Wie innovative Prozesse und Risikomanagement Leben retten

ZKRD: Wie innovative Prozesse und Risikomanagement Leben retten

Das Zentrale Knochenmarkspender-Register sichert für Patienten weltweit lebenswichtige Abläufe durch eine schnelle Transformation entscheidender Prozesse.

Als Teil der Initiative „Stifter helfen“ nutzt das Zentrale Knochenmarkspender-Register (ZKRD) eine Prozessmanagement-Lösung aus dem SAP-Signavio-Portfolio. So gelang die Sicherung lebenswichtiger Prozesse auch während der Pandemie: Diese wurde für zeitkritische Stammzell-Transporte – und somit für tausende Krebspatienten weltweit – zur Herausforderung. Die Organisation überwand diese Hürden flexibel und kurbelte gleichzeitig Digitalisierung und Wissensmanagement an.

Verzweigte Prozesse mit hohem Datenvolumen

Im ZKRD laufen alle Daten für die Suche nach geeigneten Stammzellspendern aus Deutschland zusammen. Als das größte nationale Register verfügt das ZKRD über die höchste Anzahl an erwachsenen Fremdspendern weltweit. Eine enge Kollaboration mit zahlreichen Transplantationszentren, Spenderdateien, Such- und Entnahme-Einheiten sowie Nabelschnurblutbanken zeichnet die Organisation aus. Gemeinsam wird damit weltweit der Einsatz von Blutstammzellspenden ermöglicht:

Bei knapp 40 Prozent aller Blutstammzellspenden ist ein deutscher Spender involviert. Schnelligkeit und Sicherheit haben bei der täglichen Arbeit des ZKRD oberste Priorität.

–  Dr. Joachim Neller, Business Development, Zentrales Knochenmarkspender-Register.

„Schneller zum besten Spender weltweit“: Transportprozesse erfordern Präzision

Bei den internationalen Transporten von Blutstammzellen greifen komplexe Prozesse ineinander, die täglich nach größten Sicherheitsstandards durchgeführt werden. Viele Regularien werden bereits im Vorfeld geklärt, um Risiken bei der Überführung zu vermeiden. Besonders wichtig: Der Transport von Blutstammzellen eines Spenders muss begleitet stattfinden: Ein Kurier holt die Blutstammzellen beim Entnahmezentrum ab und bringt diese persönlich bis zum Transplantationszentrum, wo die Zellen dem Patienten infundiert werden.

Professionelles Prozessmanagement spielt bei diesen Transportprozessen eine tragende Rolle, denn:

„Zwischen der Stammzellentnahme und ihrer Ankunft beim Spender dürfen aus medizinischen Gründen nicht mehr als 72 Stunden Zeit vergehen. Geht es beispielsweise nach Australien, wird die Zeit zu einer echten Herausforderung,” erklärt Dr. Neller.

Der Zeitfaktor ist somit ein wichtiger KPI, der anzeigt, ob die Prozesse notwendige Anforderungen erfüllen. Die globale Corona-Pandemie und damit einhergehende Maßnahmen, wie die Schließung von Grenzen oder die Einstellung von Passagierflugzeugen, verschärften in den Jahren 2020 und 2021 diese Herausforderungen zusätzlich.

„Anhand unserer modellierten Prozesse in der SAP-Signavio-Software waren wir in der Lage, mit diesen erschwerten Bedingungen umzugehen und in kurzer Zeit gemeinsam mit unseren Partnern einen Ersatzprozess zu erarbeiten. So konnte die zeitgerechte Patientenversorgung weiterhin sichergestellt werden,“ sagt Dr. Neller.

Der Ersatzprozess erfolgt über Handling Agents und Piloten von Frachtmaschinen, damit Patienten nach wie vor ihre lebenswichtige Spende in der vorgegebenen Zeitspanne erhalten:

Alter Prozess:

Neuer Prozess:

Prozessmanagement als Wegbereiter der Digitalisierung

Der Einsatz einer standardisierten Prozessmanagement-Lösung brachte eine Kehrtwende bei der Prozessdokumentation und Kollaboration im ZKRD. Textlastige Dokumentationen wurden durch schnell zu erfassende Prozessdiagramme ersetzt. Damit beschleunigte die Organisation das Wissensmanagement und die Standardisierung von Abläufen. Im SAP Signavio Collaboration Hub erhalten Mitarbeitende frühzeitig Zugriff auf relevante Prozesse und wirken gezielt bei ihrer Optimierung mit. Bei den Standardarbeitsanweisungen des ZKRD kommen Freigabeworkflows zum Tragen: Vorgenommene Änderungen lassen sich mittels Automatisierung von einzelnen Prozessschritten schnell überprüfen und genehmigen.

„Mit SAP Signavio-Lösungen waren wir in der Lage, unsere Digitalisierung, die Standardisierung von Prozessen und unser Wissensmanagement entscheidend voranzutreiben. Durch den einfachen Einstieg über die Prozesslandkarte ist mir auch als Anwenderin schnell klar, wo ich mit einem bestimmten Prozess beginne, wie genau seine einzelnen Schritte verlaufen und ob spezifische Dokumente oder Software benötigt werden.“

         – Sonja Schlegel, PR/Öffentlichkeitsarbeit, Zentrales Knochenmarkspender-Register

Automatisierung und Customer Journey Modeling: Die nächsten Schritte auf dem Weg zur Organisation der Zukunft

„Wir waren schon lange Vorreiter für das papierlose Arbeiten. Dennoch gab es weiterhin Bereiche, in denen der “Papier-Weg” sich bis zuletzt gehalten hatte: Die Rechnungsbearbeitung beispielsweise wurde neuerdings mit SAP Signavio-Lösungen komplett auf automatisierte und teilautomatisierte Prozesse umgestellt“, erläutert Dr. Neller. Von den IT-gestützten und automatisierten Prozessen profitierte die Organisation unmittelbar: Zum Zeitpunkt des Ausbruchs der globalen Pandemie war es problemlos möglich, die tägliche Arbeit von einem Tag auf den anderen ins Homeoffice zu verlagern.

In Zukunft will das ZKRD seine Initiative weiter in Richtung Customer Journey Modeling ausbauen: Nicht nur die interne Betrachtung von Prozessen wird dabei eine Rolle spielen, sondern auch die Outside-In-Perspektive der Partner. Diese ist wichtig, um globale Abläufe für alle Beteiligten weiter zu optimieren und schnell anzupassen. Ebenso sollen operative Geschäftsentscheidungen im Bereich Change- und Fehlermanagement automatisiert werden. Damit stellt das ZKRD historisch gewachsene Abläufe auf professionelle Prozesse um.

Das Prozessmanagement bleibt damit eine tragende Säule des ZKRD, denn seine Übersetzung in Geschäftswert hat ohne Zweifel eine signifikante Bedeutung – gemeint ist hier die Chance der Patienten auf ein zweites Leben. Das bestmögliche Produkt muss schnellstmöglich zum Patienten gelangen. Reibungslos funktionierende Prozesse, ein zuverlässiges Risikomanagement und der Erfahrungsschatz der Mitarbeitenden bilden das Fundament dafür.