Mittelstand: Der Deutsche BundeswehrVerband digitalisiert das Reisekostenmanagement mit SAP

Keine Frage: Ein moderner Berufsverband im 21. Jahrhundert braucht einfach die modernste Software, um den aktuellen und künftigen Herausforderungen zu begegnen. Der deutsche BundeswehrVerband, die Interessenvertretung der Menschen der Bundeswehr, nutzt deshalb jetzt SAP Concur, um das Management seiner Dienstreisen zu vereinfachen und die Reisekostenabrechnung zu automatisieren.

Reisekosten – früher ein großer Aufwand

Bundesgeschäftsstelle des deutschen BundeswehrVerbands im Zentrum Berlins.
Bundesgeschäftsstelle des DBwV im Zentrum Berlins.

Der Deutsche BundeswehrVerband (DBwV) hat mehr als 200.000 Mitglieder, etwa 6.000 ehrenamtlich und rund 200 hauptamtlich Beschäftigte, vier Landesgeschäftsstellen im Bundesgebiet und eine Zentrale in Berlin. Die Reisekostenabrechnung war in der Vergangenheit beim DBwV eine zeitraubende, wenig nervenschonende Angelegenheit: Die Abrechnung samt Belegen musste in Papierform per Post beim jeweiligen Landesverband oder in der Bundesgeschäftsstelle zur Genehmigung eingereicht werden. Anschließend wurden die Abrechnungen größtenteils wieder per Post an die Bundesgeschäftsstelle zur Prüfung und Auszahlung gesandt. Papierberge häuften sich an. Bis zur Auszahlung konnten so schon mal locker zwei Wochen vergehen. „Unser Ziel war es, die Papierberge zu verringern, Lagerkosten zu minimieren, die Abrechnung transparenter zu gestalten und natürlich in erster Linie eine zeitnahe Erstattung der verauslagten Kosten zu erreichen“, sagt Nancy Ehnert, Sachbearbeiterin für den Landesverband West.

Digitale Reisekostenabrechnung: Unternehmensleitung gibt Startschuss

Der Deutsche BundeswehrVerband hat sich schon vor Jahren Modernisierung und Digitalisierung auf die Fahnen geschrieben. Im Jahr 2019 gab die Unternehmensleitung unter Führung des Bundesvorsitzenden Oberstleutnant André Wüstner dann den Startschuss für die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung. Das Ziel: Sie sollte schneller, einfacher und transparenter werden.

Die Anforderungen an die neue Lösung waren anspruchsvoll. Trotz aller Vielfalt sollten auch diejenigen Anwender, die nicht mit digitalen Geräten und Apps groß geworden sind, die Software leicht anwenden können. Die ganze Fülle der Funktionen sollte also schrittweise zur Verfügung gestellt werden.

Entscheidung fällt für SAP Concur

Der DBwV prüfte diverse marktverfügbare Lösungen für das Reisemanagement und die Reisekostenabrechnung und entschied sich dann klar für SAP Concur. Ein Hauptargument dabei: Das ausgezeichnete Preis-Leistungsverhältnis. „Wir haben gemerkt, dass da ordentlich Manpower hinter der cloudbasierten Software steckt“, sagt Kerstin Schroeder, die Leiterin der Abteilung Controlling, Finanzen und verbandliche Administration beim DBwV.

Zudem überzeugte SAP Concur durch Anwenderfreundlichkeit und hat viele Referenzen. Der modulare Aufbau der Software sorgt für Zukunftssicherheit: Jederzeit konnte der Verband Bausteine ergänzen. Zu ihnen gehören beispielsweise Entfernungen automatisiert erfassen und erstatten, Reisebuchungen im Self Service, diverse Zahlungslösungen, Analysen und der mögliche Ausbau zur Plattform, über die der Verband eigene Anwendungen und Services bereitstellen kann. In einem App-Zentrum stehen zusätzlich mehr als 150 Partneranwendungen und -services bereit. Dazu arbeitet SAP Concur reibungslos in der reinen Microsoft-Umgebung des DBwV.

„Sehr hilfreich war auch die tolle Präsentation der SAP-Experten. Mit der Struktur konnten wir intern den Entscheidern gut erklären, was die Software jetzt und in Zukunft für uns leisten kann“, sagt Kerstin Schroeder. Ergebnis: Im Sommer 2020 wurde der Vertrag zwischen dem DBwV und der SAP geschlossen. Um die Anwenderinnen und Anwender nicht gleich am ersten Tag zu überfordern, startete der Verband mit Basisfunktionen und der Option auf ständige Erweiterung. „Die Zusammenarbeit mit dem Verband war von Anfang an sehr höflich, freundlich und offen. Solche Kunden, die der Digitalisierung offen gegenüberstehen, wünscht man sich“, sagt Nico Silberberg, Service Account Executive bei der SAP.

