Mit Digitalisierung im Mittelstand die Krise als Chance nutzen

Per Big Bang zum Go-Live: Fünf Erfolgsfaktoren für eine reibungslose Transformation

Nach einem grundlegenden Kulturwandel und akribischer Planung über einen langen Zeitraum begann im August 2021 in der Beutlhauser-Gruppe eine neue Zeitrechnung: Der mittelständische Investitionsgüterhändler löste seine bisherige ERP-Lösung auf einen Schlag durch eine integrierte Systemlandschaft auf Basis von SAP S/4 HANA ab. Der Big Bang schuf bei dem Mittelständler das Fundament, um in der digitalen Wirtschaft voll durchstarten zu können. Dass der Go-Live professionell über die Bühne ging, ist vor allem auf fünf Erfolgsfaktoren zurückzuführen.

„Eine ganzheitliche Transformation ist nichts für Feiglinge – aber man kommt mittel- und langfristig auch nicht drum herum“, istOliver Sowa überzeugt. Der Geschäftsführer der Beutlhauser-Gruppe weiß, wovon er spricht. Schließlich hat er mit dem Go-Live der neuen SAP-Landschaft gerade einen der wichtigsten Meilensteine auf dem Weg zum digitalen Unternehmen hinter sich gebracht – und damit entscheidende strategische Weichen gestellt, um die Marktposition des Familienunternehmens künftig weiter zu stärken.

SAP Business Suite erfolgreich an den Start gebracht

Dass die Umstellung auf das intelligente ERP-System SAP S/4HANA per Big Bang erfolgen sollte, stand für das Beutlhauser-Projektteam von Beginn an außer Frage. „Eine schrittweise Umstellung hätte einen wesentlich höheren Aufwand bedeutet“, ist Projektleiterin Antje Wittig überzeugt. „Für ein Unternehmen unserer Größenordnung bietet ein Big Bang eindeutig mehr Vor- als Nachteile – vorausgesetzt, er ist ordentlich vorbereitet.“ Seit dem Startschuss im Jahr 2017 plante das Projektteam gemeinsam mit den Implementierungspartnern FIS und Proaxia den Übergang. Von der Erstellung des Lasten- und Pflichtenheftes über Sicherstellung der Datenqualität bis hin zur Anwenderdokumentation und Schulungsmaßnahmen für die Beschäftigten – jeder Schritt auf dem Weg wurde konzeptionell durchdacht. Ein Aufwand, der sich gelohnt hat: „Schon am ersten Tag nach dem Go-Live konnten wir in allen Bereichen Rechnungen erstellen“, blickt Geschäftsführer Sowa zurück. Für ihn ein wichtiger Beweis, dass nach der Umstellung sämtliche Abläufe ineinandergreifen. „Trotzdem ist eine derartige Systemumstellung eine immense Herausforderung für die gesamte Organisation“, so der Geschäftsführer weiter. Schließlich verändere sich dadurch die Arbeit der Beschäftigten grundlegend.

Fünf Erfolgsfaktoren für eine gelungene ERP-Einführung

Auch Projektleiterin Wittig ist mit dem Live-Gang grundsätzlich zufrieden: „Deutlich besser hätte es nicht laufen können“, sagt sie. Aus ihrer Sicht ist die professionelle ERP-Einführung bei der Beutlhauser-Gruppe vor allem folgenden Faktoren zu verdanken:

1. Gute Zusammenarbeit von Fachbereich und Migrationsteam

Ein detaillierter Cut Over Plan hilft, Prozesse und Daten von der alten in die neue Systemlandschaft zu überführen – und ist dementsprechend gerade beim Go-Live ein unerlässliches Werkzeug. „Man sollte die Detailplanung auf Transaktions- und Tabellenebene keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen“, rät Projektleiterin Wittig. Umso wichtiger sei das harmonische Zusammenspiel von Migrationsteam und Fachbereichen. Kommunikation sei dabei das A und O. „Die Fachbereiche müssen beispielsweise wissen, welche Rolle saubere Stammdaten für einen erfolgreichen Produktivstart spielen“, so die Projektleiterin. „Denn wer weiß, warum er etwas machen soll, erfüllt diese Aufgabe wesentlich sorgfältiger.“

2. Engmaschige Einbeziehung der Key User

Das Feedback der Schlüssel-Nutzer gibt wichtige Hinweise zur Funktionalität der neuen Systemlandschaft – und zwar sowohl im Vorfeld des Go-Live als auch danach. „Umso wichtiger ist es, die Key User nach dem Produktivstart nicht alleinzulassen“, sagt Geschäftsführer Oliva Sowa. „Schließlich sind sie die ersten, die Störungen in den neuen Prozessen wahrnehmen.“ Deshalb plante Beutlhauser im Rahmen der Umstellung für jedes Teilprojekt rund einstündige Feedbackrunden mit den rund 50 Top-Anwendern ein. Dabei ging es nicht nur darum, mögliche Fehler frühzeitig zu beheben, sondern auch um den Know-how-Transfer. „Statt wie wild Tickets einzustellen, haben wir während der Hypercare-Phase gemeinsam mit den Key Usern geprüft, an welchen Stellen es systemisch hakt und wo es noch Wissenslücken gibt“, so Sowa. So konnten viele Fragen auf dem „kurzen Dienstweg“ gelöst werden.

