Digitale Transformation und die dazugehörige Prozesstransformation bringen große Herausforderungen mit sich, besonders dort, wo mehrere unterschiedliche Systeme in Benutzung sind. Dank GROW with SAP können die Okuma Europe GmbH und die Okuma Deutschland GmbH diese Herausforderungen meistern.
Zwei europäische Tochterfirmen des japanischen Maschinenherstellers Okuma haben sich kürzlich für SAP-Lösungen entschieden, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihr Wachstum voranzutreiben. Die Okuma Europe GmbH bietet seit Anfang der siebziger Jahre innovative Komplettlösungen für CNC-Werkzeugmaschinen, Software und Steuerung in Europa an.
Die Okuma Deutschland GmbH ist die in Deutschland ansässige Vertriebs- und Serviceniederlassung der Okuma Corporation Japan, einem Weltmarktführer im Bereich CNC-Werkzeugmaschinen und Prozessoptimierung, und gleichzeitig eine Tochterfirma der Okuma Europe GmbH. In ihrer Branche sind sie der einzige Alles-aus-einer-Hand-Anbieter und liefern ihren Kunden zukunftssichere Investitionen und modernste Bearbeitungsmöglichkeiten. Für eine zukunftssichere Wettbewerbspositionierung muss sich Okuma gleichzeitig mit der digitalen Transformation und der damit einhergehenden Prozesstransformation auseinandersetzen.
Durch die enge Zusammenarbeit der Okuma Deutschland und der Okuma Europe GmbH standen diese vor der Herausforderung, die unterschiedlichen, vorhandenen IT-Systeme zu modernisieren und die Effizienz der Geschäftsprozesse unternehmensübergreifend zu verbessern. Okuma suchte nach einer umfassenden Lösung, um die Prozesstransformation voranzutreiben und vor allem Synergien zwischen den Unternehmen zu ermöglichen.
„Wir wollen beide Firmen mit einem gemeinsamen System ausstatten, um die vorhandenen unternehmensübergreifenden Synergien zu verstärken. Aktuell buchen wir von einem System in ein anderes. Zukünftig möchten wir einiges an Synergien dazugewinnen.“
Norbert Teeuwen, Geschäftsführer der Okuma Europe GmbH, im Bild zu sehen.
Die Schwierigkeit der Systemgrenzen
Aktuell ist die Prozesslandschaft mühselig, wenn es sich um unternehmensübergreifende Aktivitäten handelt: Innerhalb Deutschlands richten Kunden ihre Anfragen an die Okuma Deutschland GmbH. Preis und Lieferzeit werden jedoch bei der Okuma Europe GmbH geprüft. Innerhalb dieses Prozesses werden mehrfach Systemgrenzen passiert – ebenso, wenn es zu einer Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung kommt.
„Insofern muss jeder einzelne Vorgang immer wieder manuell angefasst werden, um die Systemgrenzen zu überwinden“, so Teeuwen. „Durch die Integration von SAP können künftig alle Informationen in der gleichen Datenbank erfasst und Buchungen im gleichen System vorgenommen werden. Das spart Zeit und manuellen Aufwand und bedeutet für uns natürlich eine große Arbeitserleichterung.“
SAP und Softwareintegrator WCA decken alle Wünsche ab
Zusammen mit den SAP Partnern Walldorf Consulting AG und Agilita, konnte SAP mit Vertrauen punkten. Ziel ist es, Okuma Europe GmbH und Okuma Deutschland GmbH im Mutter-Tochter Verhältnis systematisch und prozessual erfolgreich aufzustellen, und beide Organisationen miteinander zu integrieren, um Abläufe zu harmonisieren und parallel mit einem neuen ERP-System zu versehen. Außerdem sollten veraltete Systeme ausgetauscht und die Produktivität erhöht werden.
„Überzeugt hat uns unter anderem die breite Palette an Funktionalitäten und Lösungen im SAP-Portfolio“, sagte Norbert Teeuwen. „Wenn wir die Verwaltung und Wartung unserer Systeme SAP anvertrauen und Zugang zu regelmäßigen Updates und allen anderen Vorteilen erhalten, hoffen wir, an der Spitze des technologischen Fortschritts in unserer Branche zu bleiben.“
GROW with SAP schafft für Okuma mit einer einsatzbereiten Cloud ERP optimale Voraussetzungen für Wachstum und bahnbrechende Erfolge, sowohl für Okuma Europe mit ihrem Händler-Geschäftsmodell als auch für Okuma Deutschland mit ihrem Endkunden-Geschäftsmodell. Okuma nutzt die Vorteile der umfassenden Partnerschaft mit SAP, um Prozesse zusammenzuführen und zu beschleunigen.
Change-Management als zentraler Aspekt
Sorgfältige Planung und Kommunikation gegenüber der Mitarbeitenden ist Okuma genauso wichtig wie die Implementierung der neuen Systeme. Wenn in der Umstellung und Transformation „nicht richtig kommuniziert wird und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht regelmäßig abgeholt werden, dann droht ein Projekt zu scheitern, denn dann gibt es Widerstände in der Belegschaft“, sagt Stefan Vielsaecker, Geschäftsführer der Okuma Deutschland GmbH.
Die Mitarbeitenden miteinzubeziehen und zu informieren ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts, das eine Anpassung der Arbeitsweise der Mitarbeitenden erfordert. Okuma setzte deshalb bereits in den Anfangsphasen des Projektes auf eine Kommunikationsstrategie mit regelmäßigen Schulungen und Workshops, damit Mitarbeitende aktiv an der digitalen Transformation teilnehmen.
Ausblick auf Erweiterung nach dem Erfolg in Deutschland
Die strategische Entscheidung mit SAP zusammen zu arbeiten, resultiert in einer detaillierten Roadmap, dessen Hauptziele bis 2025 erreicht werden sollen. Für die Zukunft, nach der erfolgreichen Umstellung in die Cloud und die Zusammenführung mehrerer Systeme, sind noch viele weitere Digitalisierungen geplant. Beispielsweise „eine digitale Lagerhaltung mit Barcode Scannern, mit einem möglicherweise automatisierten Lager und auch ein Onlineshop“ könnte sich Norbert Teeuwen für die Okuma Europe GmbH vorstellen.
Durch die herausragenden Erfolge, die durch den Umstieg auf die Cloud und SAP-Systeme entstehen, hofft Norbert Teeuwen, zahlreiche Systeme zu harmonisieren und weitere Unternehmen und Standorte stärker vernetzen zu können – besonders in Europa, wo Okuma den Fokus auf eine enge Zusammenarbeit der Tochterfirmen legt. Norbert Teeuwen erklärt: „Wenn alles gut funktioniert, können wir uns vorstellen, SAP als nächstes bei unserer Tochterfirma in Benelux einzuführen und gegebenenfalls auch bei unserer Tochterfirma in Österreich.“