Noch mehr Benutzerfreundlichkeit in SAP Ariba Sourcing dank geführter Beschaffung

SAP Ariba Sourcing wartete seit Jahren mit demselben Erscheinungsbild auf. Strategische Einkäufer, Beschaffungsanalysten, Category Manager und andere Entscheidungsträger konnten sich für ihre Beschaffungsanforderungen stets auf die vertraute Oberfläche verlassen. Doch wie beim Lieblingsshirt war die Zeit reif für eine Generalüberholung, um das eSourcing mit optimierten Benutzererlebnissen, noch intelligenteren Funktionen und mehr Effizienz für die Welt von 2022 fit zu machen.

Wichtige Aktualisierungen und neue Funktionen in der Lösung SAP Ariba Sourcing, speziell durch die Funktionalität für die geführte Beschaffung, modernisieren das eSourcing. Die Verbesserungen kommen genau zum richtigen Zeitpunkt. Globale Handelsbeschränkungen und Lieferkettenprobleme haben das eSourcing jüngst erschwert und gefährden sogar die Geschäftskontinuität.

Die Funktionalität für die geführte Beschaffung wird den Anforderungen dieser außergewöhnlichen Zeit gerecht. Sie bietet eine intelligentere und intuitivere Lösung für die Verwaltung strategischer Prozesse und Ausschreibungsereignisse. Benutzer können so genau die Materialien beschaffen, die sie gerade benötigen. Auch das Anlegen von Ausschreibungsereignissen kann durch weitere Effizienzsteigerungen beschleunigt werden. Dadurch bleibt den Teammitgliedern mehr Zeit, Risiken zu minimieren oder für pünktliche Lieferungen zu sorgen. Im Rahmen der geführten Beschaffung kann das Beschaffungsteam Folgendes tun:

• auf ein- und derselben Seite Projekte verwalten und Ausschreibungsereignisse anlegen
• die Erstellung von Ausschreibungsereignissen mit autonomen Beschaffungsfunktionen wie dem intelligenten Excel-Import automatisieren
• Nachrichten über Aktivitäten zu Projekten und Ausschreibungsereignissen von der Oberfläche aus an Kollegen und Teammitglieder versenden
• den mehrstufigen Ausschreibungsprozess ermöglichen, um von einer langen Liste zum besten und endgültigen Angebot zu gelangen
• dank der erweiterten Bid Analysis Engine Vorteile bei der Ausschreibung nutzen

Der Weg zu einfacherem eSouring

Seit der Einführung der Funktionalität für die geführte Beschaffung hat die SAP unablässig daran gearbeitet, diese noch weiter zu verbessern. Im letzten Release hat die Benutzerfreundlichkeit deutlich zugenommen. Ausschreibungsereignisse können schneller angelegt werden, die Suchfunktion wurde erweitert und es steht eine Kontexthilfe zur Verfügung. Die Oberfläche ist nun wesentlich intuitiver gestaltet, was zu einer beschleunigten Akzeptanz durch die Benutzer führt und das Benutzererlebnis insgesamt optimiert. Und trotzdem sind die komplexen eSourcing-Anforderungen nach wie vor abgedeckt. Auch lassen sich Ausschreibungsereignisse viel schneller durchführen. Tatsächlich benötigen Kunden jetzt nur noch halb so lang, um Ausschreibungsereignisse anzulegen. Noch dazu läuft die Verwaltung von Projekten und Ausschreibungsereignissen deutlich intuitiver ab.

Hervorzuheben ist hier die Funktion für vollständige Beschaffungsprojekte. Diese kann bei strategischen Beschaffungsinitiativen sehr hilfreich sein und bietet vor allem folgende Vorteile:

