Mit der digitalen Reisekostenabrechnung von SAP Concur können Firmen den ersten Schritt auf dem Weg zum intelligenten Unternehmen machen.
Schon vor Corona war klar: Das Tempo, mit dem sich Unternehmen heute auf neue Anforderungen einstellen müssen, ist gigantisch. Fast über Nacht entstehen neue Märkte, andere verschwinden ebenso schnell. In kürzester Zeit müssen Unternehmen also neue Geschäftsmodelle aufsetzen und austesten, manche wieder einstampfen. „Das ist Vielfalt in Highspeed“, sagt Carl-Philipp Müller, Director SAP Cloud Services von SAP-Partner Nagarro ES. „Wer da nicht mithalten kann, landet schnell in einer Sackgasse.“
Doch die erforderliche Transformation zum sogenannten Intelligent Enterprise verunsichert Unternehmen auch, gerade jene im Mittelstand. Viele wissen nicht, wo sie beginnen sollten. Den Nagarro-Beratern war klar: Vor allem der Einstieg sollte möglichst einfach sein und bereits den Weg für weitere Digitalisierungsschritte bereiten. Zudem müssten die Unternehmen unmittelbar Mehrwert erzielen. „Dafür eignet sich das Reisekostenmanagement besonders gut“, meint Müller.
Digitaler Reisekostenprozess: Einen Geschmack von Digitalisierung bekommen
„Reisekosten sind die idealen ersten Gehversuche in der digitalen Welt“, so Müller. Denn der Prozess lässt sich schnell umstellen. Das löst Unsicherheiten auf – bei IT-Leitern, HR-Verantwortlichen und Geschäftsführern gleichermaßen. „Man kommt auf den Geschmack“, sagt der Cloudexperte. Reisekosten seien der reinste Digitalisierungsturbo.
Für Nagarro ES selbst war SAP Concur eines der ersten und wichtigsten IT-Projekte neben der Einführung von SAP S/4HANA. „Als IT-Dienstleister sind wir viel unterwegs. Wenn da Hunderte Mitarbeiter ihre Reisen buchen und Kosten erfassen, wird das schnell aufwendig und fehleranfällig.“ Früher waren Dienstreisen ein regelrechter Papierkrieg – von der Hotelbuchung bis zur Belegeinreichung. „Ein typisches Problem für viele Unternehmen ist die korrekte Kontierung“, weiß Müller. Reisekosten werden ganz oder teilweise einem falschen Projekt zugeordnet oder die Zuordnung fehlt und die Finanzabteilung muss immer wieder offene Fragen klären. „Da geht Geld verloren, weil angefallene Kosten nicht an den Kunden fakturiert werden“, meint Müller. „Oder der Fehler fällt irgendwann auf und das Nachfakturieren beim Kunden sorgt natürlich für schlechte Stimmung.“ Auch gang und gäbe sind verlorene Originale: Für die Eigenbelege lässt sich dann keine Vorsteuer abziehen.
Viel mehr als bloße Reisekosten
Mit SAP Concur werden die Kosten schon bei der Reisebuchung korrekt kontiert. Belege werden per Smartphone und Texterkennung unmittelbar erfasst und abgerechnet. Das vermeidet sowohl unliebsame Überraschungen bei den Kosten als auch verlorene Dokumente und Nacharbeiten durch die Finanzabteilung. Und das wiederum vereinfacht die zuverlässige, zeitnahe Rechnungsstellung. Rückerstattungen sind früher erledigt. „Man merkt schon: Hinter dem vermeintlich simplen Reisekostenprozess steckt in Wahrheit viel mehr. Wenn man es richtig anpackt, profitieren HR, Finanzabteilung, natürlich alle Außendienstmitarbeiter und vor allem auch die Geschäftsführung von transparenten, aussagekräftigen Informationen.“
Für das richtige Anpacken ist Nagarro ES zur Stelle. Der SAP-Partner ist zum einen Cloudspezialist, kommt zum anderen aber aus der klassischen ERP- und Finanzsystem-Beratung. Die Erfahrung zeigt: Wer SAP Concur gleich richtig aufsetzt, hat es hinterher besonders leicht, den Reisekostenprozess noch digital zu erweitern – etwa die komplette Buchung von Flügen und Hotels und deren Governance-Richtlinien zu integrieren. Oder weitere Digitalisierungsschritte anzuschließen, die weit über Dienstreisen hinausgehen. „Wir wissen, welche vorbereitenden Maßnahmen nötig sind, um den maximalen Nutzen zu erzielen“, fasst Müller zusammen.
Einfache ERP-Integration ohne Big Bang
Ein entscheidender Vorteil: Unternehmen können ihre bisherige Landschaft unangetastet lassen, selbst wenn sie noch ein älteres ERP-System verwenden. Der digitale Reisekostenprozess lässt sich problemlos „andocken“ – ohne Big Bang und unabhängig davon, ob ein Unternehmen klassisch on-premise, hybrid oder gar komplett in der Cloud unterwegs ist.
„Man bleibt komplett flexibel“, so Müller. „Wenn ich einen neuen Service brauche, buche ich ihn einfach dazu. Und wenn ich ihn nicht mehr brauchen sollte, deaktiviere ich ihn – und bezahle dann auch nicht länger dafür.“ Wer also beispielsweise eine Digitaltochter ausgründet, die ganz eigene Anforderungen hat: kein Problem.
Das gilt nicht nur für Funktionalitäten, sondern auch für Dienstleistungen. „Wir konnten mit SAP Concur bereits die komplette Belegprüfung für bis zu 600 Mitarbeiter von einer einzigen Kollegin durchführen lassen“, sagt Müller. Inzwischen hat Nagarro ES die Aufgabe an SAP ausgelagert – und kann auch diese Mitarbeiterin nun für produktivere Tätigkeiten einsetzen.
Es sind viele solcher kleinen Vorteile im Alltag, die in ihrer Gesamtheit einen großen Unterschied machen. Wichtig ist: Auch wer erst einmal nur die Reisekostenabrechnung vereinfachen will, sollte von Beginn an den gesamten Prozess end-to-end mitdenken. So kann die einmal entwickelte Datenstruktur für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle genutzt werden. Und was als kleiner, digitaler Prozess begann, lässt sich schließlich in diverse primäre Prozesse des gesamten Unternehmens integrieren – von Finance über HR bis hin zum Kerngeschäft.
