5 Tipps für ein modernes und Cloud basiertes Human Resources System

HR neu denken: 5 Tipps für ein modernes Human Resources System

Die Arbeitswelt verändert sich – für den Bereich Human Resources erwachsen daraus neue Herausforderungen. Nur mit einem neuen Selbstverständnis und den geeigneten Technologien wird der Fachbereich in der Lage sein, das Unternehmen bei der Erreichung seiner Geschäftsziele zu unterstützen.

Home Office, Fachkräftemangel, Digitalisierung, neue Job-Profile und Arbeitszeitmodelle – die Arbeitswelt befindet sich in einer Phase gravierender Veränderungen. Das stellt den Human-Resources-Bereich in Unternehmen vor enorme Herausforderungen. „Die Art und Weise, wie der Bereich HR arbeitet, hat sich in den vergangenen Jahren massiv verändert“, erklärt Andreas Enneking, HR-Executive Advisor bei SAP. „Angesichts der Herausforderungen, vor denen der Personalbereich heute steht, muss die HR-Arbeit stärker aus der Perspektive der Belegschaft gedacht werden.“

„Ein Großteil der HR-Aufgaben bestand seit jeher in der Personalverwaltung, die sich um die Gehaltsabrechnungen, die Stammdatenpflege usw. gekümmert hat“, ergänzt Stephan Koenen, ebenfalls HR-Executive Advisor bei SAP.“ Im heutigen Wettbewerbsumfeld gehe es jedoch verstärkt darum, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Möglichkeiten der Weiterentwicklung zu bieten: „Dazu muss HR die Menschen in den Fokus stellen. Die Talentprozesse müssen aus der Perspektive der Employee Experience neu definiert werden und der HR-Bereich muss Rahmenbedingungen schaffen, innerhalb derer sich jedes Talent weiterentwickeln kann.“

Human Resources im Wandel: vom Business Partner zur People Company

Einer, der sich mit Fragen wie diesen intensiv beschäftigt, ist Walter Jochmann, Managing Director und Partner des Beratungsunternehmens Kienbaum. Im SAP HR-Talk Anfang Dezember 2021 mahnt Jochmann eine stärkere Orientierung der Aktivitäten des HR-Bereiches an den Unternehmenszielen an. „Die HR-Funktion übernimmt aktuell eher eine Dienstleistungs- und Expertenfunktion“, sagt Jochmann. „Der Bereich muss aber über seine Rolle als Business-Partner hinauswachsen und in die Rolle eines Business-Enablers kommen. Dafür muss HR Führung besser unterstützen.

Walter Jochmann spricht in diesem Zusammenhang von HR als People Company. „Um HR in diesem Sinne schlagkräftig aufstellen zu können, braucht der Bereich eine leistungsfähige HR-Lösung, die die Prozesse optimal unterstützt und in der alle Informationen zusammenlaufen“, betont Stephan Koenen. „Da geht es in erster Linie darum, für den Bereich der transaktionalen HR-Services – von der Einstellung bis zum Austritt – Operational Excellence sicherzustellen: Alle Services müssen skalierbar sein und effektiv und effizient erbracht werden“, so Koenen. Dies sei das stabile Backoffice, das mit einem Minimum an Ressourcen funktionieren muss und HR den Freiraum verschaffe, den der Bereich für seine neue Rolle als „Change und Transformations-Agent“ benötige.

Eine moderne HR-Cloud ermöglicht wertvolle Insights

Silos verbieten sich in einer solchen Welt der End-to-end-Prozesse von selbst. Stattdessen schafft eine moderne Cloud-Architektur die Voraussetzungen dafür, bis zu zwei Drittel der täglich im HR-Bereich anfallenden Aufgaben schnell und zuverlässig abzuarbeiten. Sie bildet aber auch die Grundlage für die neue Rolle des HR als Business Enabler. Sind Daten und Prozesse über eine einheitliche Plattform durchgängig vernetzt, lassen sich mit der geeigneten Analytics-Komponente wertvolle Insights über die Belegschaft und die HR-Abläufe gewinnen und an den selbst gesteckten Zielen messen.

Und ganz wichtig: Dies gilt nicht nur für die so genannten O-Daten – Betriebsdaten – die auf organisatorischer Ebene aufzeigen, was im HR passiert. Auch X-Daten – Experience Daten – müssen Gegenstand der Analyse sein. „Wer keine Experience Daten hat, sieht auf einem Auge blind. Erst wenn man die operativen Kennzahlen mit der individuellen Wahrnehmung kombiniert, sieht man klar, was man verbessern kann“, erläutert Andreas Enneking. Gerade die emotionalen Daten könnten helfen, das System weiter zu optimieren und nicht stehen zu bleiben.