Projektmanagement als zentraler Erfolgsfaktor

„Wir haben uns von Anfang bei der SAP gut aufgehoben gefühlt. Als es bei der Implementierung ein Problem mit der Sprachversion gab, war die Remote-Beratung durch Nicolas Mahé, einem Implementation Project Manager bei SAP Concur, sehr gut. Wir waren wie ein Team“, berichtet Nancy Ehnert, die das Projekt beim DBwV leitet. August 2020 startete die Implementierung, vier Monate später war sie abgeschlossen.

Ein zentraler Erfolgsfaktor für die Einführung war das Projektmanagement. In enger Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister des DBwV, Hauptmann a. D. Jörg Greiffendorf, wurde ein starkes Team aus mehreren Bereichen zusammengestellt. „Es war wichtig, dass das Team etwas größer war und nicht nur die IT und das Controlling am virtuellen Tisch saßen. Wir haben sehr wichtige Diskussionen geführt. Dazu lernten alle Beteiligten die Regeln kennen und hielten sich daran“, sagt Nancy Ehnert. Ein zweiter Erfolgsfaktor waren die Schulungen, die alle 150 Anwender vor dem Start erhalten hatten. Auch nach den Schulungen konnte jeder Anwender beim Projektteam des DBwVs anrufen und seine Fragen stellen.

Schatzmeister des DBwV, Hauptmann a. D. Jörg Greiffendorf

In der Praxis läuft SAP Concur sehr gut. Alle Anwendenden sparen viel Zeit und auch der Pandemietest ist bestanden – die cloudbasierte Software läuft schlicht unabhängig vom Ort. Kerstin Schroeder: „Wir können die Richtlinien im Verband jetzt einfacher umsetzten. Das Geld für die Reisen ist viel schneller auf dem Konto. Das gibt den Mandatsträgern und Mitarbeitern ein gutes Gefühl und stärkt das Vertrauen.“

Nach der Implementierung der Produkte Expense, ExpenseIT, Service Administration, User Support Desk und Concur Request von SAP Concur übernahm Stefan Schuler, Client Engagement Executive bei SAP Concur, die Betreuung des DBwV. In einem monatlichen Call besprechen die Beteiligten neue Ideen, stellen und beantworten Fragen. „Ich wünsche mir genau solche Kunden wie den DBwV: In sehr angenehmer Atmosphäre ist man gemeinsam äußert produktiv“, sagt Stefan Schuler. Kundenbeziehungen sind bei der SAP stets langfristig ausgelegt, was zur Zufriedenheit aller beiträgt.

Tipp: Helpdesk ist ein Muss

„Ich möchte allen, die eine neue Software einführen, einen Tipp geben: Kaufen Sie immer das User Helpdesk dazu. Wir hatten gezögert und sind jetzt sehr froh, es zu haben. Es vereinfacht viele Prozesse für uns und die Kolleginnen und Kollegen der SAP kümmern sich sofort um unsere Fragen“, sagt Kerstin Schroeder. Die mögliche Unterstützung ist maßgeschneidert: Es gibt unter anderem SAP Concur Advanced Care, die SAP Concur Select Betreuung und das Anwender-Support-Desk, dass 24/7 den direkten Zugang zu SAP-Concur-Experten bietet.

Ausbau: Skalierung und neue Projekte

Heute reichen die Berechtigten beim DBwV die Reisekosten digital ein: Die Anwender freuen sich, weil die Auslagen schneller erstattet werden und weil SAP Concur viel Effizienz und Transparenz ist. Der Vorstand, weil der Verband immer digitaler wird. Er will vor der Welle reiten, der Zeit voraussein, und das ist ihm gelungen. Mit SAP Concur funktionierte die Reisekostenabrechnung auch während der Pandemie wunderbar.

„Wir wollen die Reisekostenabrechnung mit SAP Concur jetzt in weitere Ebenen des Verbands ausrollen“, sagt Kerstin Schroeder. Neue Anwenderinnen und Anwender sollen dazukommen, nach und nach werden weitere Module zugeschaltet. Niemand wird von diesem iterativen Ausbau überfordert, der Verband bleibt immer der Zeit voraus.


Weitere Informationen: SAP Concur