Versuni gewinnt mit HXM und vernetztem Cloud-ERP an Flexibilität

Für die Transformation seiner HR-Systeme setzt Versuni auf ERP-Cloudsoftware und verbindet diese mit SAP-SuccessFactors-Lösungen.

Modernes Leben in seiner schönsten Form ist gekennzeichnet durch eine vielfältige Mischung aus Technologie, Innovation und Design – Dinge, die den Alltag wie nie zuvor erleichtern. In einem modernen Zuhause sorgt eine neue Generation von Haushaltsgeräten dafür, dass das Kochen und Putzen viel leichter von der Hand geht. Hausarbeiten, die einst anspruchsvoll waren, lassen sich effizienter und oft nebenbei erledigen. Dank dieser Innovationen können wir mehr Zeit im Kreis unserer Lieben und Freunde verbringen. All dies verbessert unsere Lebensqualität.

Versuni, zuvor bekannt unter dem Namen Philips Domestic Appliances, bleibt dem Leitgedanken „Turning Houses into Homes“ treu und sieht seine Aufgabe darin, Produkte zu bieten, die das Leben zuhause besser, einfacher und gesünder machen. Versuni, welcher in über 100 Ländern präsent ist, hat seinen Hauptsitz in Amsterdam in den Niederlanden und verfügt über Innovations-, Produktions- und Vertriebszentren auf der ganzen Welt. Mit einer globalen Belegschaft von rund 6.400 Mitarbeitenden entwickelt Versuni eine Arbeitskultur der Zusammenarbeit, der Entscheidungsfindung und des Mitarbeiterengagements – unterstützt durch ein zukunftsweisendes Personalwesen.

In Versuni steckt das Wort „Universum“, denn Konsumenten sollen wissen: Bei Versuni ist das Zuhause das Universum. Das Unternehmen ist auf Haushaltsgeräte spezialisiert, die Routineaufgaben einfach, angenehm und umweltfreundlich machen. Versuni führt Marken wie Philips, Saeco, Gaggia, Preethi, Philips Walita, L’OR Barista und Senseo. Das Portfolio umfasst die Bereiche Küchengeräte, Kaffee, Raumklima, Kleider- und Bodenpflege.

Digital-First-Ansatz bei jeder Kundeninteraktion

Versuni hat die einmalige Gelegenheit genutzt, sich als unabhängiges Unternehmen neu zu erfinden und seine gesamte Technologielandschaft zu optimieren. Um auf dem dynamischen Konsumgütermarkt erfolgreich zu sein, musste sich Versuni weiterentwickeln: von Best-of-Breed-Anwendungen, die dem Mutterkonzern und Medizintechnikhersteller Philips dienten, zu Best-of-Suite-Anwendungen, die Digital-First-Unternehmen der Konsumgüterbranche unterstützen.

„Da wir in der Konsumgüterindustrie tätig sind, müssen wir ein digitales, Unternehmen sein, das Erkenntnisse umsetzt, denn wir müssen in der Lage sein – über unsere vernetzten Produkte hinweg – lebenslange Beziehungen mit unseren Kunden zu pflegen“, erklärt Lokesh Rastogi, Bereichsleiter IT-Plattform für Finanz- und Personalwesen bei Versuni.

SAP Innovation Award für gelungene HR-Transformation

Um eine Grundlage für künftiges Wachstum zu schaffen, nahm Versuni die Sicht von außen ein und begann damit, alle Prozesse zu harmonisieren, um durchgängige Transparenz zu erzielen. Das IT-Projekt erhielt den passenden Namen „Exuviate“, was so viel bedeutet wie Wechsel des Federkleids. Damit sollte verdeutlicht werden, wie das Unternehmen seine alte Technologieschicht ablegt, damit es sich in etwas Neues verwandeln kann – ein unverwechselbares, verbrauchernahes Unternehmen.

