Studie zu Cloud-Lösungen im Personalwesen: Große Mehrwerte, aber auch Herausforderungen

Webbasierte Anwendungen im Personalmanagement sorgen für skalierbare, harmonisierte Prozesse und verbessern die Datenqualität. Bei der Nutzung im Alltag haben viele eingeführte Systeme aber noch Luft nach oben – so das Ergebnis einer gemeinsamen Studie des Beratungsunternehmens hkp/// group und von SAP.

Gerade globale Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten suchten zuletzt immer häufiger nach einer geeigneten webbasierten HR-Lösung. Jetzt gibt eine gemeinsame Studie des Beratungsunternehmens hkp/// group und von SAP detaillierten Einblick in die damit verbundenen Möglichkeiten. Dazu führten die Autoren Interviews mit 17 Unternehmen, die verschiedene cloudbasierte Personallösungen im Einsatz haben und sie zudem in unterschiedlichen Stadien nutzen. (Mehr zum Studiendesign siehe unten).
Die zentralen Ergebnisse sind deutlich. Einerseits sind die bereits erzielten Vorteile unübersehbar – andererseits ließe sich aber noch deutlich mehr aus den Anwendungen herausholen als dies zum Zeitpunkt der Befragung der Fall war. Konkret müssen drei Herausforderungen für ein noch Mehr an Mehrwerten bewältigt werden.

Globale cloudbasierte HR-Systeme stellten weltweit einheitliche Personaldaten bereit, deren Qualität hoch ist und die sich mithilfe vereinfachter, standardisierter Prozesse nutzen lassen. Herausforderungen liegen aus Sicht der Befragten der Studie in der Nutzerfreundlichkeit, der schnellen Realisierung von Effizienzgewinnen und im unterschätzten Schulungsaufwand für solche Anwendungen. Quintessenz der Studienautoren sind daher drei zentrale Empfehlungen.

Hybride IT-Landschaften von Anfang an sauber aufsetzen

Erstens: Im Personalbereich können oft nicht alle on-premise ablaufenden Prozesse in die Cloud gehoben werden – beispielsweise gilt das für die Payroll. Die Unternehmen müssen also mit einer hybriden Systemlandschaft leben und mit der Kommunikation über Schnittstellen, die mit dem Risiko von Effizienzverlusten einhergeht und deshalb aktiv gesteuert werden sollte.

Die 20 Prozent der befragten Unternehmen, bei denen die Integration reibungslos läuft, zeigen, dass dies möglich ist. Aber alle anderen müssen an dieser Stelle fortlaufend Kapazitäten bereitstellen, die ihnen dann an anderer Stelle fehlen.

Eine von Anfang an enge Verzahnung der fachlichen und technischen Teams bei der Konzeption und beim Testen kann hier Risiken und Aufwand senken.

Alle Mitarbeitende – egal ob mit oder ohne IT Arbeitsplatz – frühzeitig einbinden

Zweitens: Im Hinblick auf die Nutzung solcher Systeme besteht noch großes Verbesserungspotential. Eine Folge davon ist, dass die in der Studie Befragten den höchsten Mehrwert für die HR und die IT-Abteilung sehen und nicht bei den Endanwendern. Insbesondere die Einbindung von Mitarbeitenden ohne eigenen Firmen-PC und damit die Berücksichtigung aller potentiellen User gelinge nur wenigen Unternehmen.
Es gelte – so die Studienautoren – bei der Weiterentwicklung der Systeme im laufenden Betrieb diese Lücke kontinuierlich zu schließen, indem man sowohl während der Implementierungsphase als auch im laufenden Betrieb die Perspektive dieser Endanwender stärker als bisher in den Vordergrund stellt. Hier habe vor allem die Personalabteilung die Aufgabe, Prozesse unter Berücksichtigung positiver Nutzererfahrungen – Einfachheit, „Moments that matter“ – zu gestalten, ohne dabei jedoch die Effizienz aus den Augen zu verlieren. Die Studie empfiehlt, Mitarbeitende früh einzubinden – etwa beim Testen – und zusätzliche Tools, die das Nutzungserlebnis positiv prägen.

Die HR-Abteilung sollte im Team mit der IT das Projekt vorantreiben

Drittens: Die Einführung der genannten Systeme ist in aller Regel Ergebnis einer gemeinsamen Anstrengung von Personal- und IT-Abteilung. Dabei sollten die Personaler die inhaltliche Führungsrolle übernehmen. Hierfür müssten Verantwortlichkeiten und damit verbundene Aufgaben sowohl im Projekt als auch im fortlaufenden Betrieb klar definiert werden. Zudem sei die Art der Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung erfolgskritisch. Insgesamt könne ein solches Projekt nur im Schulterschluss funktionieren, strategisch initiiert und vorangetrieben werden solle es jedoch von der HR-Abteilung. Dabei empfiehlt die Studie HR-Abteilungen, nicht nur in der Implementierungsphase sondern auch im Betrieb im Alltag die fachliche Verantwortung zu übernehmen. Hier sei „HR Ownership gefordert“, so die Autoren.