Autonome Beschaffung möglich machen Dank der intelligente Dienste von SAP

Intelligente Dienste: Der Weg zur autonomen Beschaffung

Lösungen für autonome Beschaffung können heute eine Vielzahl von Routineaufgaben selbstätig übernehmen, bei Anspruchsvollerem verlangen sie gezielt nach menschlichen Eingriffen. Wegen ihres breiten Anwendungssprektrums wenden sie sich mit Erfolg an ganz unterschiedliche Nutzergruppen.

Wir alle kennen und genießen zeitgemäße Assistenzsysteme im Auto. Hier gehört die Zukunft dem autonomen Fahren: Das Fahrzeug übernimmt die Funktionen des Fahrers und steuert ohne manuellen Eingriff selbsttätig durch die meisten Situationen. Nur in Ausnahmefällen „piept“ oder „gongt“ es, um den Fahrer zum Eingreifen aufzufordern. Und das bedeutet, dass die Technologie zwar schon sehr weit, aber noch nicht ganz in der Lage ist, gänzlich auf menschliche Intelligenz zu verzichten.
Ganz ähnlich kann man sich die SAP-Vision des Autonomous Procurement, der autonomen Beschaffung vorstellen, die ebenfalls mehr und mehr Realität wird: Routineaufgaben übernimmt die Software, bei Anspruchsvollerem verlangt sie gezielt nach menschlichem Eingriff, wobei der ganze Prozess bruch- und verzögerungsfrei ablaufen kann.

Das System bestellt das Ersatzteil selbsttätig

SAP-Lösungen für die Beschaffung sind vielfältig und werden von ganz unterschiedlichen Benutzergruppen verwendet. Da ist der Mitarbeiter, der über eine komfortable Katalogsuche sein neues Smartphone findet, der Einkaufsexperte, der einen strategischen Rahmenvertrag für sämtliche Firmensmartphones aushandeln will – oder ein Lieferant, der herausfinden möchte, warum seine Rechnung noch nicht bezahlt ist.
Es gibt also sehr unterschiedliche Akteure, für die der Einsatz intelligenter Technologien Verbesserungen bringen kann. Was das in der Praxis bedeutet, soll ein Prozessbeispiel verdeutlichen.

Nehmen wir an, ein defektes Teil einer Maschine muss ersetzt werden. Vom Servicetechniker fotografiert, erkennt das System mithilfe von Machine Learning das betreffende Teil und schlägt einen geeigneten Ersatz vor. Daraufhin wird ein Warenkorb erstellt und zur Genehmigung weitergeleitet.

Auch kritische Situationen lassen sich elegant lösen

Auch hier kommt wieder Machine Learning zum Einsatz: Der Verantwortliche erkennt bereits an der Meldung in seiner Workflow Inbox, dass es sich um einen Routinevorgang handelt, der regelmäßig vorkommt – und den er in der Vergangenheit auch immer genehmigt hat. Das verkürzt die Prüfung und beschleunigt den Ablauf, besonders wenn es sich nicht um eine einzige Bestellposition, sondern um viele Positionen handelt.
Angenommen, nach der Bestellung werden von 10 bestellten Pumpen nur acht geliefert, weil beim Lieferanten ein unerwarteter Engpass aufgetreten ist. In diesem Fall informiert das System den Verantwortlichen darüber und schlägt ihm einen alternativen Anbieter für die noch fehlenden zwei Pumpen vor. Und zwar jenen, bei dem die Lieferung – wie das System aus Erfahrung weiß – in der Praxis nur 1,5 Tage dauert und nicht sechs, obwohl dies in den Stammdaten hinterlegt ist. Auf diese Weise lassen sich auch kritische Situationen elegant lösen.

Robotic Process Automation übernimmt das Abschreiben

Dieser Fall zeigt, wie künstliche Intelligenz den Menschen unterstützen und Abläufe optimieren kann. Und sie kann ihn von (halb-)manuellen Routinetätigkeiten entlasten und auch dadurch zur  Effizienzsteigerung beitragen. Ein Beispiel dafür sind Bedarfsmeldungen von unterschiedlichen Stellen, die in einer Excel-Tabelle zusammengefasst und zu einem späteren Zeitpunkt in das Beschaffungssystem übertragen werden. Oder Spezifikationen von Verpackungsmaterialien, die per Hand ins ERP-System gelangen. In beiden Fällen kann die SAP Robotic Process Automation die Aufgabe des „Abschreibens“ übernehmen. Der Mensch muss dann das Ergebnis nur noch kontrollieren und ggf. freigeben.

Die Beispiele demonstrieren, wie Assistenzsysteme in der Beschaffung mehr und mehr Aufgaben übernehmen und die Vision vom Autonomous Procurement Realität werden lassen.

Dabei ergänzt SAP Standardlösungen rund um den Einkauf ständig mit neuen, intelligenten Funktionen.

Unterstützung bei der Identifikation der Use Cases

Einen zweiter Weg zur mehr Intelligenz in den Geschäftsprozessen eröffnet die SAP Business Technology Platform. Sie bietet individuelle Erweiterungen etwa in Form mobiler Apps, Workflows oder auch komplexeren Supply Chain-Prozessen mit Internet of Things-Technologie. Hier lassen sich auch Anwendungsfälle umsetzen, die von Standardlösungen noch nicht abgebildet werden. Auf Wunsch leistet SAP Unterstützung bei der Identifikation und Umsetzung der Use Cases.

Auch SAP-Partner sind auf diesem Gebiet aktiv. Im SAP AppCenter finden sich derzeit fast 2.000 Erweiterungen, die sich schnell in den eigenen Unternehmenskontext integrieren lassen.