El control de las facturas, pagos, cobros, fiscalidad y flujo de caja es esencial para la buena marcha de cualquier negocio. Ante esto, disponer de un software de contabilidad para empresas es de gran ayuda para administrar todas estas gestiones cotidianas en cualquier empresa.
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Ventajas del software de contabilidad para pequeñas empresas
El software de contabilidad para pequeñas empresas ayuda a manejar con facilidad y sin errores las operaciones diarias. Gracias a la simplificación de tareas y a la automatización, que permite, entre otras ventajas, llevar a cabo una contabilidad automatizada, se consigue un importante aumento de la productividad.
Las principales ventajas de los programas de contabilidad y facturación para pequeñas empresas son las siguientes:
- Automatización de tareas.
- Agilidad en la gestión de datos.
- Facilidad de procesos y cálculos complejos.
- Sencillez en el control de ingresos y gastos.
- Minimización de errores debidos a cálculos manuales.
- Cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales.
- Visión integral del estado de la empresa.
- Integración con otros sistemas, como ERP o pasarelas de pago.
- Reducción de gastos operativos.
- Información centralizada y disponible desde cualquier dispositivo.
Hoy día, existen infinidad de opciones para gestionar la contabilidad, por lo que antes de decidir qué programa elegir es importante conocer los diferentes tipos de software contable para pymes.
Tipos de programas de contabilidad para pymes
Los programas de contabilidad para empresas se pueden clasificar siguiendo diferentes criterios. Uno de estos criterios es su nivel de especialización, es decir, las funcionalidades y características que ofrece.
Hojas de cálculo para contabilidad
Las hojas de cálculo, tipo Excel, suelen ser la primera opción para autónomos o micropymes que están comenzando y que no necesitan realizar grandes tareas contables.
Estos programas se pueden configurar para calcular el IVA y otros impuestos, llevar control de los ingresos y los gastos, de las nóminas y de otros datos financieros.
Los gráficos y tablas que se pueden crear con las hojas de cálculo son prácticos para tener una visión de la rentabilidad del negocio a lo largo del tiempo, de la evolución de las ventas, etc. Sin embargo, la curva de aprendizaje no es muy rápida. Probablemente, sea necesario realizar un curso para poder manejar este tipo de herramientas de manera profesional.
Con una hoja de cálculo se pueden controlar las cifras de la empresa, pero no se pueden automatizar tareas como el pago de impuestos o nóminas y, por lo tanto, no es posible beneficiarse de las múltiples ventajas de la contabilidad automatizada.
Software de contabilidad a medida
Este tipo de programas de contabilidad se crean pensando en las necesidades específicas de una empresa. Pueden ser desarrollados por el propio departamento de informática o por una empresa externa especializada en desarrollo de software.
Puesto que están diseñados a medida o ad-hoc, estos programas de contabilidad para empresas son altamente personalizados. Lo que, a priori, es una ventaja, puede implicar una falta de flexibilidad y de adaptabilidad si las necesidades del negocio cambian.
Otros de sus inconvenientes pueden ser el coste, la obsolescencia y la incompatibilidad con otras plataformas.
Software comercial de contabilidad
En esta categoría se engloban los programas de contabilidad que se pueden adquirir libremente en formato físico (para instalar en un ordenador o en un servidor) o con una licencia para acceder en la nube.
Se trata de programas genéricos que cubren las necesidades de contabilidad y facturación de cualquier empresa o sector. Sin embargo, puede que no cuenten con funcionalidades o herramientas muy específicas para dar respuesta a determinados aspectos del negocio.
Estos programas de contabilidad para empresas ofrecen informes, estadísticas y análisis de la situación financiera que sirven para tomar decisiones estratégicas.
Software de gestión empresarial
El software de gestión empresarial o ERP es mucho más que un programa de contabilidad y facturación. Esta herramienta tiene funcionalidades muy amplias y cuenta con módulos que se adaptan a todo tipo de empresas y sectores.
En un principio, este tipo de programas era solicitado por grandes empresas con un elevado número de clientes y transacciones. Sin embargo, gracias a su modularidad, adaptabilidad y escalabilidad, los programas ERP se han convertido en un software de contabilidad avanzado, con herramientas de gestión integral para pequeñas y medianas empresas.
Una de las ventajas del ERP es que integra la información de todos los departamentos de la empresa en una única base de datos, lo que proporciona una visión global siempre actualizada del estado de la empresa.
Si desea simplificar el trabajo automatizando tareas administrativas, con las herramientas ERP disfrutará de un software de contabilidad para empresas que podrá completar con módulos para cubrir las necesidades de gestión de su negocio.
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