Versuni ging eine Partnerschaft mit Tata Consulting Services (TCS) ein und führte eine unternehmensweite Neuimplementierung nach dem Greenfield-Ansatz durch. Zum Einsatz kamen SAP Intelligent Enterprise Framework für Prozesse, die SAP Business Transformation Platform (SAP BTP) für Zusammenarbeit und Integration und RISE with SAP für die Kostenkontrolle. Versuni hielt sich genau an die Best Practices und entwickelte eine Strategie, die von einer klaren Logik geleitet wurde: „SAP sofern nicht …; Cloud sofern nicht …; und Best of Suite“. Es war branchenweit eines der größten RISE-with-SAP-Projekte, und der Umstieg auf SAP S/4HANA, Private Edition in allen Ländern war nach 18 Monaten vollendet.

Laut Aussagen von Versuni wurden mit der neuen SAP-Umgebung folgende Verbesserungen erzielt: 30 Prozent mehr Agilität und schnellere Reaktionen, 85 Prozent Verbesserung bei Standardisierung und Harmonisierung und Anstieg des Mitarbeiterengagements um 50 Prozent. Das Projekt Exuviate von Versuni wurde mit einem SAP-Innovationspreis ausgezeichnet und zwar in der Kategorie Branchenführer in der Konsumgüterindustrie. Weitere Informationen finden Sie in der Pressemitteilung von der SAP Sapphire in Barcelona.

Möglichkeiten für Neuerungen im Personalwesen

Mit dem Exuviate-Projekt kam die komplette Transformation der IT-Landschaft in Gang und Versuni führte neue Geschäftsprozesse ein. Doch die Herausforderungen für die Personalabteilung waren beachtlich. Nach der Umstellung wäre es nicht möglich gewesen, die Belegschaft von Versuni zu verwalten und zu bezahlen. So ergab sich die Notwendigkeit eines neuen HR-IT-Systems, das sofort weltweit einsatzbereit ist. Sich weiterhin auf die Altsysteme zu verlassen, war nicht wirklich eine Option für den Anbieter von Haushaltsgeräten.

So entschied sich das HR-Team von Versuni für die SAP SuccessFactors Human Experience Management (HXM) Suite, um maximale Wertschöpfung zu erzielen und ein sauberes Kernsystem sicherzustellen. Dies war eine der Prioritäten des Exuviate-Projekts. Das Team konzentrierte sich verstärkt um die umfassende HR-Transformation, die sich auf alle zugrunde liegenden HR-Richtlinien auswirken sollte.

„Aufgrund der Umstellung bei Versuni wollten wir neue HR-Richtlinien für alle Länder einführen. Wir hatten also eine neue Organisationsstruktur zu verwalten: eine neue Jobfamilienstruktur, neue Kompetenzen für bestimmte Stellen und eine neue Gehaltsstruktur“, betont Amber Smeulders, Amber Smeulders, Business Unit Lead HR Xperience expert bei McCoy „Das war die größte Herausforderung in unserem Projekt: neue HR-Richtlinien verwalten und gleichzeitig die Best Practices und Designprinzipien beachten.“

„Die Umstellung des Personalwesens auf SAP SuccessFactors an sich war eine gewaltige Aufgabe. Deshalb haben wir die HR-Transformation als separate Aufgabe innerhalb des Exuviate-Projekts durchgeführt“, sagt Rastogi. Daher musste Versuni SAP-SuccessFactors-Lösungen in weniger als einem Jahr implementieren.

„Vom Entwurf bis zur Einführung haben wir das in zehn Monaten geschafft“, bestätigt Rastogi. Am 1. April 2023 startete Versuni gleichzeitig in 52 Ländern mit 15 Modulen von SAP-SuccessFactors-Lösungen, darunter SAP SuccessFactors Employee Central, SAP SuccessFactors Work Zone, SAP SuccessFactors Learning und Talentmanagementlösungen .

