Bewerberinnen und Bewerber erwarten Transparenz im Recruiting-Prozess. Und wer bereits an Board ist, will unkompliziert auf Schulungsinhalte zugreifen. Das Uniklinikum Münster führt deshalb SAP SuccessFactors Recruiting und SAP SuccessFactors Learning ein und stößt damit eine umfassende Modernisierung seiner HR-Prozesse an.
Das Uniklinikum Münster (UKM) hat 1.513 Betten. Mehr als 55.000 Patient*innen wurden hier im Jahr 2020 stationär versorgt, hinzukommen mehr als eine halbe Million ambulante Patientenkontakte. Mit seiner flächendeckenden und breiten Versorgung bildet das UKM einen zentralen Baustein in der deutschen Kliniklandschaft und ist als solcher als kritische Infrastruktur (KRITIS) anerkannt. Hinter der immensen Arbeitsleistung des UKM stehen knapp 11.500 Beschäftigte, die sich in den mehr als 40 Kliniken und Polikliniken des Uniklinikums um die Patienten kümmern. Das macht die Uniklinik zu einem der größten Arbeitgeber im Münsterland.
Doch die Nachfrage nach spezialisierten Fachpflegekräften und Ärzt*innen ist groß. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels befinden sich die Kliniken untereinander in einem ständigen Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte. „Um Bewerbende für sich zu gewinnen, kommt es entscheidend darauf an, schnell und transparent zu sein“, erklärt Dirk Schroer, Solution Architect im Geschäftsbereich IT des UKM. „Unternehmen müssen Bewerbenden jederzeit Auskunft über den Status einer Bewerbung erteilen können und das Verfahren schnell zum Abschluss bringen, bevor diese sich für einen anderen Arbeitgeber entscheiden.“
Mit HR-Lösungen von SAP SuccessFactors fast alle HR-Themen in der Cloud abbildbar
Die veraltete SAP HR-Lösung, die das UKM On-Premises betrieb, war jedoch nicht dafür ausgelegt, moderne, digitale Recruiting-Prozesse zu unterstützen. Zugleich waren auch die praktizierten Einstellungsverfahren am UKM überarbeitungsbedürftig. „Wir waren daher Ende 2020 in einer Situation, in der wir nicht nur unser Recruiting-System, sondern auch die zugrunde liegenden Prozesse modernisieren wollten, um das UKM im HR-Bereich zukunftsfähig aufzustellen“, so Schroer.
Die Entscheidung fiel auf die SAP eigene Human-Experience-Management-Lösung von SAP SuccessFactors. Es sei von Beginn an kein reines Recruiting-System geplant gewesen, betont Dirk Schroer, sondern eine Lösung, die weitere Ausbaustufen im HR-Bereich bietet. Die Implementierung erfolgt zusammen mit TW Germany, die das Projekt als Partner von Anfang an eng begleitet. SAP SuccessFactors stellt am UKM nun den neuen HR-Software-Standard zur Verfügung – dieser ist so weit individualisierbar, dass sich fast alle HR-Themen des Unternehmens in der Cloud abbilden lassen. „Der entscheidende Vorteil der SAP SuccessFactors-Systemeinführung war das Ersetzen der bestehenden, in den eigenen vier Wänden des UKM betriebenen Learning- und Recruiting-Lösung sowie einiger von Hand gepflegten Tabellen durch eine ganzheitliche, Cloud-basierte Lösung“, erläutert Wiebke Stuhlmann, Teamlead SuccessFactors bei TW Germany.
Stellen-Matching: Recruiting-System kann Bewerbungen auf passende offene Stellen analysieren
SAP SuccessFactors Recruiting war das erste Modul, das am UKM Ende 2021 eingeführt wurde. Ziel war es, zwei Standard-Stellengenehmigungsprozesse für neuangelegte Stellenausschreibungen digital zu unterstützen und auf der – ebenfalls neu eingerichteten – verknüpften Karriereseite potenziellen Kandidat*innen zur Verfügung zu stellen.
Das System ist allerdings noch nicht in allen Kliniken und Instituten des UKM ausgerollt. Der Go-live erfolgt bis heute Schritt für Schritt. Dafür war und ist eine genaue Betrachtung aller relevanten Prozessschritte zwingend erforderlich. Beispiel Finanzierung: Die Budgetzuweisung ist in einer Einrichtung wie dem UKM komplex, unter anderem, weil viele Stellen über Drittmittel finanziert werden. Dank einer API-basierten Erweiterung kann die SAP-SuccessFactors-Lösung künftig automatisch prüfen, ob für eine zu besetzende Stelle überhaupt Budget verfügbar ist.
