Finext en Swap Support ontzorgen met Smart Financial Management
Infinitas Learning had door een aflopende support op het oude consolidatiesysteem snel behoefte aan een nieuwe oplossing. De uitgever van innovatieve lesmaterialen koos met Smart Financial Management van Finext en Swap Support – met daarin de licenties voor SAP BPC – voor een vliegende start.
Infinitas Learning is in Nederland vooral bekend van Noordhoff. Dit is in ons land de grootste educatieve uitgeverij van boeken en digitale leermiddelen voor onder andere basis- en middelbare scholen. Maar het bedrijf is ook marktleider in België en Zweden, met respectievelijk de merken Plantyn en Liber.
Unanieme keuze voor SAP BPC
Op het gebied van consolidatiesoftware werkt het bedrijf al geruime tijd samen met Finext. Deze familie van consultancybedrijven was ook betrokken bij de implementatie van de consolidatieoplossing waar Infinitas Learning tien jaar lang gebruik van heeft gemaakt. “Hiervoor verviel echter de ondersteuning vanuit de leverancier”, vertelt Nillus Voermans, Group Controller bij Infinitas Learning. “Het was bovendien een rigide systeem geworden, een black box, waarin het lastig was om veranderingen door te voeren.”
Voermans wilde nog voor het beëindigen van de ondersteuning door de leverancier de overstap maken naar een nieuw systeem. Na een toolselectie die werd begeleid door Finext viel de keuze unaniem op SAP Business Planning and Consolidation (BPC). “SAP BPC viel op door de geboden functionaliteit, en het nam de frustraties weg die gebruikers hadden bij het vorige systeem”, licht Voermans toe. “Daarbij kwam dat we SAP BPC bij Finext als een SaaS-oplossing kunnen afnemen. Dat is voor ons belangrijk.”
Servicegerichte aanpak
De Group Controller doelt daarmee op Smart Financial Management van Finext en zusterorganisatie Swap Support. Bij deze fullserviceaanpak draait SAP BPC op de servers van Swap Support, dat ook het beheer verzorgt. Finext zorgt voor de licenties, het advies en de implementatie. De klant betaalt voor dit alles een vast bedrag per maand en is hiermee dus volledig voorzien voor een consolidatie- en rapportageproces met SAP BPC.
“Met Smart Financial Management zorgen wij voor alles wat je nodig hebt om een performance management-oplossing te kunnen laten draaien”, zegt Gert-Jan van den Berg, die als consultant van Finext nauw betrokken was bij het project bij Infinitas Learning. “Het heeft daarmee het karakter van een SaaS-oplossing, maar dan wel met de flexibiliteit om aanpassingen te kunnen doen.”
Best practices
“De template in Smart Financial Management zorgde er bovendien voor dat de implementatie van SAP BPC bij Infinitas Learning een vliegende start kende”, vervolgt Van den Berg. “Deze template is gebaseerd op best practices en versnelt de implementatie. Hiermee konden we de consolidatie, de Equity Pick-Up en automatische postings tussen de profit and loss en de balans efficiënt inrichten.”
De migratie is echter ook aangegrepen om mogelijke verbeteringen rondom het consolidatieproces in kaart te brengen en door te voeren. Voermans: “We wilden de overstap benutten om orde op zaken te stellen. Zo wordt nu bijvoorbeeld de administratie van Equity Pick-Up volledig gefaciliteerd. Ook is de cashflowberekening uitgebreid. Door daar steeds fijnmaziger mee om te gaan, brengen we de kwaliteit van de cijfers omhoog.”
Soepel project
Voermans en Van den Berg kijken naar eigen zeggen terug op een ‘noemenswaardig soepele’ migratie naar SAP BPC. Voermans: “Dat succes is zeker te danken aan de hechte samenwerking met Finext. Het was echt een joint effort, met korte lijntjes, een duidelijk doel en zeker ook veel plezier. Met als resultaat dat we nu meer inzicht hebben in het systeem dat we gebruiken voor consolidatie, beter kunnen rapporteren en makkelijker wijzigingen kunnen doorvoeren.”
