SAP Fiori ondersteunt intelligente afhandeling ritten
ENGIE wil het medewerkers zo eenvoudig mogelijk maken om te reizen. Elke dag moeten zij een afgewogen keuze kunnen maken tussen bijvoorbeeld auto, tram, bus of trein. En erop kunnen vertrouwen dat de juiste vergoeding op de loonstrook terechtkomt. Voor het controleren, goedkeuren en vergoeden van ritten ontwierp ENGIE Services Nederland samen met SAP-partner SUPERP een platform op basis van de SAP Fiori tooling voor haar mobiliteitsbeleid.
Medewerkers willen zelf de regie hebben over de manier waarop ze reizen, en daarbij ook duurzame keuzes kunnen maken. Een werkgever die flexibele mobiliteitsvormen biedt, heeft volgens ENGIE zelfs een grotere aantrekkingskracht op nieuwe werknemers.
Mobiliteitskaart
De ambitie van ENGIE is om leiding te nemen in duurzame verandering, reden genoeg om van flexibele mobiliteit een speerpunt te maken. “Het flexibeler reizen met onder andere het openbaar vervoer moest zo eenvoudig mogelijk worden gemaakt. Dit draagt ook bij aan onze duurzaamheidsdoelstellingen”, zegt Ronald de Hoog, mobiliteitsmanager bij ENGIE Services. “De gemaakte reiskosten worden immers vergoed door ENGIE.”
Een belangrijke stap richting meer flexibiliteit was de introductie van een tool om reisbewegingen vast te leggen en het beschikbaar stellen van een mobiliteitskaart door de partner Reisbalans. Deze pas biedt toegang tot bijna alle ov-diensten in Nederland. “Medewerkers kunnen hiermee zelfs de OV-fiets afrekenen, ook als ze die privé gebruiken”, aldus De Hoog. In de portal van Reisbalans kunnen de medewerkers alle gemaakte ov-transacties zien en classificeren, en gereden ritten met privévervoersmiddelen zoals auto of fiets invoeren.
Extra intelligentie
Daarmee was ENGIE er nog niet. “De gemaakte ritten moet je ook weer toetsen op juistheid, en dan goedkeuren”, vertelt Robert Hoogendoorn, IT Project Manager bij ENGIE Services. “Als iemand de mobiliteitskaart privé heeft gebruikt, dan moet er in plaats van een vergoeding een inhouding volgen. Die regels moet je dan wel goed toepassen.”
“Het gaat erom dat de SaaS-oplossing van Reisbalans gaat praten met het betrekkelijk complexe IT-landschap dat zich bij ENGIE door de jaren heen heeft ontwikkeld. Daar zat tijdens dit project de crux”, vervolgt Hoogendoorn. Om dit op te lossen, was een interface met het SAP-landschap van ENGIE nodig gecombineerd met de extra intelligentie die SAP Fiori te bieden heeft. “Fiori is een uitstekende oplossing om over de verschillende systemen heen te kunnen praten.” In nauwe samenwerking met SAP-partner SUPERP bouwde ENGIE in SAP Fiori onder andere een goedkeurings- en een correctie-app en een dynamische maandstaat.
Proces tot vergoeding
Het proces dat uiteindelijk leidt tot de vergoeding van gemaakte reiskosten begint in de SAP Human Capital Management (HCM)-module. Daar worden de arbeidsrechten vastgelegd, en dus ook het recht op de mobiliteitskaart.
Reisbalans nodigt werknemers met de juiste rechten uit om een account aan te maken en verstrekt de mobiliteitskaart. “Via de portal van Reisbalans kunnen medewerkers ritten en transacties inzien en indienen, waarna ze worden overgehaald naar ons SAP ECC-systeem”, legt Hoogendoorn uit. “Het grootste deel gaat vervolgens naar het goedkeuringsproces in Fiori. Hier wordt bijvoorbeeld gecheckt of de urenadministratie overeenkomt met het reisgedrag. Via een koppeling met de ANWB-routeplanner toetsen we of het opgegeven aantal kilometers waarschijnlijk is.”
De correctie-app in combinatie met SAP-workflow zorgt ervoor dat afgekeurde ritten niet te lang blijven hangen. Goedgekeurde ritten en transacties worden verder in SAP ECC getoetst en verwerkt en in SAP Cross-Application Time Sheet (CATS) klaargezet voor verdere verwerking. Vanuit daar worden ze opgepakt en in SAP HCM verder verwerkt met de salarisrun.
Snel gerealiseerd
Volgens SAP Solution Consultant Richard van Veen van SUPERP heeft het wel ‘de nodige koffie en het nodige zweet’ gekost om dit proces goed in te richten en technisch voor elkaar te krijgen. Daarbij was het projectteam gebonden aan een strakke deadline die ook is gehaald. “De eerste regel code werd in april geschreven, en voor 1 september hadden we het project afgerond.”
“De druk was heel hoog”, weet Hoogendoorn. “Ik ben dan ook erg trots op de snelheid waarmee we het toch voor elkaar hebben gekregen. Daarbij hielp het dat we extra ondersteuning van onze partner SUPERP kregen. We hadden bekwame mensen aan boord, en al snel ontstond er een teamgevoel waarin iedereen tot het maximale is gegaan om dit te realiseren.”
“Met name de jongere medewerkers zijn heel erg enthousiast over de flexibiliteit die we nu bieden”, constateert De Hoog. “Zij hoeven ov-ritten niet meer achteraf te declareren, en kunnen de mobiliteitskaart ook privé gebruiken. En ook medewerkers met een leaseauto kunnen nu heel eenvoudig gebruikmaken van het ov. We zijn trots dat we als bedrijf die extra flexibiliteit kunnen bieden op het gebied van duurzame mobiliteit.”
