Geschäftsreisen und die Pandemie: Vier Leitfragen für Unternehmen

Wollen Unternehmen Mitarbeiter wieder auf Geschäftsreise schicken, müssen sie in der aktuellen Lage über neue Richtlinien und Prozesse nachdenken. Oberste Priorität sollten dabei Compliance und Fürsorgepflicht gegenüber Mitarbeitern haben. Diese vier Leitfragen und Empfehlungen navigieren Unternehmen und Reisende durch die Trips der nächsten Monate.

1. Welche Bedeutung haben Geschäftsreisen für das Unternehmen?

Travel- und HR-Manager sollten die Notwendigkeit von Geschäftsreisen in der aktuellen Situation kritisch hinterfragen und ausloten, wie sie für die Sicherheit der Mitarbeiter unterwegs sorgen können. Klare und verbindliche Richtlinien sollten festlegen, wer wann und wie reisen kann – selbst, wenn sie nur vorübergehend gelten oder weiterentwickelt werden. Bisherige Vorgehensweisen hinsichtlich der Fürsorgepflicht sollten ebenfalls neu bewertet werden. Unternehmen müssen mehr denn je sicherstellen, dass sie jederzeit wissen, wo sich die geschäftlich reisenden Mitarbeiter befinden und wie sie im Notfall mit ihnen kommunizieren können.

2. Wer muss Geschäftsreisen genehmigen?

Unternehmen sollten, zumindest vorübergehend, strengere Genehmigungsprozesse für Geschäftsreisen einführen. Bis die Situation sich wieder stabilisiert hat, sollten nach Möglichkeit ranghöhere Führungskräfte die Genehmigung für sämtliche Geschäftsreisen erteilen. So können Unternehmen ihrer Fürsorgepflicht für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter noch besser nachkommen. Schnelligkeit zahlt sich aus: hier ermöglichen automatisierte Lösungen Führungskräften effiziente Prozesse, indem sie Reiseanträge über ihre Mobiltelefone prüfen und freigeben können.

3. Welche Ausgaben müssen in Richtlinien berücksichtigt werden?

Kunden zu Geschäftsessen einzuladen, war für Mitarbeiter vor den Social Distancing-Maßnahmen kein Problem. Und auch für Teammeetings, die während der Mittagspause abgehalten wurden, übernahm der Arbeitgeber mal den Lunch. Wenn Mitarbeiter nun aus ihren heimischen Büros zurückkehren und wieder auf Geschäftsreise gehen, müssen Unternehmen entscheiden, ob gemeinsame Aktivitäten und Ausgaben dieser Art wieder zulässig sind. Hierzu sollten klare Vorgaben eingeführt und bestehende Ausgaberichtlinien aktualisiert werden. Dabei müssen die Regelungen der einzelnen Reiseländer berücksichtigt werden. Richtlinien sind ohnehin lebende Dokumentationen, die laufend angepasst und aktualisiert werden.

4. Wie können Kosten kontrolliert werden?

Für viele Unternehmen hat eine Sicherung des Cashflows aktuell oberste Priorität. Ausgaben müssen aktiv gemanagt werden, um Stabilität und Erholung zu ermöglichen. Ein wichtiger Aspekt der Kostenkontrolle ist die vollständige Transparenz aller im Unternehmen anfallenden Ausgaben. Die Implementierung einer automatisierten Lösung für intelligentes Ausgabenmanagement führt die Kosten zusammen. Ist das Rechnungshandling integriert, können Finanzspezialisten Ausgaben in Echtzeit einsehen und erhalten ein besseres Verständnis dafür, wo sie einsparen können. Gerade bei sich kurzfristig verändernden Reiseplänen und -kosten haben Unternehmen so eine stärkere Kontrolle über ihren Cashflow.

Fürsorge, Verantwortung und Flexibilität

Bei allen Änderungen, die in den nächsten Wochen und Monaten noch auftreten: Compliance und die Erfüllung der Fürsorgepflicht können nur gewährleistet werden, wenn die Mitarbeiter ein klares Verständnis der Richtlinien haben. Deshalb sollten Unternehmen diese nach Umsetzung auch deutlich an die Mitarbeiter kommunizieren und für Rückfragen erreichbar sein. Gute Vorbereitung und Flexibilität sind das Gebot der Stunde.

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Über den Autor: Götz Reinhardt ist Managing Director MEE bei SAP Concur