Die digitale Transformation ist auch in der Immobilienwirtschaft in vollem Gange: Mit SAP S/4HANA stellt die Hamburger ECE Group die Weichen für ein zukunftsorientiertes Management ihrer rund 200 Einkaufszentren.
Wie die Betreibergesellschaft die Brownfield-Migration in Rekordzeit meisterte, welche Vorteile sie sich von der neuen ERP-Plattform verspricht und wie die SAP-Fiori-Apps den Arbeitsalltag der Technischen Manager erleichtern.
Kaum ein anderes Unternehmen hat Europas Shoppingcenter-Geschichte so nachhaltig beeinflusst wie die Hamburger ECE Group. 1965 von Versandhauspionier Werner Otto gegründet, machte ECE in den 1970er-Jahren innerstädtische Einkaufszentren in Deutschland salonfähig. Heute managt das Unternehmen rund 200 Shoppingcenter mit einer Verkaufsfläche von mehr als sieben Millionen Quadratmetern und zählt damit europaweit zu den führenden Playern der Branche. Zudem realisiert und betreibt die ECE Group eine Vielzahl von Immobilien sämtlicher Assetklassen.
In Sachen Digitalisierung ist der Hamburger Immobiliendienstleister ebenfalls am Puls der Zeit: „Wir haben bereits vor Jahren die Grundlagen für eine kraftvolle digitale Transformation gelegt“, erzählt Roland Gartzky, ECE-Head of IT Corporate Resources. Jetzt wurde auf dem Weg zum intelligenten Unternehmen ein weiterer wichtiger Meilenstein erreicht: der Umstieg auf SAP S/4HANA.
Reibungsloser ERP-Wechsel dank erstklassiger Vorbereitung
Dass die Brownfield-Migration innerhalb weniger Monate über die Bühne ging, führt Projektleiter Gartzky vor allem auf die sorgfältige Vorbereitung zurück. Schon bei der Einführung der Vorgängerversion, der Software SAP ERP Central Component (SAP ECC), hatte ECE die Weichen Richtung SAP S/4HANA gestellt und Hauptbuch, Anlagenbuch und Zentralen Geschäftspartner (ZGP) bereits entsprechend angepasst. Zudem sammelte das Projektteam mithilfe der Anwendung SAP Change Impact Analysis by Tricentis sowie eines SAP-S/4HANA-Migration-Planning-Workshops im Vorfeld der Implementierung wichtige Erkenntnisse für den Wechsel. Beispielsweise lieferte der Custom Code Readiness Check rund 3.000 Hinweise, von denen 800 im Vorfeld der Umstellung zwingend gelöst werden mussten.
„Viele davon ließen sich dank statistischer Untersuchungen jedoch bündeln und durch eine einheitliche Lösung bereinigen. So konnten wir zahlreiche Stolpersteine rechtzeitig und sehr effizient aus dem Weg schaffen“, erklärt Gartzky. Das Ergebnis: ein reibungsloser Go-live. Innerhalb von vier Tagen brachte das Projektteam SAP S/4HANA ans Netz, und zwar ohne nennenswerte Einschränkungen des laufenden Betriebs.
Anschließend folgte der Feinschliff, der in erster Linie die Verknüpfung und Synchronisation von HR-Ministamm, Geschäftspartner- und Userdaten betraf. „Und leider etwas aufwendiger war, als wir ursprünglich angenommen hatten“, erinnert sich Gartzky. Aber eben auch zwingend notwendig, um das Potenzial der SAP-Fiori-Apps im Instandhaltungsmanagement und für die Pflege der Mitarbeiter-Kreditoren umfänglich auszuschöpfen.
Mit Unterstützung von SAP meisterte das ECE-Projektteam diese Herausforderung und beseitigte so die letzten Hürden auf dem Weg zu einer flächendeckenden Nutzung von SAP Fiori – ein wichtiger Aspekt, schließlich ist die intuitiv nutzbare und personalisierbare Benutzeroberfläche aus Sicht des ECE-Projektleiters ein zentraler Mehrwert der Plattform SAP S/4HANA: „Das große SAP-Fiori-Portfolio erschließt uns vor allem in den Bereichen Document & Compliance Reporting, Cash Management sowie Instandhaltungsmanagement eine Vielzahl neuer Möglichkeiten.“ Darüber hinaus treibt das Projektteam das Vertrags-Dashboard für die Mietvertragsverwaltung in SAP Fiori aktiv voran.
Sämtliche Instandhaltungsaufgaben bleiben im Blick
Ein Beispiel: Ein effizientes und effektives Instandhaltungsmanagement ist für ECE ein wesentlicher Erfolgsfaktor – nicht nur, aber vor allem im Shoppingcenter-Bereich. Hier stellen lokale Technikteams den reibungslosen Betriebsablauf des jeweiligen Einkaufscenters sicher. Sie kümmern sich um Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen und koordinieren Bau- sowie Reparaturarbeiten. „Eine verantwortungsvolle und vielschichtige Aufgabe, bei der möglichst nichts schiefgehen sollte“, so Gartzky.
Umso besser, dass den Technischen Managern beim Instandhaltungsmanagement inzwischen verschiedene SAP Fiori Apps zur Seite stehen. Über diese Apps werden zum Beispiel sämtliche Prüfpflichten je Center, Wartungstermine und anstehende Mängelbeseitigungen überwacht. Aktuell befindet sich dieses Szenario im Center Roll Out. „Die entsprechenden Informationen werden aus den SAP-Anwendungen extrahiert und bedarfsgerecht bereitgestellt“, verdeutlicht der ECE-Head of IT Corporate Resources. Mithilfe der unterschiedlichen SAP-Fiori-Apps lässt sich so per Knopfdruck nachvollziehen, welche Arbeitsschritte erfolgt sind oder noch ausstehen. „Das Risiko, dass den Technikern etwas durch die Lappen geht, sinkt“, resümiert Gartzky. Insbesondere im Instandhaltungsmanagement in den Einkaufscentern bieten die SAP-Fiori-Apps und die damit verbundene Mobilität aus seiner Sicht vielfältige Optimierungsmöglichkeiten. Derzeit sondiert das Projektteam den Nutzen weiterer SAP-Fiori-Apps für das Unternehmen.
Langfristiger Investitionsschutz der ERP-Software schafft Sicherheit
Der Immobiliendienstleister profitiert aber nicht nur von der intuitiven Bedienoberfläche sowie von innovativen, schnellen Prozessen, sondern vor allem vom langfristigen Investitionsschutz der ERP-Software. „Das Wartungsversprechen für SAP S/4HANA – bis 2040 – verschafft uns die nötige Sicherheit, damit wir unseren Digitalisierungskurs ungestört fortsetzen können“, freut sich Gartzky.