Entre las tareas administrativas de la empresa, la gestión de nóminas es esencial. Su tramitación exige puntualidad y exactitud, además de que debe cumplir con los términos dispuestos por la ley y canalizar los pagos a la Seguridad Social.
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La definición del futuro del trabajo
Las organizaciones, especialmente aquellas que tienen presencia internacional, buscan minimizar el tiempo invertido en esta tarea y maximizar su automatización. Los empleados, por su parte, quieren recibir la nómina de manera puntual y sencilla.
Un software especializado simplifica esta labor y consigue el principal objetivo de una buena gestión: mejorar el proceso, optimizando tiempos y reduciendo costes.
Diferentes métodos para la gestión de nóminas
Una buena administración de nóminas es fundamental para realizar el pago a los empleados de forma correcta y puntual. Además, esto evita errores que pueden provocar sobrecostes, incumplimientos legales y problemas fiscales.
Los procedimientos relacionados con la gestión de los recursos humanos incluyen, además de la tramitación de las nóminas, el registro de contratos, las altas y bajas de personal, finiquitos, ajuste del número de horas trabajadas, control de incidencias, vacaciones y permisos laborales.
En resumen, la gestión de nóminas implica:
- Realizar los ingresos con exactitud y a tiempo.
- Controlar todos los cobros y pagos que se realizan.
- Planificar y verificar los datos mensuales de los trabajadores.
- Cumplir con las obligaciones tributarias.
Esta labor se agiliza si la empresa cuenta con un software de gestión de nóminas y recursos humanos, aunque también existen otros métodos para tramitar los pagos a los empleados.
1. Gestión tradicional de nóminas
El cálculo de nóminas es una tarea compleja, en la cual se deben tener en cuenta muchos conceptos, como deducciones, compensaciones, impuestos, beneficios, retenciones, etc.
Las empresas que no tienen automatizada la gestión de nóminas necesitan contar con un departamento que tenga las competencias necesarias para realizar todas las actividades relacionadas.
Cada mes es indispensable recopilar manualmente los datos de cada empleado para computar las horas de trabajo, los tickets y otros conceptos. Toda esta información se debe trasladar a una hoja de cálculo o a un programa de contabilidad tradicional para, posteriormente, procesar los pagos y enviarle una copia de su nómina a cada empleado.
Los responsables de la tramitación de las nóminas suelen tener otras funciones relacionadas con la gestión de recursos humanos y la contabilidad, como la presentación de informes, la gestión de ausencias, la conciliación de cuentas, el reclutamiento y la contratación o evaluación del desempeño.
Las horas dedicadas a tareas que se pueden automatizar impiden que la empresa le preste atención a aspectos que aportan un mayor valor, como la captación y la retención de talento. Esta es solo una de las ventajas de utilizar un software de gestión de nóminas.
2. Outsourcing de nóminas
Recurrir a la subcontratación de una empresa para llevar la gestión de las nóminas alivia la carga de trabajo del departamento de recursos humanos. Esta es una solución sencilla porque la tarea se delega en una consultoría especializada. Sin embargo, es necesario valorar si el coste asociado del outsourcing compensa los inconvenientes.
La empresa subcontratada se ocupa de la parte legal, los pagos, las cotizaciones a la Seguridad Social, los impuestos y otros trámites. No obstante, las organizaciones que optan por este sistema tienen que enviar cada mes los datos con la información de las horas de trabajo, los extras, las ausencias, las bajas laborales y otras incidencias.
Esto significa que la empresa pierde autonomía en cuanto a los datos de sus empleados. El acceso a la información se delega, por lo que la modificación de la base de datos puede conducir a errores o duplicidades.
Para el empleado, esta solución tampoco es la mejor. Si se produce alguna disconformidad con el pago o si desea recibir una copia de la nómina, el empleado debe contactar con la empresa de outsourcing.
3. Software de gestión de nóminas
Los softwares de gestión de nóminas y los programas de gestión de recursos humanos, como SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, están alojados en la nube. Esto permite simplificar e integrar los procesos de nómina globales, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y costes.
Por su parte, los trabajadores reciben su pago con precisión y a tiempo, lo que redunda en una mejor experiencia.
Los programas SaaS (Software as a Service) funcionan en la nube, por lo que es posible acceder a los datos desde cualquier dispositivo conectado. La información está siempre actualizada y es accesible mediante usuario y contraseña.
Otra de las ventajas de contar con un software de nóminas es que no es necesario adquirir licencias ni instalarlo en los ordenadores o servidores de la empresa. Al contrario, es un sistema modular y escalable que permite contratar las funcionalidades necesarias y ampliarlas a medida que la empresa crece.
