Geschäftsreisemanagement in der neuen Normalität

Während Corona uns in eine neue Unternehmensrealität mit Homeoffice, Web Conference und virtueller Kaffee-Pause geschubst hat, wurde recht schnell deutlich, dass es so schnell keinen Weg in unser altes Leben und die gewohnte Normalität geben wird. Spätestens jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um mit geeigneten Maßnahmen das eigene Business zu stabilisieren und nachhaltig fit für die Zukunft zu machen.

Hier einige Punkte, die von entscheidender Bedeutung für den langfristigen Unternehmenserfolg nach Corona sein werden:

1. Kurs auf die Digitalisierung setzen

Es ist wichtig so positiv wie möglich nach vorne zu sehen statt zu bremsen und nichts zu tun. Vielmehr sollten Unternehmen diese auferlegte Entschleunigung für sich nutzen, um Optimierungen und Kursanpassungen vorzunehmen. Vor allem Unternehmen, die in puncto Digitalisierung bereits vor der Krise nicht zeitgemäß aufgestellt waren, möchte ich den dringenden Rat geben, den Schritt in die Digitalisierung nun zu gehen.

Die Digitalisierung wird zum kritischen Faktor für den aktuellen und zukünftigen Unternehmenserfolg. Ohne die digitalen Möglichkeiten wäre vieles von dem, was wir aktuell in der Krise leisten, nicht möglich. Agilität und Transparenz sind die Schlüssel zum Erfolg. Viele Unternehmen, aber auch staatliche Institutionen, sind dank ihrer Digitalisierungsstrategie weiter handlungsfähig. Sie können wertschöpfend tätig sein und den Markt bedienen. Nur mit der richtigen Technologie und einer Plattform mit angeschlossenem Netzwerk sehe ich schnell alternative Lieferanten und deren Produktverfügbarkeiten, wenn mein Anbieter Engpässe hat.

Aktuelle Gespräche mit unseren Kontakten zeigen, dass gerade die Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements gerne aufgeschoben wird. In der Konsequenz führt das zurzeit bei vielen Geschäftsreisenden dazu, dass Reisekosten nicht eingereicht und damit auch nicht erstattet werden können.

2. Agieren statt reagieren

Auf Unternehmen, die noch nicht in die digitale Transformation des Geschäftsreisemanagements investiert haben, kommt damit möglicherweise nach der Krise ein großer unkalkulierbarer Kostenblock zu. Geschäftsreisende werden nicht nur ihre Reisekostenabrechnungen zur gleichen Zeit in der Buchhaltung abgeben, sie werden auf eine schnelle Erstattung drängen. Der manuelle Reisekostenabrechnungsprozess ist ohnehin schon fehleranfällig. Durch den Druck auf die Bearbeiter ist es wahrscheinlich, dass mehr Fehler übersehen werden. Das ist nur ein Punkt, auf den Finanzentscheider achten sollten.

3. Entwicklungen von morgen schon heute begegnen

Wir sehen bereits jetzt, dass die Welt der Geschäftsreisen nicht mehr so sein wird, wie sie einmal war. Selbst wenn sich die Lage aktuell einigermaßen beruhigt und Länder die Einreisebeschränkungen gelockert oder aufgehoben haben, gilt es weiterhin vorsichtig und wachsam zu sein. Reiserichtlinien und Prozesse im Unternehmen sollten dahingehend proaktiv überarbeitet werden, dass bereits bei der Reisebuchung ersichtlich ist, ob der Geschäftsreisende sein Reiseziel auch erreichen kann.

4. Transparenz und Kontrolle erlangen

Viele Unternehmen stehen aktuell unter großem Druck und sehen die Notwendigkeit, Kosten genauestens zu prüfen. Dazu gehört auch der Posten der Reisekostenabrechnung und Unternehmen werden zukünftig stärker prüfen, ob eine Geschäftsreise wirklich nötig ist. Diese Unternehmen werden valide Daten benötigen, aber auch gute Genehmigungsprozesse für Geschäftsreisende. Intelligenten Prozesse und Anwendungen helfen dabei, die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu haben. Damit unterstützen sie Entscheider und Geschäftsreisende gleichermaßen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Finanzentscheider sollten jetzt gemeinsam mit Verantwortlichen aus dem Bereich Geschäftsreisemanagement die aktuellen Prozesse überprüfen und die Digitalisierungsstrategie auf diesen Bereich ausweiten. Zahlreiche Kundenbeispiele zeigen, dass dies viele Vorteile für das gesamte Unternehmen bietet und zu einem verbesserten Geschäftsergebnis führen kann.


Über den Autor: Götz Reinhardt ist Managing Director MEE bei SAP Concur