„Was Versuni bei seiner HR-Transformation erreicht hat, ist einfach spektakulär“, betont Maryann Abbajay, Chief Revenue Officer bei SAP SuccessFactors. „Versuni hat neue Geschäftsanforderungen und Arbeitsweisen in SAP-SuccessFactors-Lösungen umgesetzt und die Vorteile der vernetzten Cloud-Umgebung genutzt, um einen vollständigen Überblick über seine Belegschaft zu erhalten und ein Personalwesen zu ermöglichen, bei dem die Mitarbeitenden im Mittelpunkt stehen. Dies wird Versuni ermöglichen, noch agiler zu handeln und den Weg für langfristigen Erfolg zu ebnen.“

Versuni hat eng mit SAP zusammengearbeitet, um den Zugang zu den richtigen Ressourcen und Zugriff auf relevantes Know-how sicherzustellen. „Wir haben Fachexperten mit SAP-SuccessFactors-Wissen eingestellt, aber auch mit dem Personalwesen zusammengearbeitet, um zu gewährleisten, dass das Design von SAP-SuccessFactors-Lösungen und die Gestaltung der HR-Richtlinien Hand in Hand gehen“, erklärt Smeulders. Mit dem richtigen Team und einer klaren Governance-Struktur konnte Versuni das Projekt in Rekordzeit abschließen und rasche Wertschöpfung erzielen.

Strategischer Wertzuwachs für das Berichtswesen dank vernetzter Cloudlandschaft

Obwohl Versuni mit den in SAP SuccessFactors verfügbaren Funktionen zur Erstellung operativer Berichte zufrieden war, benötigte das Unternehmen zusätzlich ein organisationsübergreifendes Reporting, das die Daten nutzt, die in der verbundenen SAP-Landschaft verfügbar sind. Daher haben Versuni und SAP gemeinsam eine Lösung für das Berichtswesen entwickelt. „Wir haben das im Personalwesen ausprobiert – mit einer ‚Proof of Concept‘-Anwendung“, sagt Rastogi. „Mit großem Erfolg. Und jetzt haben wir vor, die Anwendung im gesamten Unternehmen einzuführen, denn sie bringt einige Vorteile, vor allem einen umfassenden Einblick in unsere Personaldaten.“

Smeulders stimmt zu und freut sich darauf, mit der vernetzten Systemlandschaft strategische Erkenntnisse aus Daten von SAP SuccessFactors zu gewinnen. „Wir möchten die Personaldaten mit Daten aus anderen SAP-Systemen kombinieren, um wirklich zu verstehen, was für uns am besten ist, wenn wir über Investitionen in Positionen, in Personalrichtlinien und in die richtigen Fachkräfte sprechen“, erklärt sie.

Komplette ERP-Umstellung in Rekordzeit

Durch die Anbindung der ERP-Cloudsoftware an SAP-SuccessFactors-Lösungen hat Versuni drei wesentliche Vorteile erzielt. Der Umstieg ist nun nahtlos möglich, da die Daten von einer zentralen Datenquelle aus auf die gesamte IT-Landschaft verteilt werden. Ein weiterer Vorteil ist die größere Transparenz, die durch die Integration mit anderen Systemen, insbesondere dem Finanzwesen, erzielt wird. Außerdem schafft das verbesserte Berichtswesen eine bessere Entscheidungsgrundlage. Rastogi fasst zusammen: „Es gibt eine zentrale Datenquelle, ein System und eine Nummer.“

Ein weiterer Vorteil der HR-Transformation ist die höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Durch die Konsolidierung der Personalabrechnung konnte die Zahl der Anbieter, mit denen Versuni zusammenarbeitet, von 20 auf nur einen globalen Anbieter reduziert werden. Die Zahl der integrierten lokalen Anwendungen hat sich um 70 Prozent verringert und so zu geringeren Kosten geführt. Darüber hinaus unterstützt die Software das Zeit- und Anwesenheitsmanagement. Fast alle HR-Prozesse lassen sich nun auch über mobile Endgeräte abwickeln

„Wir sind noch auf dem Weg“, sagt Rastogi. „Im ganzen Unternehmen zeigt sich sehr klar: Es findet ein Umdenken statt, ein Wandel in der Unternehmenskultur. Wir sehen allmählich, dass die Arbeitsweise viel kooperativer und schneller ist. Entscheidungsprozesse werden erleichtert und sind viel schneller. Es war ein kompletter Wandel – eine digitale Transformation und Unternehmenstransformation – in Rekordzeit.“