Viele Unternehmen stehen unmittelbar vor dem Umstieg auf SAP S/4HANA. Doch erscheint besonders Mittelständlern der ERP-Umstieg als komplex und aufwändig. Deshalb gibt es mit SAP Services jetzt auch die Möglichkeit, zunächst die Software technisch und funktional auf den aktuellen Stand zu bringen und Innovationen nachzuziehen.
Jana Reidenbach kennt die Stimmungslage im Mittelstand gut. Die Ressourcen sind ohnehin schon knapp, Zeitpläne für IT-Projekte eng und dann steht auch noch der Wechsel auf die neueste SAP-Software ins Haus, die zwar potenziell gut fürs Geschäft ist, aber auch erst einmal eingeführt werden will. „Unternehmen stehen vor einem riesigen Berg von Aufgaben und stellen sich die Frage, wo und wie sie anfangen sollten“, sagt die Vertrieblerin von SAP Services über die Einführung von SAP S/4HANA und fügt hinzu: „Der große Wurf ist möglich, aber nur, wenn ausreichend Ressourcen dafür vorhanden sind.“
Von Minimalanforderungen zum schlanken Ansatz
Der große Wurf: Das heißt für die besonders auf die Pharma- und Chemiebranche fokussierte Expertin, sowohl technisch auf SAP S/4HANA umzustellen, als auch die bestehenden Geschäftsprozesse zu optimieren und bei Bedarf neue Geschäftsmodelle umzusetzen. Dabei können Innovationen wie etwa die Benutzeroberfläche SAP Fiori und neue Funktionalitäten aus dem Bereich des maschinellen Lernens und der Robotik direkt mitberücksichtigt werden. Dieses Vorgehen ist vielen mittelständischen Unternehmen oft zu komplex und es dauert ihnen zu lang. Die Idee, die speziell dem Mittelstand den Umstieg vereinfachen soll, setzt deshalb darauf, zunächst die Minimalanforderungen für das Unternehmen und anschließend einen schlanken Ansatz zu definieren. Und das heißt: Zunächst die bestehende Systemumgebung technisch und funktional anzupassen und später Innovationen nachzuziehen.
„Wir bringen das System auf den neuesten Stand, ohne dass die Fachbereiche zu stark involviert werden müssen“, erläutert Manuel Pfeiffer, der die einzelnen für die Konvertierung nötigen Schritte zudem in Module zusammenfasst. Der Chef der SAP S/4HANA Services in der MEE-Region von SAP Services geht davon aus, dass Unternehmen durch den schlanken Ansatz der Konvertierung mehr als 30 Prozent des bisherigen Aufwands sparen. Nach fast fünf Jahren auf dem Markt ist klar, dass sich SAP S/4HANA ohnehin kontinuierlich verbessert hat. Doch „durch den neuen Factory-Ansatz reduzieren wir die Komplexität nochmal deutlich und nehmen durch vorgelagerte Checks, etwa dem Readiness Check 2.0 Risiko aus der Einführung“, ist SAP-Berater Pfeiffer überzeugt.
SAP-S/4HANA-Konvertierung: flexibel durch fünf Module
Und so sehen die einzelnen Module für die Konvertierung aus, deren Services speziell auf den Mittelstand zugeschnitten sind:
Modul 1: Evaluierung des neuen Systems auf einer Sandbox
Eine Kopie des produktiven ERP-Systems wird in einer Sandbox-Umgebung aufgesetzt. Der Kunde lernt anhand einer Testkonvertierung. Der Ansatz wird also „verprobt“ und letztlich ein Proof of Concept (PoC) erstellt.
Modul 2: Planung der Konvertierung
Auf Basis vorausgehender Checks (u.a. Readiness Check 2.0, Custom Code Impact Analyse, ABAP Test Cockpit) wird klar, welche funktionalen Voraussetzungen ein Kunde mitbringt, wie mit Eigenentwicklungen umgegangen werden sollte und welche Mehrwerte in Prozessen zu erwarten sind. Der Planung der Conversion steht nichts mehr im Wege.
Module 3 und 4: Funktionale und technische Konvertierung des Kundensystems
Ist das Projekt über diverse Tests gut vorbereitet und geplant, kann die eigentliche Konvertierung beginnen. Hierzu gehört der Einsatz des Software Update Managers, die Konzentration auf die definierten Simplification Items, sowie Fehler zu erkennen und zu beheben, bis das System letztlich in den Produktivbetrieb gehen kann.
Modul 5: Custom-Code-Umsetzung
Durch die Custom-Code-Impact-Analyse lässt sich herausfinden, ob sich Eigenentwicklungen in SAP S/4HANA weiterverwenden lassen. Sie ist die Voraussetzung dafür, die notwendigen Schritte in der Umsetzung von kundenindividuellen Programmen zu planen. Denn es müssen Entscheidungen darüber getroffen werden, welche Eigenentwicklungen sinnvollerweise weiter verwendet werden sollen. Hier stehen zudem weitere Tools zur Beschleunigung der Code-Anpassungen zur Verfügung.
Die fünf Module decken sämtliche auch aus der „SAP-Activate-Methodik“ bekannten Projektphasen von „Discovery“ bis zu „Run“ ab, also vom Readiness Check bis zum Produktivstart. Wie lange die Konvertierung letztlich dauert, hängt von vielen Faktoren ab. Gibt es beispielsweise wenige Eigenentwicklungen und Schnittstellen im Unternehmen, das zudem lediglich die Finanzfunktionalitäten von SAP S/4HANA nutzen will, kann das Projekt durchaus in vier bis fünf Monaten abgeschlossen sein. Kommen Bereiche wie der Einkauf, die Produktion und der Vertrieb hinzu und sind viele komplexe Eigenentwicklungen und Schnittstellen zu überprüfen und zu berücksichtigen, kann die Konvertierung bis zu 12 Monate dauern. „Ein gesunder Mittelwert liegt bei acht bis neun Monaten“, erläutert Pfeiffer.
Der IT- folgt die Business-Perspektive
Der Vorteil in dem modularen Ansatz ist, dass Kunden sich aussuchen können, welche Module sie vielleicht selbst und welche zusammen mit den Beratern von SAP Services umsetzen wollen. „Kunden sind erleichtert, dass es auch eine Möglichkeit gibt, die Umsetzung zusammen mit dem Hersteller selbst zu machen“, meint Expertin Jana Reidenbach, die sich über diesen neuen „Modus der Zusammenarbeit“ mit den Kunden freut. Als Auftakt zu mehr gewissermaßen: Denn mit der technischen und funktionalen Konvertierung ist die Entwicklung beim Kunden noch nicht abgeschlossen.
Nach der IT- kommt die Business-Perspektive – „und damit auch die Frage, welche Potenziale künftig gehoben werden sollten, um die aktuelle Situation im Wettbewerb zu stabilisieren oder zu verbessern“, so Reidenbach. Etwa durch Innovationen wie maschinelles Lernen, Internet der Dinge oder künstliche Intelligenz. Die Grundlage dafür ist mit der Konvertierung schon einmal gelegt.
Weitere Informationen
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