
Die große Herausforderung: Fachkräftemangel
Denn gerade die Personalgewinnung wird an deutschen Hochschulen herausfordernder. Viele MitarbeiterInnen gehen in Rente und hinterlassen eine Lücke – die in Zeiten des Fachkräftemangels schwer zu füllen ist. Laut dem Statistischen Bundesamt (Destatis) waren Ende 2018 an den Hochschulen und Hochschulkliniken 1,3 Prozent mehr wissenschaftliches Personal tätig, als noch Ende des Jahres 2017. Doch die Anforderungen wachsen schneller als die Neueinstellungen. Das hat Folgen.
Die Personalsituation im Jahr 2018 war der am schlechtesten bewertete Indikator beim Hochschul-Barometer des Stifterverbands. Die Universität Siegen handelte. „Unser Auftrag war, unser Recruiting mit einer digitalen Lösung zu optimieren“, sagen Frank Sziburies und Engin Turhan von der Stabsstelle Digitalisierung der Universität Siegen
Bewerbungen in Papierformat bremsen den Prozess
Die Herausforderung war, eine Vielzahl analoger Prozesse in der digitalen Welt zu bündeln: Von der Abstimmung und Verbreitung von Stellenanzeigen über die Weiterleitung der eintreffenden Bewerbungen mittels Hauspost sowie dem Einholen von Feedback unterschiedlicher Stellen bis hin zu postalischen Einladungen und Absagen. „Stellen sollten schneller ausgeschrieben und besetzt werden“, sagen die beiden Digitalisierungsexperten der Universität.
HR-Prozesse neu denken mit der Cloud
Es galt, die Abläufe zusammenzuführen, zu vereinheitlichen und in diesem Zug das gesamte Prozedere zu verschlanken. Universitäten können sich damit einen Vorteil im Kampf um BewerberInnen verschaffen, für die es heute auf Schnelligkeit ankommt. Wenn bei Online-Bestellungen sofort eine Eingangsbestätigung kommt, sollte eine Bewerbung nicht dahinter zurückbleiben. Eine Bestätigung, dass die Bewerbung angekommen ist, vermittelt BewerberInnen ein sicheres Gefühl und ist das erste Feedback des potenziellen Arbeitgebers. „Unser Motto lautet: Zukunft menschlich gestalten. Dazu gehört neben wertschätzenden Bewerbungsprozessen auch, dass jede und jeder die neue Agilität an unserer Universität spürt„, sagt Ulf Richter, Kanzler der Universität Siegen.
Cloud vereinfacht Wartung und Betrieb
Nach den Workshops ging es darum, die bestmöglichen Prozesse aufzusetzen. „Technologisch setzen wir dabei auf SAP Success Factors und die Cloud, wobei wir unsere SAP-First-Strategie verfolgen“, erklären Frank Sziburies und Engin Turhan. Sie setzen methodisch auf Interaktion und Agilität: Das beste Modell solle Schritt für Schritt gemeinsam mit den Fachbereichen – die immer wieder testen – entstehen.
Im neuen System werden die Stellenanzeigen zentral erstellt, freigegeben und per Knopfdruck im Corporate Design der Universität Siegen ausgespielt: Sie erscheinen auf den im Wissenschaftskontext gängigen Jobportalen und werden der Agentur für Arbeit zur Verfügung gestellt. Auch die Bewerbungen werden einfacher: Die Interessierten registrieren sich mit ihren Unterlagen einmalig auf einem Portal, alle Unterlagen wären für eine folgende Bewerbung bereits digital vorhanden. „Wir senken mit dem Portal die Hürde, sich auf mehrere, passende Stellen zu bewerben“, sagen Frank Sziburies und Engin Turhan übereinstimmend.
SAP sorgt für Sicherheit via Public Cloud
Technisch wird das Portal über eine Public Cloud realisiert. Für die Universität Siegen reduziert sich dadurch der Aufwand für Wartung und Betrieb erheblich. Da der Hersteller quartalsweise Updates sicherstellt, wird die sicherheitsrelevante Aktualität der Anwendung abgedeckt.
Die zentrale Verwaltung des Personals wird mit SAP Success Factors einfach – dabei ist gleichzeitig für IT-Sicherheit und DSGVO-Konformität gesorgt. So ist beispielsweise das SAP Trust Center eine Einrichtung, die Vertrauen bei AnwenderInnen genießt.
Der Artikel wurde ursprünglich von der Computerwoche veröffentlicht.