Auch die Beurteilung von Job-Qualifikationen anhand von Abschlüssen und Zertifikaten, die oftmals aus dem Ausland oder von privaten Institutionen stammen, ist komplex. Und auch wenn es am Ende immer erfahrene Spezialist*innen sind, die grünes oder rotes Licht für eine Bewerbung geben – SAP SuccessFactors Recruiting kann hier unterstützen: zum Beispiel, indem es nach einer Analyse der Bewerberdaten gegebenenfalls eine andere offene Stelle als passender vorschlägt.
E-Learning Plattform ermöglicht Monitoring von Schulungsfortschritten
Für die Einführung von SAP SuccessFactor Learning als zweitem Modul gab es einen ganz praktischen Grund: die enorme Nachfrage. „Vor allem das medizinische Personal muss regelmäßig bestimmte Pflichtschulungen absolvieren, wir als Arbeitgeber müssen dies dokumentieren“ erläutert Dirk Schroer. „Früher wurde die Teilnahme mit einem Zertifikat bestätigt, das dann in der Personalakte hinterlegt wurde. Mit einem Learning-Management-System (LMS) lässt sich das heute und in Zukunft wesentlich effizienter gestalten.“ Inhaltlich reichen die Trainings von der Handhygiene bis zur richtigen Anwendung einer bestimmten Spritze. Perspektivisch wird auch die Einführung in Medizintechnik, zum Beispiel ein neues Röntgengerät, darstellbar sein – doch Szenarien wie diese sind derzeit erst im Planungsstadium.
Startpunkt für die Einführung der E-Learning-Plattform am UKM war die gesetzlich vorgeschriebene Brandschutzunterweisung, die Mitarbeitende unabhängig vom Tätigkeitsbereich jährlich erhalten müssen. Am UKM wurden für das Training Folien erstellt, vertont und mit Filmen versehen und über das LMS jedem Mitarbeiter zugeordnet. Die Schulung endet mit einem Test und das Ergebnis wird digital festgehalten. Bei Nichtbestehen muss das Training wiederholt werden. Ein bestandener Test ist gegenüber den Behörden oder Prüfstellen jederzeit einfach nachweisbar – solange er gültig ist. Läuft ein Schulungszertifikat ab – bei der Brandschutzunterweisung nach einem Jahr – beginnt das Prozedere von vorn, unterstützt durch eine automatisierte Erinnerung aus dem System. Für andere Pflichtschulungen läuft es analog.
„Mit einem Learning-Management-System ist man heutzutage gut aufgestellt“
Das Einsatzfeld für ein LMS ist äußerst breit. Das UKM nutzt SAP SuccessFactors Learning zum Beispiel auch für eine freiwillige Schulung zum internen Patientenmanagement-System, das Ärzt*innen umfassende Behandlungsdaten der Patient*innen am Uniklinikum bereitstellt. Alle Beschäftigten im ärztlichen Dienst mit Patientenkontakt können auf das Training zugreifen – das UKM wird die Teilnahme an solchen freiwilligen Fortbildungen jedoch weder überprüfen noch festhalten. Möglich ist es aber auch, einer kleinen Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern spezielle Informationen ihres Arbeitsbereiches zur Verfügung zu stellen – etwa die Dokumentation einer neuartigen OP-Methode.
Die Digitalisierung der HR-Prozesse am UKM soll mit dem Ausbau von weiteren SAP-SuccessFactors-Lösungen zügig vorangetrieben werden. Als eines der nächsten Module steht das Onboarding auf der Agenda, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher und schneller in die Arbeitsprozesse am UKM einzugliedern. „Es sind allerdings noch sicherheits- und arbeitsrechtliche Fragen offen, die wir im Vorfeld mit verschiedenen Gremien klären müssen“, sagt Schroer „Das wird einige Zeit in Anspruch nehmen.“ Insgesamt hat das UKM auf Basis der Lösungen von SAP SuccessFactors die festen Abteilungsstrukturen einer Klinik, wie sie im UKM über Jahrzehnte bestanden, maßgeblich aufgebrochen und an aktuelle Anforderungen angepasst. Dirk Schroer ergänzt: „SAP-SuccessFactors-Lösungen arbeiten nach dem Prinzip, Prozesse an den Bedürfnissen der Menschen entlang aufzubauen. Das lässt Abteilungsgrenzen verschwimmen und verändert grundlegend die Art und Weise, über solche Prozesse nachzudenken.“
