Pandemian jälkeinen liikematkustus vaatii päivitetyt pelisäännöt – Viisi vinkkiä liikematkustuskäytäntöjen uudistamiseen

Vaikka koronapandemia pitää osaa maailmasta vielä tiukasti otteessaan, alkavat rokotetilanteen kehittyessä katseet kääntyä jo varovaisesti pandemian jälkeiseen aikakauteen ja liikematkustuksen lisääntymiseen. Liikematkustuksen uusi alku vaatii yrityksiä tuulettamaan tomut pandemiaa edeltävistä liikematkustuskäytännöistä ja rikastamaan ne uusilla pelisäännöillä ja työkaluilla.

”On selvää, että liikematkustuskäytännöt eivät tule enää olemaan samanlaisia, kuin mitä ne ennen vuotta 2020 olivat. Käytäntöjen päivittäminen on järkevää tehdä nyt, kun matkustaminen ei ole vielä isossa mittakaavassa alkanut”, kertoo SAP Concurin Pohjoismaiden liiketoiminnan kehityksestä vastaava johtaja Nina Ruokonen.

Vuosi sitten keväällä monissa yrityksissä uskottiin, että koronakriisi muodostaa muutaman kuukauden kuprun yritysten toimintaan, ja tilanne normalisoituisi pian. Vuoden mittaan kuitenkin on ymmärretty, että koronavirus pysyy kutsumattomana vieraana vielä pitkään ja sen oikkuihin on sopeuduttava. Ruokonen mainitseekin tärkeimmäksi kuntoon laitettavaksi asiaksi varautumisen erilaisiin skenaarioihin.

”Koronan myötä lukuisissa organisaatioissa havahduttiin sisäisten prosessien puutteellisuuteen, mikä näkyi erityisesti suunnittelemattomuudessa poikkeustilanteen edessä. Olemme nyt kantapään kautta oppineet, että mitä tahansa voi tapahtua. Varautuminen erilaisiin skenaarioihin kannattaa ehdottomasti”, Ruokonen jatkaa.

Konkreettinen keino on kehittää eri skenaarioiden varalle taktiset suunnitelmat, jotka otetaan tarvittaessa käyttöön poikkeustilanteissa, jos liikematkustajien turvallisuus ja hyvinvointi on uhattuna. Tällaisia poikkeustilanteita ovat esimerkiksi luonnonkatastrofit tai äkilliset, poliittisten tilanteiden kuumentumiset.

”Suunnitelmia on keskeistä laajentaa koskemaan myös päätöksentekoa ja protokollia erilaisissa tilanteissa. Käytäntöjä on helppo happotestata erilaisia kysymyksiä esittämällä”, Ruokonen vinkkaa.

Jos poikkeustilanne on vähemmän vakava, mihin toimiin olisi ryhdyttävä? Kuka on vastuussa matkanjärjestelyistä kriisin aikana? Jos työntekijän matkasuunnitelmia ei pystytä välittömästi muuttamaan, mitä työntekijöiden tulee tehdä pysyäkseen turvassa? Kuka hyväksyy poikkeukselliset kustannukset epätavallisessa tilanteessa?

Ruokonen kannustaa määrittelemään työntekijöiden matkustuskäytännöille tarkat suositukset erilaisia skenaarioita varten. Suositusten avulla työntekijät muun muassa hahmottavat, kuka saa matkustaa poikkeustilanteessa, minne matkustaminen on sallittua ja mistä syistä matkustaminen on suotavaa.

Matkustuskäytäntöjen ajantasaisuus on tärkeää, mutta vähintään yhtä tärkeää on niistä viestiminen työntekijöille säännöllisesti. Ruokonen haluaa korostaa myös viestinnän merkitystä matkustuskäytäntöjen ja niihin liittyvien muutosten läpiviennissä.

