Einbettung von SAP Travel Management in SAP S/4HANA: So profitieren Behörden und Unternehmen

„Weniger Dienstreisen, mehr Videokonferenzen“ lautet heute die Devise. Doch nicht jedes persönliche Treffen lässt sich durch moderne Telekommunikation ersetzen. Für diese Fälle braucht es durchgängige Prozesse, um die Reiseaktivitäten effizient zu steuern. Deshalb überführt SAP die Anwendung SAP Travel Management in den digitalen Kern der Suite SAP S/4HANA .

Das Reiseverhalten bei Unternehmen ändert sich. Für normale Absprachen zwischen den Mitarbeitenden geht der Trend hin zur Videokonferenz. Das beobachtet auch Marion Meyer, die als Sprecherin des DSAG-Arbeitskreises Travelmanagement maßgeblich an der Entwicklungsarbeit der aktuellen Reisemanagement-Anwendung von SAP beteiligt war. Doch nicht immer lassen sich Dienstreisen vermeiden. So sind bei verschiedenen öffentlichen Institutionen oder Behörden Reisen unverzichtbar. Etwa bei Auslandseinsätzen der Bundeswehr, Dienstfahrten und Einsätze bei Zoll oder Bundespolizei oder auch bei Entsendungen der Bundesbank oder des Auswärtiges Amts.

Beispiel Public Sector: Alleinstellungsmerkmal Bundesreisekostengesetz

Um Buchungs- und Abrechnungsprozesse zu vereinfachen, hat SAP ihre klassische On-premise-Reisekostenabrechnung SAP Travel Management nun in den Kern von SAP S/4HANA eingebettet. Anwender aus Unternehmen und Behörden erhalten dadurch vollen Echtzeitzugriff auf alle in dem ERP-System vorgehaltenen Stamm- und Bewegungsdaten. Sie können so nahtlos auf die gesamten Anwendungen der SAP-Suite zugreifen und Reiseaktivitäten durchgängig vom Anfang bis zum Ende planen, durchführen und abrechnen. Zudem erleichtert die Einbettung Unternehmen die Migration vorhandener Prozesse nach SAP S/4HANA.

SAP hat dabei auch den funktionalen Umfang von SAP Travel Management im Hinblick auf den Reisebedarf bei öffentlichen Institutionen oder Behörden signifikant erweitert. Das nun in SAP S/4HANA angesiedelte SAP Travel Management enthält hierfür beispielsweise die Spezifika rund um die Bundesreisekostengesetzgebung, etwa das Bundesumzugskostengesetz, die Auslandstrennungsgeld- und Auslandsreisekostenverordnung. „Das ist am Markt ein echtes Alleinstellungsmerkmal mit beträchtlichen Vorteilen für die Anwender“, unterstreicht Marion Meyer.

Zeit- und Arbeitsersparnis in Zeiten des Fachkräftemangels

Immerhin gehen bei manchen Behörden pro Jahr mehrere Hunderttausend Anträge für das sogenannte Trennungsgeld ein. Die Bearbeitung eines einzigen Antrags kostete bislang rund 20 bis 30 Minuten Zeit. Dank der vollständigen Einbettung von SAP Travel Management in alle Anwendungen der SAP S/4HANA Suite greifen die Mitarbeiter und Sachbearbeiter nun auf einen digitalen End-to-End-Prozess zu, der sie von der Antragstellung bis zur Abrechnung führt. Das kommt der Informationsdichte, der Qualität und der Zuverlässigkeit der abgefragten Daten zugute, Medienbrüche oder papiergebundene Recherchen entfallen. Intelligente elektronische Formulare für die Antragstellung und der Echtzeitzugriff der bearbeitenden Servicestelle auf alle notwendigen Stamm- und Bewegungsdaten sorgen für enorme Zeitersparnis.

„In SAP Travel Management sind nun die notwendigen Felder für Umzugsgeld oder Trennungsgeld bereits angelegt. Damit kann jeder Mitarbeitende in einer Behörde oder einer öffentlichen Institution die Abrechnung per Mausklick anstoßen und bekommt nach Abschluss eines digital geschlossenen Prozesses das gesetzeskonforme Ergebnis“, erklärt Meyer und zählt gleich einige der daraus resultierenden Vorteile auf:

• Ein Plus an Benutzerfreundlichkeit vereinfacht es Antragstellern und Sachbearbeitern gleichermaßen den Vorgang abzuwickeln.
• Die volle Datenintegration ermöglicht eine durchgängige Prozessabwicklung – und spart Zeit bei der Antragstellung und Sachbearbeitung.
• Trotz des anhaltenden Fachkräftemangels bei Behörden und öffentlichen Institutionen können auch große Antragsvolumina sicher bearbeitet werden.

Kernfunktionen im Reisemanagement mit SAP Concur aus der Cloud ergänzen

Um die Anforderungen vollständig abzubilden, galt es neben dem Bundesreisekostengesetz auch elf Landesreisekostengesetzgebungen zu berücksichtigen, was die Komplexität der Aufgabe beträchtlich erhöhte. „Eine Public-Cloud-Lösung wie das Reisemanagement SAP Concur soll eher allgemeingültige Prozesse liefern und bot sich hierfür weniger an“, urteilt Meyer. Aus diesem Grund wurden die bundesdeutschen Regularien zur Reisekostenabrechnung im Kern von SAP S/4HANA implementiert.

Dennoch ermöglicht es die Architektur der SAP-Lösungslandschaft, den Funktionsumfang von SAP S/4HANA via Cloud leicht um innovative Anwendungen oder kundenspezifische Entwicklungen zu ergänzen. „Beispielsweise plant SAP, durch eine zusätzliche Schnittstelle zur Booking Engine von SAP Concur die Integration mit dem cloudbasierten Reisemanagement weiter zu stärken“, so Meyer. Der Effekt: Je nach Bedarf sind Unternehmen damit in der Lage, Standardprozesse oder individuelle Anforderungen wahlweise on-premise, in der Cloud oder über hybride Szenarien abzubilden.

Umfassende Planungs- und Reportingmöglichkeiten

Vorteile, die auch für privatwirtschaftliche Unternehmen zu Buche schlagen, denn ganz allgemein lassen sich Buchungs- und Abrechnungsprozesse für Reisen künftig umfassend aus SAP Travel Management heraus anstoßen und ohne Medienbruch abschließen. So können die Anwender beispielsweise Reisen direkt aus SAP S/4HANA über die angebundene Cloud-Lösung SAP Concur buchen. Alle Daten fließen nach SAP S/4HANA zurück und stehen dort für eine zuverlässige Abrechnung zur Verfügung. Führungskräfte in Unternehmen oder Behörden können mithilfe der Lösung SAP Analytics Cloud innerhalb kürzester Zeit Echtzeitreportings rund um die Kosten und den personellen Umfang der Reiseaktivitäten erstellen. Mobile Anwendungen, mit deren Hilfe Mitarbeitende zum Beispiel Reisen beantragen und abrechnen können, lassen sich auf Basis der SAP Business Technology Platform jederzeit ergänzen.

„Bis Ende Q3 2022 soll die Übernahme von SAP Travel Management, aus der SAP-Modulwelt auch bekannt als FI-TV, nach SAP S/4HANA abgeschlossen sein“, sagt Marion Meyer. Kunden, die generell mit der Migration nach SAP S/4HANA noch warten wollen, können die klassische On-premise-Anwendung FI-TV aber noch bis mindestens 2027 in SAP ERP Central Component (SAP ECC) betreiben.