Finance-suite op SAP S/4HANA in de cloud
De wereld digitaliseert in hoog tempo en zo ook de financiële processen bij de lokale overheid. Ze worden daardoor sneller en efficiënter. Facturen worden bijvoorbeeld niet meer met de post gestuurd. En alles wat een budgethouder of decentrale gebruiker nodig heeft, moet ook via een mobiele app beschikbaar zijn. Zeker nu er veel wordt thuisgewerkt. Hoe zorgen de gemeenten Schagen, Hellevoetsluis en Stein ervoor dat ze klaar zijn voor de digitale toekomst?
De gemeenten Stein, Schagen en Hellevoetsluis hebben een belangrijk aspect met elkaar gemeen: het organiseren van en zoeken naar financiële informatie was in het verleden vaak complex, waardoor processen foutgevoelig waren en er geen optimaal inzicht was in bijvoorbeeld budgetten. “Niet alle budgethouders waren tevreden over de managementinformatie omdat het oude systeem niet gebruikersvriendelijk genoeg was. En doordat er geen automatische check door het systeem werd gedaan, werden kosten soms geboekt op andermans budgetten”, vertelt Marcel Koets, hoofd Financiën en Concerncontrol bij de gemeente Hellevoetsluis.
De gemeente Schagen had veel behoefte aan een nieuwe verplichtingenmodule, zegt Richard van der Voorn, afdelingshoofd Financiën & Control bij de Noord-Hollandse gemeente. “Als je in onze oude verplichtingenmodule een verplichting had aangemaakt en je wilde daar vervolgens een binnenkomende factuur aan koppelen, was dat een extra handmatige en foutgevoelige handeling. Met de mogelijkheden van nu wil je als het ware automatisch door het hele proces van bestellen tot inkopen geleid worden.”
Dit soort ondersteuning en sturing door je systeem maakt een nieuwe manier van werken mogelijk die Monique Bovens, financieel medewerker en functioneel beheerder bij de Limburgse gemeente Stein, wel herkent. “Je moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat de juiste budgethouder zijn goedkeuring heeft gegeven op een factuur, of aan het uitgeven van budgetten. Dat betekende vaak de controle van een natte handtekening op een papieren bonnetje”, zo geeft ze als voorbeeld. “Dat proces wil je geautomatiseerd kunnen inregelen, zodat je de rechtmatigheid goed geborgd hebt en dit door middel van rapporten makkelijk aan kan tonen. Te veel financiële modules werkten zonder workflows.”
Drie routes naar iFinanciën in de cloud
“Voor meer inzicht en efficiency wilden we overstappen op software waarin we onze werkprocessen konden inrichten en waarmee we altijd beschikken over de meest actuele cijfers”, vervolgt Bovens. Voor de gemeente Stein betekende dit inzicht de overstap van CiVision Middelen op SAP ECC in de Pink Private Cloud naar de nieuwe iFinanciën-suite van PinkRoccade op basis van SAP’s ERP-systeem S/4HANA. Deze nieuwe oplossing draait eveneens in de cloud van PinkRoccade. “Wij hadden het voordeel dat we al in de cloud zaten. De organisatie heeft daardoor – en door de gestandaardiseerde projectaanpak van PinkRoccade – weinig gemerkt van de overgang naar SAP S/4HANA.”
Dat voordeel had Schagen niet. Deze gemeente gebruikte CiVision Middelen on-premise. Richard van der Voorn: “Om het afbreukrisico te beperken, hebben we de migratie van CiVision Middelen naar iFinanciën, waar we nu middenin zitten, opgeknipt in drie fases, met in de eerste fase de migratie naar de cloud. Omdat ‘cloud’ al geruime tijd in ons beleid zit, en we weten hoe we trajecten naar de cloud moeten insteken, hebben we van deze stap nauwelijks iets gemerkt.”
Hellevoetsluis legde weer een andere route af: de Zuid-Hollandse gemeente maakte eerst gebruik van een pakket van een andere leverancier. “De overgang naar iFinanciën bood ons direct een mooie kans om te innoveren in de manier waarop we werken”, aldus Marcel Koets. “We stelden drie belangrijke eisen aan het nieuwe pakket: we wilden meer digitaal en dus sneller en efficiënter kunnen werken, meer grip hebben op onze financiële processen en budgethouders constant voorzien van up-to-date informatie. Met iFinanciën hebben we alle benodigde functionaliteit beschikbaar binnen één applicatie.”
