Posting Automation: Ein Tool revolutioniert die Buchhaltung

Die Bearbeitungszeit von komplexen firmenübergreifenden Rechnungen von drei Tagen auf 20 Minuten reduzieren? Möglich ist dies durch ein neues Tool, entwickelt von Nicolas Neumann, Finalist beim Hasso Plattner Founders‘ Award und Teil des SAP-Programms „Autism at Work“.

Das Erstellen komplexer firmenübergreifender Rechnungen dauerte bisher mehrere Tage. Die Verbindlichkeiten mussten manuell bearbeitet werden und bis zu 20.000 Buchungspositionen berücksichtigen. Nicolas Neumann, Accounts Payable Analyst bei der SAP, fühlte sich überwältigt von den „Tonnen“ an Material, das er manuell bearbeiten musste. Gleichzeitig erkannte er eine Logik, die die Buchung komplexer, buchungsübergreifender Rechnungen automatisieren könnte und begann an einer Lösung zu arbeiten. Das Tool vereinfacht die Buchhaltungsprozesse, indem es Rechnungen automatisch strukturiert und direkt in das ERP überträgt. Es reduziert die Bearbeitungszeit von zuvor zwei bis drei Tagen auf gerademal zwanzig Minuten.

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Mehr als nur ein Tool für intelligente Unternehmen

Für die SAP bietet die Posting Automation die Möglichkeit, ihre Finanzbuchhaltung ressourceneffizient zu strukturieren. Neben der Ersparnis bei der Bearbeitungszeit bringt die Lösung noch weitere Vorteile mit sich, etwa eine in Echtzeit abgebildete Datengenauigkeit. Es reduziert Bearbeitungsfehler, die bei der manuellen Eingabe entstehen. Außerdem kann das Tool sehr einfach in SAPs Finanzbuchhaltungen weltweit implementiert werden. Es benötigt keine großen Investitionen, sondern lediglich Trainingsstunden für die Mitarbeiter.

Eine digitale Innovation die Unternehmen in der Experience Economy hilft

Neumanns digitale Innovation bietet Unternehmen großes Potenzial, schnell Mehrwert für sich und ihre Kunden zu schaffen. Es erlaubt ihnen agiler, intelligenter und effizienter zu arbeiten. Das Projekt unterstreicht auch SAPs Strategie für die Experience Economy und hilft Unternehmen ihre Geschäftsergebnisse zu verbessern, indem sie das Mitarbeitererlebnis fördert und verbessert. Intelligente Technologien sorgen für mehr Produktivität und versetzen die Belegschaft in die Lage, den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden.

Wer ist der Erfinder der Posting Automation?

Nicolas Neumann ist in der argentinischen Metropole Buenos Aires geboren und aufgewachsen. Schon als Kind hatte er das Gefühl, anders zu sein. So anders, dass er als Teenager zunehmend zwischenmenschliche Konflikte erlebte, die er nicht verstand oder gar als solche wahrnahm. „Das waren sehr schwierige Tage für mich“, erinnert er sich. Dass er abbrach, lag nicht am Schulstoff, sondern wie häufig bei Menschen im Autismus-Spektrum, dass er mit den Rahmenbedingungen nicht klarkam. Seine heutigen Kollegen hingegen beschreiben ihn als einen sehr freundlichen und hilfsbereiten jungen Mann mit unglaublichen Fähigkeiten.

SAP-Programm „Autism at Work“ veränderte sein Leben

Nicolas Neumann, 21, Accounts Payable Analyst bei der SAP

2016 kam er im Rahmen des „Autism at Work“ zur SAP. Der 21-Jährige besitzt die Fähigkeit, sich autodidaktisch in kürzester Zeit in komplexe Themen einzuarbeiten. So brachte er sich auch das Programmieren selbstständig bei und begann an einer Lösung für Posting Automation zu arbeiten. In seiner Freizeit – Nachts.

Seinem Team und Mentoren allerdings entging seine Müdigkeit nicht, worauf sie sich bei ihm nach den Gründen erkundigten. Neumann überwand sich und erklärte ihnen sein innovatives Vorhaben und sie erkannten das Potenzial seiner Idee. „Mein gesamtes Team unterstützte mich, damit ich Zeit erhielt, um meine Ideen zu entwickeln und zu verwirklichen“, sagt er.

Sie ermöglichten ihm wöchentlich zunächst einen gesamten Tag, an dem er sich ausschließlich mit der Umsetzung seiner Idee der Posting Automation beschäftigen konnte. Je weiter er sein Tool entwickelte, umso mehr Zeit wurde ihm ermöglicht. Heute steckt er die Hälfte seiner täglichen Arbeitszeit in die Verbesserung des Tools und die Zusammenarbeit mit Informatikern und Experten für maschinelles Lernen.

Neumann hat noch viel vor. Er möchte raus in die Welt, experimentieren, kreieren und teilhaben. Die Nominierung für den Hasso Plattner Founders‘ Award bedeutet für ihn einen weiteren Schritt hin zu seinem Traum von einer Karriere im Bereich der Software-Entwicklung.

Vielfalt und Inklusion sind für die SAP von zentraler Bedeutung, denn sie bringen verschiedene Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten zusammen. Die Förderung eines diversen Umfelds und jeder Form von Vielfalt ist deshalb die Quelle für bahnbrechende und Innovative Ideen wie die von Nicolas Neumann.

Fakten zum Finalisten

Beitrag: “Posting automation of cross-company complex invoices”

Team: Nicolas Neumann

Vorstandsbereich: Global Finance and Administration (GFA)

Leistung: Nicolas Neumann hat aus eigener Initiative ein Tool entwickelt, das die Buchung komplexer Rechnungen mit mehreren Kostenverrechnungen automatisiert, indem es die Rechnungen automatisch in das ERP-System überträgt.

Bedeutung: Das Werkzeug reduziert die Bearbeitungszeiten von 2-3 Tagen auf 20 Minuten. Alle Kreditorenbuchhaltungen von SAP reduzieren den Zeitaufwand für manuelle Arbeit und können diese Zeit in andere Aktivitäten investieren. Die Hauptvorteile sind: Datengenauigkeit, Zeitoptimierung und Ressourceneffizienz. Schließlich ebnet SAP den Weg zur Innovation, indem sie Vielfalt und Integration fördert.