Veränderungen können schwerfallen. Manche Menschen möchten vielleicht eine schlechte Angewohnheit ablegen, einen anspruchsvollen Trainingsplan einhalten oder eine Qualifikation erwerben, die über ihre bisherigen Kompetenzen hinaus geht.
Laut einer Studie des University College London, die im European Journal of Social Psychology veröffentlicht wurde, dauert es durchschnittlich mehr als zwei Monate – genau 66 Tage – bis neue Verhaltensweisen zur Gewohnheit werden. Je nach den individuellen Umständen kann dieser Zeitraum allerdings zwischen 18 und 254 Tagen variieren. Zweihundertvierundfünfzig Tage sind mehr als acht Monate – das heißt, für einige dauert es fast ein ganzes Jahr, um sich mit etwas Neuem zu arrangieren.
An alten Gewohnheiten festhalten
Die Ereignisse der letzten Monaten haben unser aller Leben auf den Kopf gestellt. Wir stehen auch weiterhin vor Herausforderungen – etwa bei der Rückkehr ins Büro oder wenn wir versuchen, mit schwankenden Märkten und steigenden Erwartungen von Kunden und Stakeholdern Schritt zu halten.
Es ist daher nicht verwunderlich, dass viele von uns in unseren täglichen Ritualen Trost finden. Wir wissen, was wir tun, weil wir es immer so gemacht haben – auch wenn das vielleicht gar nicht mehr so effizient ist.
Reibungsloser Übergang? Change Management bei der Digitalisierung nicht vergessen
Es lässt sich nicht bestreiten, dass Technologie großes Potenzial birgt, um die Arbeitswelt zu verbessern, das Kundenerlebnis zu optimieren und Geschäftsmodelle neu zu gestalten. Wenn wir mögliche Chancen nicht selbst nutzen, tun unsere Wettbewerber dies ganz bestimmt. Wir alle wissen, wie wichtig Technologie ist und dass die damit einhergehenden Investitionen maßgeblich die Zukunft unserer Unternehmen beeinflussen.
Die Digitalisierung schreitet in fast jeder Branche voran und viele unserer Teams vollziehen einen beispiellosen Wandel. Was können wir tun, um sie besser zu unterstützen? Wie können wir neue Systeme und Lösungen einführen, ohne unsere wertvollsten Ressourcen – unsere Mitarbeitenden – zu demotivieren oder sogar zu überfordern?
1. Frühzeitig mit Mitarbeitenden kommunizieren
Wenn wir Nutzern von Anfang an bei einer Transformation mit einbeziehen, geben wir ihnen das Gefühl, dass sie Mitverantwortung tragen und Mitsprache haben. Dabei ist es wichtig, nicht nur um Feedback und Ideen zu bitten, sondern sie aktiv zur Beteiligung zu animieren.
Psychologe Rick Hanson, Ph.D., erläutert, dass unser Gehirn sich oft eher auf Negatives konzentriert als auf das Positive – ein Phänomen, das als Negativitätseffekt bekannt ist. Deshalb ist es wichtig, zu erklären, warum eine Veränderung umgesetzt werden soll. Wenn sich Mitarbeitende nicht ausreichend informiert fühlen, können sie zu falschen Schlussfolgerungen kommen – etwa der Sorge, dass Technologie ihre Arbeitsplätze obsolet machen wird.
2. Change Champions zusammenbringen
Veränderungen können nicht von einer Person alleine ausgehen. Deshalb können mögliche Superuser benannt werden, die als „Change Champions“ agieren. Zu ihren Aufgabenbereichen gehört es, Informationen zu vermitteln. Sie können Mitarbeitenden die Vorteile neuer Technologien näherbringen und so das IT-Team nach der Implementierung entlasten.
Es ist wichtig, dass Anwender wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Probleme haben, insbesondere in den entscheidenden ersten Tagen und Wochen. Die Change Champions können unterstützend beiseitestehen und Probleme an das IT-Team eskalieren.
Damit soll sichergestellt werden, dass keine Frustrationen entstehen und Nutzer nicht gleich aufgeben und zu ihren gewohnten Prozessen zurückkehren.
3. Schulungspläne aufstellen
Schulungen sind eine entscheidende Komponente bei der Umsetzung von Veränderungen. Dabei gibt es allerdings keine Einheitslösung, die für alle geeignet ist. Alle Mitarbeitenden haben unterschiedliche Lernstile. Deshalb müssen die Bedürfnisse der Zielgruppe mit einbezogen werden. Es empfiehlt sich, eine Vielzahl von Schulungsmethoden anzubieten.
Manche Teilnehmenden bevorzugen Präsentationen im Stil von Präsenzveranstaltungen und Fragerunden, andere entscheiden sich für Schritt-für-Schritt-Leitfäden und How-To-Videos. Die Change Champions können dabei ebenfalls mithelfen. Schulungen sollten als sinnvolle Investition betrachtet werden, da die Materialien für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wiederverwendet werden können.
Zu guter Letzt sollte der Termin für Trainings und das Datum für die Einführung der neuen Technologie sorgfältig geplant werden. Die Tage vor dem Monats- oder Jahresabschluss zum Beispiel sind kein idealer Zeitpunkt.
4. Führungsteam in den Transformationsprozess einbeziehen
Wandel muss immer von der Spitze einer Organisation ausgehen. Die Führungsteams spielen deshalb eine entscheidende Rolle bei der Einführung neuer Technologie. Führungskräfte können den Mitarbeitenden die Roadmap präsentieren und so Vorfreude wecken.
Dabei ist es auch wichtig, dass sie stets die Bedürfnisse der Anwender berücksichtigen. Technologie kann Mitarbeitenden beispielsweise mühsame, lästige Aufgaben abnehmen, sodass sie mehr Zeit haben, sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die ihren Kompetenzen entsprechen.
5. Für etwas Abwechslung sorgen
Eine gute Idee ist auch Veränderungen zu zelebrieren, indem aufgezeigt wird, welchen Nutzen das Vorhaben bringt und dass alle dahinter stehen. Dafür bietet sich etwa eine Feier zum Anlass der Einführung der neuen Technologie an. Alternativ können Infobroschüren und kleine Werbegeschenke an Mitarbeitende im Homeoffice geschickt werden.
Klare Kommunikation wichtig für den Erfolg bei der digitalen Transformation
Ein letzter und wichtiger Tipp: Die meisten etablierten Traditionsunternehmen verfügen über ein breites Spektrum an verschiedenen Technologien. Wenn eine neue Technologie eingeführt wird, ist es möglicherweise unklar, was dies für die vorhandene Infrastruktur bedeutet.
Falls ein Unternehmen beispielsweise viele Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation einsetzt, kann es sein, dass die Mitarbeitenden nicht wissen, in welcher Situation welche Lösung verwendet werden soll. Deshalb muss klar kommuniziert werden, was durch die neue Technologie ersetzt wird und wie sie sich in die Landschaft der bestehenden Systeme und Tools einfügt.
Guido Schlief ist Senior Vice President und Head of Services für Mittel- und Osteuropa bei der SAP.