Der Einsatz einer HR-Lösung beginnt also nicht erst mit der Implementierung der Software und er endet nicht mit dem Go-live der Lösung. Wie der Einstieg in ein modernes HR-System rundum gelingt, haben Andreas Enneking und Stephan Koenen hier in fünf Tipps zusammengefasst:

Tipp 1 – Sorgen Sie für das richtige Mindset bei den HR-Verantwortlichen

Es geht erst im zweiten Schritt um Software. Im ersten Schritt muss es darum gehen, ein Momentum im Unternehmen zu schaffen. Entwerfen Sie eine Vision für den HR-Bereich, kommunizieren Sie diese und legen Sie so den Grundstein für die Bereitschaft aller, Grundlegendes zu verändern, alte Zöpfe abzuschneiden und das Bisherige infrage zu stellen. Dabei können Fragen helfen wie: Worin soll der Mehrwert von HR liegen? Welche Ziele sollen erreicht werden und wie lassen sich diese messen? Welches sind die geeigneten Maßnahmen, diese Ziele zu erreichen?

Tipp 2 – Lassen Sie sich auf den HR-Cloud-Standard ein

Tragen Sie das Momentum aus Tipp eins in die Phase der Lösungsimplementierung. Verabschieden Sie sich von althergebrachten Vorgehensweisen aus On-Premises-Projekten und verzichten Sie auf zeitraubende Vorprojekte, Lastenhefte usw. Werden Sie stattdessen agil: Denken Sie HR ganz neu. Definieren Sie Prozesse aus der Perspektive der Employee Experience und lassen Sie sich auf Best Practices ein. Das ermöglicht Ihnen, die Aufgaben der Personalverwaltung weitgehend mit der Standard-Software als stabilem Backoffice abzudeckenund gleichzeitig den Fokus auf wertschöpfende HR-Prozesse wie Talent Management zu legen. Sollten sich dann noch einige fehlende Funktionalitäten als unverzichtbar erweisen, rüsten Sie später nach.

Tipp 3 – Bestehen Sie auf ein einheitliches HR-System

Entscheidend für den Projekterfolg ist, dass der gesamte HR-Bereich an einem Strang zieht. Laufen Teillösungen wieder in Silos, wird es immer wieder zu inkonsistenten Prozessen und damit zu Komplikationen und Ineffizienzen kommen. Beginnen Sie von „hinten“ mit den Basisprozessen, im Speziellen mit der Personaladministration, und arbeiten Sie sich zu den übergeordneten Prozessen – wie Recruting – vor. Bei einem Massengeschäft – das die Personalverwaltung in großen Konzernen ist – führen kleine Fehler bei den Basisprozessen zu großen Verwerfungen im HR-Alltagsgeschäft.

Tipp 4 – Denken Sie als HR-Manager wie ein Unternehmer

Legen Sie Ihre HR-Brille immer wieder zur Seite und setzen Sie stattdessen die Unternehmensbrille auf: Wie kann HR bei der Umsetzung der Unternehmensziele unterstützen. Welchen Mehrwert kann HR für das Business leisten? Richten Sie Ihren Fokus dabei insbesondere auf die Führungsebene, die zur strategischen Ausrichtung der Geschäftsaktivitäten einen entscheidenden Beitrag leistet. Liefern Sie diesen Führungskräften tiefe Einblicke in die Belegschaft über Kennzahlen und Indikatoren, die sie benötigen, um ihrerseits am Erreichen der Unternehmensziele mitzuwirken.

Tipp 5 – Das Wichtigste zum Schluss: Softfaktor Erfahrung der HR-Mitarbeitenden

Wenn die operativen Kennzahlen stimmen und gleichzeitig die Mitarbeitenden  unzufrieden sind, werden Sie nie erfolgreich. Betrachten Sie deshalb den emotionalen Faktor von Arbeit als mindestens ebenso wichtig wie Abwesenheitszeiten und Mitarbeiterproduktivität. Dafür müssen Sie auch X-Daten – Experience Daten – konstant erheben, und zwar über die Projektdauer hinaus, denn Anforderungen verändern sich kontinuierlich. Nur umfangreiche Erfahrungsdaten ermöglichen es, konstant zu optimieren und so Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig zu binden.