Teams aus vier Unternehmensbereichen der SAP haben einen Bot entwickelt, der automatisch Anstellungsschreiben erstellt. Die Lösung, die auf robotergesteuerte Prozessautomatisierung setzt, steht nun im Finale für den Hasso Plattner Founders‘ Award.
„Wenn Unternehmen um talentierte Arbeitskräfte konkurrieren, entscheiden oft die Details zwischen Erfolg oder Misserfolg“, erklärt Prabhu Nutakki, Innovation Architect bei der SAP. „Vergeht zwischen einem erfolgreichen Bewerbungsgespräch und dem Erhalt eines Anstellungsschreibens ein zu langer Zeitraum, kann das für designierte Mitarbeiter den Ausschlag geben, ein anderes Angebot anzunehmen.“ Ein Aspekt, dem sich Nutakki und sein Team annehmen wollten.
Schnell identifizierten sie einen begrenzenden Faktor in diesem Prozess: Mitarbeiter der Personalabteilung mussten Anstellungsschreiben manuell erstellen. In Phasen besonders vieler Mitarbeiteranwerbungen wurde dieser Schritt leicht zum Engpass.
Hauseigene Spitzentechnologie in Co-Innovation nutzen
Dieses Problem stellte sich bald als perfekter Anwendungsfall für die jüngst ausgereifte, robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) heraus. Bei dieser Technologie lernt ein Softwareroboter, gleich einem Menschen Eingaben in grafischen Benutzeroberflächen zu tätigen. Damit werden verschiedenste repetitive Aufgaben automatisierbar. Begünstigt durch die Übernahme von Contextor Ende des vergangenen Jahres hat die SAP seit April eine eigene RPA-Lösung im Portfolio – SAP Intelligent RPA.
Mit dem Wissen darum trafen sich Nutakki und seine Kollegen der Unternehmensbereiche Technology & Innovation (T&I), Human Resources (HR), Digital Business Services (DBS), und Intelligent Enterprise Group (IEG) bereits im März, um auszuloten, wie sich ein Softwareroboter für Anstellungsschreiben mit Hilfe der neuen SAP-Lösung verwirklichen lassen würde.
„Ein solcher Bot muss viele Eventualitäten berücksichtigen“, meint Projektmitarbeiter Vojtech Svagr, Innovation & New Technologies Scout bei der SAP. „Abgesehen von den verschiedenen Sprachen und Buchungskreisen müssen die Anstellungsschreiben zusätzlich der lokalen Gesetzgebung vollständig entsprechen.“ Einige dieser Herausforderungen machten die Entwicklung neuer Funktionen in SAP Intelligent RPA notwendig, die dank den Anstrengungen des Projektteams nun auch als fest integrierte Funktionalität für Kunden verfügbar sind.
Go-Live in Rekordzeit für SAP Intelligent RPA
Trotz dieser Herausforderungen, und obwohl RPA für viele Projektmitarbeiter ein neues Thema war, kam das Vorhaben im Eiltempo ans Ziel. Nach nur zwölf Wochen befand sich Bot „Lucy“ nicht nur im Testbetrieb, sondern befindet sich seither im produktiven Einsatz – und ist damit die erste SAP-Intelligent-RPA-Lösung überhaupt.
Lucy erstellt ein Anstellungsschreiben 15mal schneller als ein manuell gefertigtes. Gleichzeitig ist der Bot rund um die Uhr verfügbar, und erstellt bereits bis zu 50 Prozent der Anstellungsschreiben, die an Kandidaten versendet werden. Mit etwa 60 Kollegen die 21 verschiedene Länder mit Lucy unterstützen, ist die SAP sich so selbst Referenzkunde.
Potenzielle Mitarbeiter profitieren in Form von kürzeren Wartezeiten von Lucy, Kollegen in der Personalabteilung erhalten mehr Freiraum, um sich wichtigeren Aufgaben zu widmen, und Manager im Einstellungsprozess können sich voll auf die Verhandlungen mit Kandidaten konzentrieren.