Personalabrechnung – langweilige Angelegenheit oder Geschäftschance?

Die Entgeltabrechnung stellt für den Erfolg eines Unternehmens eine entscheidende Größe dar. Zu den grundlegenden Erwartungen der Mitarbeiter zählt eine faire, genaue und termingerechte Bezahlung. Korrekte Gehaltsabrechnungen helfen vielleicht nicht, Mitarbeiter für sich zu gewinnen, doch fehlerhafte Abrechnungen können schnell die gesamte Organisation ins Wanken bringen.

Auf Social-Media-Plattformen können die Mitarbeiter sofort ihre Unzufriedenheit kundtun. Sie können mit rechtlichen Schritten drohen oder sich auf die Suche nach einem neuen Arbeitgeber machen. Regulierungsbehörden und Medien können jede Andeutung eines möglichen Verstoßes verfolgen und Meldungen dazu verbreiten.

Während in Bezug auf die beängstigenden Aspekte der Personalabrechnung eine breite Übereinstimmung besteht, bekäme man auf die Frage, wie Payroll zur digitalen Transformation eines Unternehmens beitragen kann, nur Schulterzucken als Antwort. Eine Gehaltsabrechnung ist lediglich eine Dienstleistung. Sie sollte kostengünstig und gesetzeskonform sein. Und abgesehen davon ist Lohnbuchhaltung langweilig. Aber ist sie das wirklich?

Die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist eine sehr komplexe und oft mühsame Aufgabe. Moderne Cloud-Technologie in Verbindung mit der Kenntnis der rechtlichen Vorschriften rund um die Welt, öffnen das Tor zu einer Welt voller Innovationen. Die Entgeltabrechnung ist reif für tiefgreifende Veränderungen. Vor allem in den folgenden drei Bereichen könnte sich vieles ändern.

Die Arbeit in der Lohnbuchhaltung erleichtern

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ist die größte Quelle der Verunsicherung. Die enorme Vielfalt und Unberechenbarkeit regionaler Vorschriften können jedes Unternehmen überfordern. Und dieses Problem wird nicht einfach so verschwinden. Es wird wahrscheinlich noch schlimmer werden, denn Jahr für Jahr steigt die Zahl der Gesetzesänderungen. Die zunehmende Komplexität hat dazu geführt, dass in vielen Ländern elektronisches Echtzeit-Reporting eingeführt wird, um die Zusammenarbeit mit Regierungsbehörden zu erleichtern. Aber die Frage lautet: Wer soll sich mit all dem auseinandersetzen?

SAP vertritt seit jeher den Standpunkt, dass der Aufwand für den Kunden so gering wie möglich sein sollte, damit er sich ganz auf sein Geschäft konzentrieren kann. Deshalb sorgt SAP dafür, dass die Software gesetzeskonform ist. Seit mehr als drei Jahrzehnten investiert SAP in diesem Bereich und unterhält ein globales Netzwerk von Lokalisierungsexperten, die jeweils in ihrem Land mit Kunden, Partnern und Gesetzgebern zusammenarbeiten.

Das Engagement von SAP im Bereich Global Legal Compliance ist sicherlich einzigartig und die Ambitionen für die Zukunft der Gehaltsabrechnung sind noch weitaus größer. SAP möchte von den Zeiten Abschied nehmen, in denen IT-Mitarbeiter die Weihnachtsfeiertage im Büro verbringen müssen, um kurz vor dem Jahreswechsel noch Gesetzesänderungen im System einzupflegen, die Konfiguration anzupassen und Regressionstests durchzuführen. Das Ziel von SAP ist es, mithilfe von Cloud-Technologie die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zu automatisieren. Denn der beste Gehaltsabrechnungslauf ist einer, den man nicht sehen kann.

Also, wie kann Cloud-Technologie dieses Vorhaben unterstützen?

Traditionelle Softwaresysteme basieren auf einer monolithischen Architektur. Vorstellen kann man sich dies wie einen Teller Spaghetti. Zieht man an einer Nudel, sieht man die Auswirkung an einer ganz anderen Stelle im Spaghettigewirr. Ähnlich verhält es sich bei einem Gehaltsabrechnungssystem. Wird in einer Ecke eine gesetzliche Änderung eingegeben, ist es erforderlich, das gesamte System zu testen, um sicherzustellen, dass es nicht zu unerwünschten Nebeneffekten kommt. Der Schlüssel zur Automatisierung liegt in der Modularisierung der Architektur. Beschränkt man die Auswirkungen auf ein Modul, kann man eine gesetzliche Änderung implementieren ohne Nebeneffekte zu riskieren. Um bei der Nudel-Metapher zu bleiben: Cloud-native Softwareentwicklung bedeutet, Spaghetti zu Ravioli weiterzuentwickeln.