Informatie laagdrempelig toegankelijk
“De cloud en de onderliggende SAP-technologie stellen ons in staat om de noodzakelijke innovaties door te voeren. Dat is de kracht van iFinanciën”, licht Julius Haagh, productmanager bij PinkRoccade Local Government, toe. “Bijvoorbeeld budgetinformatie kunnen we realtime en op een visueel veel mooiere manier beschikbaar stellen, ook op tablet en telefoon.”
De interface en dashboards van iFinanciën zijn gebouwd op basis van SAP Fiori. Met het Fiori Launchpad biedt iFinanciën een mooi en gebruiksvriendelijk menu met tegels om functionaliteiten op te starten. Haagh: “Bijvoorbeeld budgethouders hebben door het openen van een tegeltje meteen de informatie die ze willen hebben. Informatie wordt daardoor veel laagdrempeliger toegankelijk. Maar ook de oude functionaliteit uit CiVision Middelen stellen we hier beschikbaar, zodat de gemeenten in eigen tempo vernieuwingen kunnen doorvoeren.”
Ontwikkeling in cocreatie
Nieuwe Fiori-apps voor iFinanciën ontwikkelt PinkRoccade in cocreatie met gemeenten. Zo ontwikkelde de dienstverlener samen met de gemeente Stein de apps iVerplichting voor verplichtingenadministratie en iBudgetinfo voor budgetinformatie. Monique Bovens: “Met iVerplichting besparen we tijd bij de administratie van onze inkoop en crediteuren en hebben we vooraf al grip op en inzicht in budgetten. Daarnaast helpt het ons om facturen op tijd te betalen dankzij een ingebouwde goedkeuringsflow met validatiemomenten.”
“Het inzicht dat we boden in budgetten was voorheen niet altijd realtime. Daar zat soms een vertraging van 24 uur in”, vervolgt Bovens. “In iBudgetinfo ziet iedere budgethouder wat de status is van zijn budgetten, welke uitgaven hij gedaan heeft, welke facturen zijn geboekt, welke verplichtingen zijn vastgelegd en wat er nog resteert van het budget. In iBudgetinfo bewaken we onze budgetten met behulp van realtime informatie. Zo kunnen we onze cijfers gedetailleerder en leesbaarder presenteren en kan er meer gefocust worden op de analyse van deze cijfers.”
De twee genoemde apps zijn ook omarmd door gemeenten Schagen en Hellevoetsluis.
“iBudgetinfo is echt tien stappen vooruit qua inzicht in onze budgetten”, vertelt Marcel Koets van de gemeente Hellevoetsluis. Een ander voorbeeld van een applicatie binnen iFinanciën is Begroting 3.0. “Hiermee kunnen we veel sneller en eenvoudiger een doorlopende begroting maken die in principe geen eindjaar kent (tenzij je dit aangeeft). Dit betekent dat we niet meer jaarlijks een nieuwe meerjarenbegroting hoeven op te starten. De (meerjaren)begroting wordt slechts één keer vastgelegd waarna alleen maar de wijzingen gedaan hoeven te worden.”
Meegaan in digitalisering
De functionaliteit van iFinanciën wordt continu uitgebreid. Een recent voorbeeld daarvan is de Fiori-app iMemoriaal voor het vastleggen van memorialen en correctieboekingen. “Medewerkers kunnen die hiermee zelf indienen in een digitaal systeem en aan de hand van autorisaties herkent het systeem wie goedkeuring moet geven”, legt Bovens uit. “De boeking komt vervolgens automatisch terecht in de werkvoorraad van de medewerker.”
“Met iFinanciën kunnen we veel sneller aansluiten bij nieuwe functionaliteit in de vorm van apps die worden gelanceerd door PinkRoccade”, besluit Bovens. “Dat stelt ons in staat om mee te gaan in de digitalisering van financiën en de mogelijkheden daarvan te benutten. Wij zijn daarmee klaar voor de digitale toekomst.”
