Swapfiets voert jaarlijks maar liefst 600.000 reparaties uit in zijn winkels en magazijnen, verspreid over acht landen. Om meer grip te krijgen op de supply chain, heeft Swapfiets samen met partner Aiden de overstap gemaakt van spreadsheets naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition.
Swapfiets, herkenbaar aan de fietsen met de kenmerkende blauwe band, viert dit jaar zijn tienjarig bestaan. In 2014 bedachten drie studenten van de TU Delft een simpel maar effectief idee: voor een vast maandbedrag hebben Swapfiets-leden altijd toegang tot een werkende fiets. Bij problemen wordt de fiets gerepareerd of direct vervangen.
“Met ons circulaire businessmodel en door fietsen als duurzaam en efficiënt vervoermiddel in te zetten, dragen we bij aan de verduurzaming en verbetering van de leefbaarheid in steden,” aldus Rutger van Ouwerkerk, Senior Product Manager ERP bij Swapfiets.
Swapfiets heeft inmiddels meer dan 270.000 leden in bijna vijftig steden in acht Europese landen. Members kunnen kiezen voor een traditionele fiets of een e-bike, en het aantal blijft groeien. “In de steden waar we actief zijn, willen we dat er in elk fietsenrek een blauwe band te zien is,” zegt Van Ouwerkerk. Deze ambitie wordt dagelijks ondersteund door de inzet van 1.200 medewerkers.
Van start-up naar scale-up
“We bevinden ons nu in de fase waarin we van een start-up naar een volwaardig bedrijf groeien,” legt Van Ouwerkerk uit. Dit brengt uitdagingen met zich mee, zoals het optimaliseren van het reparatieproces. Het is essentieel dat de juiste reserveonderdelen altijd op tijd beschikbaar zijn, zodat monteurs niet misgrijpen wanneer bijvoorbeeld een zadel vervangen moet worden. “Anders blijven we zitten met fietsen die niet gerepareerd kunnen worden.”
Zonder een ERP-systeem was dat een flinke uitdaging. “We gebruikten spreadsheets en hadden onvoldoende zicht op de materiaalstromen. Een aanvraag voor onderdelen resulteerde in een bestelformulier naar het distributiecentrum. En als een onderdeel niet meer op voorraad was, dan was dat gewoon het einde van het verhaal. De hele toeleveringsketen – van de onderdelenleverancier, via ons distributiecentrum, naar de magazijnen en winkels – was één grote black box. Hierdoor hadden we geen controle over onze materiaalstromen, en dus ook niet over de bijbehorende geldstromen.”
Fundament voor groei
Een transitie naar een volwassen ERP-systeem was onvermijdelijk. Swapfiets wilde echter geen eigen oplossing bouwen of het systeem zelf beheren en onderhouden. Een cloudoplossing was daarom een logische keuze. Van Ouwerkerk: “We willen ons richten op service aan onze members.”
SAP S/4HANA Cloud Public Edition bleek voor Swapfiets de beste oplossing te zijn. Dat had ook te maken met de mogelijkheden die SAP biedt voor standaardisatie. “Door te standaardiseren leg je de basis voor groei. SAP biedt daarvoor de best practices. We kunnen supply chain-processen zelf configureren, maar altijd met een best practice als uitgangspunt.”
Nieuwe werkelijkheid creëren
Na een ‘kickstart’ met SAP koos Swapfiets Aiden als implementatiepartner voor SAP S/4HANA. “Dat bleek een goede match”, zegt Van Ouwerkerk. “Vanaf het begin was er een goede cultural fit. Aiden had de expertise in huis om ons te begeleiden in een traject dat voor Swapfiets compleet nieuw en misschien zelfs een beetje spannend was. Ze begrepen precies wat zo’n project betekent voor een bedrijf waar eigenlijk nog geen vaste processen waren.”
“Met de implementatie van een ERP-systeem creëer je een nieuwe werkelijkheid”, voegt Kees Boers, Business Development Manager bij Aiden, toe. “De uitdaging ligt in het begeleiden van de gebruikers die met het nieuwe systeem moeten gaan werken. Voor hen is het een complexere applicatie dan ze gewend waren. Dan is het belangrijk om extra aandacht te besteden aan het opleiden en ondersteunen van het team.”
“Leren werken met een nieuw systeem kost tijd. Je kunt niet zomaar alles in één keer pats-boem uitrollen en zeggen: vanaf nu werken jullie met SAP, succes ermee”, legt Van Ouwerkerk uit. Swapfiets koos daarom voor een geleidelijke uitrol, waarbij eerst het hoofdkantoor werd overgezet op het nieuwe systeem. “Vervolgens hebben onze projectmanagers elk van de achttien warehouses in de acht landen bezocht om de implementatie persoonlijk te begeleiden en de gebruikers te trainen. Deze combinatie van tech en operations maakte dit een succesvolle implementatie.”