Las copias de seguridad y las actualizaciones se realizan de forma automática, por lo que la compañía se asegura de tener siempre la última versión y la máxima protección.
¿Necesita su empresa un programa de gestión de nóminas?
Tal y como hemos visto, un programa de gestión de nóminas es una herramienta indispensable para que los departamentos de finanzas y de recursos humanos puedan agilizar y optimizar todos los procesos relacionados con las nóminas de los empleados.
Cuanto mayor es el número de empleados y de sedes, mayor es la necesidad de automatizar las tareas que suponen un importante coste en recursos laborales.
Sin embargo, esta solución no es adecuada únicamente para grandes empresas, puesto que estas herramientas son modulares y escalables. Es decir, se adaptan a los requisitos de empresas de todos los tamaños.
Las funcionalidades de los programas de gestión de nóminas han sido diseñadas para ofrecer una serie de mejoras en las tareas administrativas tales como:
- Proporcionar apoyo esencial a los departamentos de contabilidad y recursos humanos.
- Ayudar a captar y retener talento en la compañía.
- Reducir los costes de gestión de personal.
- Mejorar la calidad de la comunicación y la satisfacción del empleado.
Las soluciones digitales avanzadas permiten incrementar la velocidad y la eficacia, de forma que la rentabilidad sea máxima aun cuando los recursos son limitados.
Ventajas de los programas de gestión de nóminas
Los programas de gestión de nóminas garantizan la seguridad de la información, ahorran tiempo y costes innecesarios. Al mismo tiempo, logran una mayor eficiencia a la hora de controlar y administrar los pagos.
Estas herramientas están diseñadas para simplificar y automatizar las tareas de manera sencilla, segura y precisa, pero los beneficios específicos de herramientas como SAP van mucho más allá:
- Configuración personalizada. La automatización del cálculo de los salarios y las retenciones posibilita personalizar la configuración según cada empleado. Es posible individualizar las formas de cobro de acuerdo a pagos diarios, semanales o mensuales, jornadas irregulares, abono de gastos, etc.
- Gestión rápida y eficiente. Las cantidades a abonar se gestionan con mayor eficiencia al adecuar cada pago a las condiciones salariales, el convenio y otros conceptos. Incluso se puede programar la fecha de finalización del contrato y añadir el finiquito al último pago.
- Conectividad con otras herramientas. La integración con otras herramientas de gestión facilita la exportación de datos para generar informes. Las estadísticas sobre productividad, la evaluación del desempeño, la formación en competencias, así como otros aspectos relacionados con los recursos humanos, ayudan a conocer en profundidad la rentabilidad y la competitividad de la empresa.
- Base de datos unificada y segura. Mantener todos los datos en un solo lugar, actualizándolos en tiempo real, proporciona un considerable ahorro de tiempo, a la vez que se evitan errores y duplicidades. Se puede crear una base de datos con información de los trabajadores para que los responsables de la gestión de los recursos humanos puedan acceder rápidamente y con los máximos protocolos de seguridad.
- Conexión con la Administración. Las empresas pueden intercambiar información y documentos con la Seguridad Social, lo que garantiza el cumplimiento puntual de las obligaciones legales.
- Protección de datos. La información sensible de los trabajadores está segura y la empresa cumple con la Ley de Protección de Datos. De esta manera, se evitan posibles sanciones.
- Minimización de errores. Reducir al mínimo el número de errores conlleva un importante ahorro de tiempo y dinero. Los programas de gestión de nóminas disminuyen el riesgo de cometer equivocaciones en los cálculos. Además, permiten automatizar el pago de bonificaciones, impuestos, cuotas a la Seguridad Social o cambios en la cuenta bancaria en la que el trabajador tiene domiciliada su nómina.
En definitiva, un programa de gestión de nóminas es beneficioso para empresas de todos los tamaños, porque se rentabiliza gracias al ahorro de costes laborales o de subcontratación de funciones. Es una inversión con un ROI rápido, que permite dedicar las horas de trabajo a aquellas funciones que aporten un valor añadido a la compañía.
La rentabilidad a medio y largo plazo es una de las razones por las que cada vez más empresas apuestan por soluciones digitales avanzadas a la hora de confeccionar nóminas y gestionar los recursos humanos. Su implementación contribuye al crecimiento y a la competitividad de las compañías.
El software de gestión de RR.HH. de SAP es una herramienta completa que simplifica los procesos internos. Gracias a su sencilla interfaz, la curva de aprendizaje es rápida, a la vez que el diseño modular permite construir una solución a medida de las necesidades de cada empresa.
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