Bereits lange vor der COVID-19-Pandemie wurde über das Für und Wider papiergebundener Geschäftsprozesse diskutiert. Aber es ist bekanntermaßen schwierig, sich von alten Gewohnheiten zu trennen. Das Arbeiten im Homeoffice hat jedoch schnell dazu geführt, dass analoge Prozesse antiquiert wirken. Die Geschäftswelt hat erste Schlüsse daraus gezogen.
Laut dem digitalen Branchenverband Bitkom arbeitet inzwischen jedes dritte Unternehmen in Deutschland weitestgehend papierlos. Trotz dieses Fortschritts werden viele Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferempfangsbestätigungen oder Steuerbelege immer noch in Papierform erstellt, gepflegt und übermittelt – und das kann zu großen Hürden und ineffizienten Abläufen führen.
Um dieses Problem zu beseitigen, haben die SAP und der IT-Dienstleister DATEV im Rahmen eines gemeinsamen Forschungsprojekts ein digitales System für solche Prozesse entwickelt. Mit SD Ledger können Unternehmen die Identität einer Person mithilfe digitaler, dezentraler Identitäten prüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtliche relevanten Transaktionen aller Parteien automatisch und digital verifiziert und als Grundlage für Prüfungen verwendet werden. Gleichzeitig sorgen dezentrale Identitäten auch dafür, dass die Stammdaten der Belege korrekt sind und Unternehmen nur mit den jeweils zuständigen und vertrauten Partnern im Partnernetz kommunizieren.
Prüfung der Kundenidentität
Das SD-Ledger-System digitalisiert Prozesse im Bereich „Know Your Customer“ (KYC) und bei der Belegprüfung. KYC beschreibt den verbindlichen Prozess zur Verifizierung der Identität von Personen, zum Beispiel beim Eröffnen eines neuen Bankkontos. Diese Standards zur Einhaltung von Vorschriften sollen Finanzinstitute vor Betrug, Korruption, Geldwäsche und der Finanzierung von Terrorismus schützen. Sie umfassen in der Regel die Prüfung des Alters, Steuerstatus, Liquiditätsbedarfs und der Risikotoleranz der Kunden, um deren finanzielle Lage zu ermitteln.
KYC- und Belegprüfungsprozesse sind normalerweise kostspielig, zeitaufwendig und fehleranfällig, da eine manuelle Prüfung der Informationen stattfindet. SD Ledger beschleunigt diese Prozesse und steigert die Effizienz, indem Belege sicher und digital übermittelt werden.
Steuerberater, kleine Unternehmen und Großunternehmen erhalten eine nachweisbare digitale Identität, sodass sie eindeutig identifizierbar sind. Sich bei einem Online-Shop anmelden, den Empfang von Waren nach einer Bestellung bestätigen oder eine Zahlung auslösen – alle diese Schritte können mithilfe von SD Ledger ausgeführt werden.
Gleichzeitig werden diese Aktionen automatisch in einem öffentlich lesbaren, dezentralen Speicher verifiziert, der nicht geändert werden kann. So entsteht ein vollständiger, kryptografisch gesicherter Prüfungsnachweis, der zudem stets aktuell ist. Ein Beleg kann jederzeit mit SD Ledger abgeglichen werden, um zu ermitteln, ob es sich tatsächlich um das Original handelt.
Digitalisierung des Steuerprozesses
Veranschaulichen lässt sich dies am Beispiel eines Prozesses zur Auftragsabwicklung: Ein Unternehmen bestellt Waren von einem Lieferanten in einem anderen EU-Land. Für Warenlieferungen und andere Dienstleistungen innerhalb der EU ist im Ursprungsland unter bestimmten Voraussetzungen keine Mehrwertsteuer fällig. Käufer im Empfängerland müssen auf diese Lieferungen jedoch Mehrsteuer entrichten. Früher musste der Logistikdienstleister als Vermittler fungieren, um sicherzustellen, dass bei Lieferungen in ein anderes Land für steuerliche Zwecke eine sogenannte Gelangensbestätigung in Papierform unterschrieben wurde. Mit SD Ledger ist dies nicht mehr erforderlich.
Stattdessen kann die DATEV-Steuerberatung den Mitarbeitenden des bestellenden Unternehmens einen Berechtigungsnachweis erteilen, der sie befugt, eine solche Gelangensbestätigung digital zu unterzeichnen. Im Rahmen dieses Schrittes kann auch eine automatische Zahlung der zugehörigen Rechnung angestoßen werden.
Damit trägt SD Ledger dazu bei, die für die Ausführung der erforderlichen Schritte benötigte Zeit erheblich zu reduzieren. Auch die Steuerberatung kann nun frühzeitig in den Prozess einbezogen werden, sodass sie die erhöhte Transparenz von Aufträgen nutzen kann, um ihre Mandanten noch besser zu betreuen.
SD Ledger ermöglicht die Automatisierung und Digitalisierung von Belegflüssen zwischen Großunternehmen und kleinen Unternehmen, beschleunigt und optimiert Prozesse maßgeblich und ebnet den Weg für eine vollständig digitale Buchhaltung. Die Systeme für die Beglaubigung und Belegübermittlung sorgen dafür, dass ein sicherer Prüfungsnachweis entsteht, und verringern den Mehraufwand bei der Erledigung eines Auftrags. Mit SD Ledger werden veraltete und aufwendige Schritte während der Auftragsabwicklung durch zeitgemäße und überschaubare Tätigkeiten ersetzt, bei denen die Integrität jederzeit prüfbar ist.
Alexander Schaefer ist Leiter des SAP Innovation Center in Kalifornien.