• Prozess- und Projektanalysebereiche bieten Einblick darin, wie weit Aufgaben und Phasen bereits abgeschlossen sind, welche Ausschreibungsereignisse angelegt wurden und welche Lieferanten beteiligt waren. Benutzer können von einer zentralen Einstiegsseite aus durch alle Bereiche navigieren und aus mehreren Aktionen auswählen. Zudem können sie den Fortschritt eines Projekts verfolgen und sich einen Überblick über die Projektbestandteile verschaffen.
• Durch den Austausch von Nachrichten, Vertragsbereiche und Quick Links gestaltet sich die Zusammenarbeit beträchtlich einfacher. Teammitglieder können schnell und einfach auf hilfreiche Links zugreifen und über interaktive Nachrichten mit anderen im Unternehmen und mit Lieferanten kommunizieren.
• Der Aufgabenbereich wurde durch ein neues Erscheinungsbild optimiert und bietet nun auch die Möglichkeit, neue Aufgaben direkt im Projekt zu bearbeiten oder anzulegen. Aufgaben lassen sich nun viel leichter und intuitiver öffnen und abschließen.
• Ihnen werden nun Aufgaben und Phasen auf der Startseite angezeigt, sodass Sie nicht mehr mit mehreren Klicks auf andere Seiten navigieren müssen, um dort nach Aufgaben zu suchen. Benutzer können Aufgaben auf einer zentralen Seite anlegen, neu anordnen und abschließen.
• Im Bereich für Ausschreibungsereignisse und Ausschreibungsbelege können Sie nun Projektplatzhalter auf Vorlagenebene und Ad-hoc-Platzhalter für Ausschreibungsereignisse anlegen. Benutzer können Dokumente hochladen, Ausschreibungsereignisse und Teilprojekte anlegen sowie deren Inhalte organisieren.

Auch die wertvollen Vorteile unserer eAuction-Funktionen können Sie für sich nutzen. eAuctions werden für englische, niederländische und japanische Einkaufsaktionen sowie bei Ampelgebotsabgaben unterstützt. Strategische Einkäufer können über die Oberfläche für die geführte Beschaffung Einkaufsauktionen anlegen, überwachen und den Zuschlag für sie erteilen. Zudem haben Sie Zugriff auf ein großartiges Cockpit zur Auktionsüberwachung. Die SAP plant in künftigen Releases noch weitere Auktionstypen hinzuzufügen.

Viel Zeit lässt sich auch durch die intelligente Importfunktion sparen. Ein Ausschreibungsereignis anzulegen kann deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als viele von uns haben. Der intelligente Import nutzt Funktionen für maschinelles Lernen der SAP, um Tabellenkalkulationen in Ausschreibungen zu konvertieren. Damit können Einkäufer schnell und problemlos Positionen in einem Ausschreibungsereignis ausfüllen. Strategische Einkäufer werden durch den Prozess geführt, um die Anzahl manueller Fehler zu verringern. So können Sie schnell und präzise ein Ausschreibungsereignis anlegen und die benötigten Materialien beschaffen.

Jetzt die geführte Beschaffung implementieren

Die geführte Beschaffung ist ein reiner Self-Service, sodass Sie den Implementierungszeitpunkt und den berechtigungsbasierten Rollout an die Benutzer nach Belieben frei wählen können. Wenn Sie den Eindurck haben, dass Ihre Benutzer bereit sind, können Sie ihnen dabei helfen, sich mit dem Service für die geführte Beschaffung vertraut zu machen.

Ein weiterer Vorteil der geführten Beschaffung ist das Zusammenwirken von alten und neuen Funktionen. Sie können die Benutzungsoberfläche für die geführte Beschaffung neben unserer klassischen UX-Beschaffungslösung verwenden. So sind Benutzer in der Lage, strategische Projekte und Ereignisse auf beiden Oberflächen anzulegen. Das gibt ihnen die Möglichkeit, erst auf die neuen Funktionen umzusteigen, wenn ihnen die Erweiterungen und Verbesserungen vertrauter geworden sind.

Der Zeitpunkt ist optimal, um zur geführten Beschaffung überzugehen. Mit ihr können Sie das eSourcing auf moderne, intuitive und effiziente Art und Weise verwalten. Ihr Team kann reibungslos von der klassischen UX-Lösung zur geführten Beschaffung wechseln und so alle Vorteile des modernisierten eSourcings ausschöpfen.

Zudem ist der Umstieg auf die geführte Beschaffung für Sie kostenfrei. Sie ist Teil Ihrer eSourcing-Lösung und jederzeit verfügbar, sobald Sie sich entschließen, von schnelleren und einfacheren eSourcing-Initiativen zu profitieren.

Salvatore Lombardo ist Senior Vice President und Chief Product Officer für SAP Procurement.