”Työntekijöitä tulee kannustaa avoimuuteen omien matkasuunnitelmiensa ja sovittujen matkanvarauspalveluiden käytön osalta. Tämä varmistetaan viestimällä selkeästi, mitä käytäntöjä yritys odottaa matkustavilta työntekijöiltään. Viimeinen vuosi on osoittanut, miten keskeistä on, että yritykset pysyvät kartalla työntekijöidensä matkustamisesta, jotta ne kykenevät reagoimaan ripeästi hätätilanteiden sattuessa”, Ruokonen huomauttaa.

Yhtenä tekijänä matkustuskäytäntöjen onnistuneessa päivittämisessä Ruokonen mainitsee helppouden huomioimisen. Teknologiset ratkaisut, kuten erilaiset digitaaliset työkalut, automatisoidut palvelut sekä erilaiset mobiilisovellukset ovat osoittautuneet erityisen hyödyllisiksi matkustaville ja etätyötä tekeville työntekijöille. Matkasuunnitelmien muutosten tekeminen ja kulujen kirjaaminen onnistuu teknologian avulla lennossa, mikä poistaa yhden aikaa vievän tehtävän työntekijöiden tehtävälistalta.

Koronapandemia on tuonut uudenlaista konkretiaa yritysten arvokeskusteluihin. Ruokonen kannustaa pohtimaan omien työntekijöiden arvoja sekä liikematkustamisen globaalia vaikutusta ja pohtimaan näiden heijastumaa yrityksen liikematkustuskäytäntöihin ja omaan arvomaailmaan.

”Vaikka kestävä matkustaminen ei olekaan useimpien yritysten kärkihankkeina tällä hetkellä, on hyvä muistaa, että kestävät valinnat arjessa ja työssä ovat keskeisiä milleniaaleille sekä nuoremmalle Z-sukupolvelle, jotka yhteenlaskettuna muodostavat jo lähes 60 % maailman työvoimasta. Koronapandemia on lisäksi saanut monet pohtimaan, mitkä asiat elämässä ovat aidosti merkityksellisiä. Nyt viimeistään olisi saman pohdinnan paikka myös yritysten arvokeskustelussa”, Ruokonen päättää.

Nina Ruokosen 5 vinkkiä liikematkustuskäytäntöjen päivittämiseen

  1. Vältä yllätykset varautumalla erilaisiin skenaarioihin:Luo matkustuskäytäntöihisi selkeät ohjeet erilaisia skenaarioita varten. Tämä auttaa valmistautumaan yllättäviin tilanteisiin, mutta myös nopeuttamaan ja tehostamaan sisäistä viestintää.
  2. Määrittele tarkat suositukset työntekijöille:Laadi tarkat suositukset työntekijöille eri skenaarioihin. Määrittele kuka saa matkustaa, minne ja mistä syistä kussakin tilanteessa.
  3. Viesti käytännöistä säännöllisesti ja kannusta työntekijöitä tekemään samoin:On keskeistä viestiä yrityksesi matkustuskäytännöistä henkilöstölle säännöllisesti. Laadi lisäksi ohjeistus työntekijöille matkanjärjestelyjen tekemisestä – tämä voi merkittävästi vaikuttaa yrityksesi kykyyn toimia nopeasti hätätilanteissa.
  4. Muista helppous:Harkitse erilaisiin mobiiliystävällisiin teknologioihin panostamista osana yrityksesi liikematkustuskäytäntöjä helpottamaan työntekijöiden arkea.
  5. Pohdi työntekijöidesi arvoja ja yrityksesi globaalia vaikutusta:Mieti, mitä muita positiivisia vaikutuksia yrityksesi liikematkustuskäytännöillä voidaan saavuttaa rahallisten säästöjen lisäksi.

Nina Ruokonen
SAP Concur, Pohjoismaat
Liiketoiminnan kehityksestä vastaava johtaja

Näkökulmakirjoitus julkaistiin alun perin Ikkunapaikassa.