3. Konsequentes Change Management

Die Beutlhauser-Transformation verändert den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden immens. Waren früher beispielsweise 20 Kolleg:innen ausschließlich damit beschäftigt, Serviceberichte der Monteure ins System einzugeben, läuft das künftig vollautomatisch: Über die Anwendung SAP Field Service Management werden erbrachte Leistungen durch die Techniker per Smartphone, Tablet oder Notebook erfasst, vom Einsatzleiter per Fingerstreich geprüft und freigegeben und anschließend automatisch abgerechnet. „Überall, wo manuelle Eingriffe entfallen, können Mitarbeitende neue Rollen und Aufgaben übernehmen“, erklärt Oliver Sowa. Dieser Wechsel müsse ordentlich begleitet werden. Schließlich gehe es bei der Transformation nicht darum, Stellen abzubauen, sondern mehr aus dem Unternehmen herauszuholen. „Heute machen wir mit rund 1300 Mitarbeitenden ungefähr eine halbe Milliarde Umsatz. Künftig werden wir mit der gleichen Mannschaft deutlich höhere Ergebnisse erzielen“, unterstreicht er. Dass dies nicht von heute auf morgen gehe, sei selbstredend.

4. Kompetente Berater

Die Digitalisierung ist für viele mittelständische Betriebe eine immense Herausforderung. „Umso wichtiger ist es, für die Einführung von SAP S/4HANA die richtigen Partner ins Boot zu holen“, empfiehlt Oliver Sowa. Neben dem ERP-Anbieter selbst begleiteten auch die SAP-Partner Proaxia und FIS die Beutlhauser-Transformation – und punkteten dabei mit tiefen System- und Prozessverständnis. „Das ist 80 Prozent der Miete. Wer vom Business des Kunden keine Ahnung hat, sollte die Hände vom Auftrag lassen“, sagt Sowa und rät: „Augen auf bei der Partnerwahl!“ Zumal auch die Chemie stimmen sollte. „Funktioniert die Beziehungsebene nicht, ist ein erfolgreicher Go-Live mehr als ungewiss“, bestätigt auch Wittig.

5. Rückendeckung der Geschäftsführung

Last but not least ist es unverzichtbar, dass auch die Geschäftsführung das Transformationsprojekt von Beginn an mitträgt. „Die Einführung der SAP Business Suite mag auf den ersten Blick wie ein klassisches IT-Projekt aussehen, ist aber in erster Linie eine Organisationsaufgabe“, so Wittig. Dass das Alltagsgeschäft der Beutlhauser-Gruppe bereits wenige Tage nach dem Go-Live ohne große Unterbrechung weitergehen konnte, führt sie unter anderem darauf zurück, dass das Transformationsprojekt für Geschäftsführer Sowa und die gesamte Geschäftsleitung stets oberste Priorität hatte – und auch weiterhin hat. Denn auch nach dem erfolgreichen Re-Start legt das Projektteam die Hände keinesfalls in den Schoss.

„Gerade jetzt ist es wichtig, dass wir weiter ganz nah dranbleiben und engen Kontakt zu den Anwendern halten. Denn nur so lässt sich erkennen, was gegebenenfalls noch korrigiert werden muss“, sagt Oliver Sowa. Er rechnet damit, dass die letzten Unebenheiten bis Ende des Jahres ausgebügelt sind und die Beutlhauser-Gruppe ihren Wettbewerbsvorsprung mithilfe weiterer innovativer SAP-Lösungen z.B. in den Bereichen E-Commerce und Logistik in den nächsten Jahren weiter ausbauen kann.


Lesen Sie im ersten Teil unserer Blog-Serie, wie der niederbayrische Investitionsgüterhändler sein Transformationsprojekt mit einem umfassenden Kulturwandel vorbereitet hat. Im zweiten Teil erfahren Sie, welche technologischen Weichen die Beutlhauser-Gruppe gestellt hat, um auch künftig auf Erfolgskurs zu bleiben.  

On-Demand-Webinar

Sie möchten mehr über die Digitale Transformation der Beutlhauser-Gruppe erfahren? Kein Problem: Im Gespräch mit Salih Dacai, Vertriebsleiter Mittelstand bei SAP, geben Geschäftsführer Oliver Sowa und Projektleiterin Antje Wittig (Leiterin Organisationsentwicklung) spannende Einblicke zur kulturellen und technologischen Neuausrichtung ihres Unternehmens. Zum kostenlosen On-Demand-Webinar.