Den Nutzen aufdecken – Echtzeit-Abrechnung im intelligenten Unternehmen

Durch Automatisierung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften lassen sich Kosten drastisch senken und die Risiken der Nichteinhaltung werden minimiert. Und wie ist der Stand der Digitalisierung im Kontext der Gehaltsabrechnung? Ist Digitalisierung hier nur ein Modewort?

Die Gehaltsabrechnung sollte nicht als separate Anwendung gesehen werden, sondern als integraler Bestandteil des Personal- und Finanzwesens. Wenn all diese Anwendungen in Echtzeit miteinander kommunizieren, eröffnet sich eine Welt neuer, wertvoller Einblicke – für das Unternehmen und für seine Mitarbeiter.

Bei finanziellen Verhandlungen mit Gewerkschaften können Modellierungstools zum Einsatz kommen. Unternehmen können ihre Pakete vergleichen – einschließlich Gesamtvergütung und Zeitwirtschaft – und erkennen, wie diese sich auf Steuern und Sozialabgaben auswirken.

Jedes HR-Ereignis, von der Zeiterfassung eines Mitarbeiters über eine Änderung des Familienstands bis hin zu einer Gehaltserhöhung oder einem Einmalbonus – kann sofort eine Neuberechnung auslösen. So ist die Gehaltsabrechnung stets aktuell. Damit werden Personalabrechnungsabteilungen von der Last der Batch-basierten Zyklen befreit. Ein Einfrieren des Systems zur Pflege der Stammdaten ist nicht mehr notwendig. Die stressige, arbeitsintensive Bereinigung von Payroll-Daten entfällt. Es gibt keine bösen Überraschungen mehr. Personalkostenschätzungen gehören der Vergangenheit an. Das Finanzwesen kann jederzeit mit dem Ist-Wert arbeiten. Wie die Mitarbeiter bezahlt werden – monatlich, täglich oder per Self-Service – wird nicht mehr durch Systemeinschränkungen bestimmt. Sich stärker von den Wettbewerbern auf dem Arbeitsmarkt abzuheben wird eine geschäftliche Entscheidung des Arbeitgebers sein.

Gehaltsabrechnung, die Spaß macht – unterhaltsam und interaktiv

Und was haben die Mitarbeiter davon? Für die meisten Mitarbeiter ist Payroll nur eine Blackbox, die unverständliche Informationen erzeugt. Ein gutes Maß für die Verwirrung, die durch Gehaltsabrechnungen entsteht, ist die Zahl der Dilbert-Comics zu diesem Thema. Ein weiteres, nicht ganz so unterhaltsames Maß ist die große Zahl der Servicetickets, die Mitarbeiter täglich anlegen, weil sie ihre Gehaltsabrechnung nicht verstehen.

Wäre es nicht schön, wenn wir mit unserer Gehaltsabrechnung sprechen könnten und sie uns gleich die richtige Antwort geben würde? Ein digitaler Assistent hätte Antworten auf diese Fragen:

  • „Warum ist mein Rentenversicherungsbeitrag diesen Monat niedriger?“
  • „Wo ist die Vergütung meiner Überstunden?“
  • „Wie viel würde ich zusätzlich bekommen, wenn ich die Nachtschicht meines Kollegen übernehmen würde?“
  • „Wie wirkt sich dieser Firmenwagen auf mein Nettogehalt aus?“

In Zukunft wird es spannend. Moderne Cloud-Technologie wird nicht nur helfen, das Erstellen von Gehaltsabrechnungen zu erleichtern. Mit einer Echtzeit-Abrechnung in einem intelligenten Unternehmen werden sich auch Anwendererlebnis und Unternehmensleistung verbessern lassen.


Einen Einblick in die neuesten Trends im Bereich Human Capital Management bietet der Deloitte-Bericht 2018 Global Human Capital Trends. Darin ist auch beschrieben, wie Unternehmen intelligente Technologien nutzen können, um ihre Mitarbeiter in die Zukunft zu führen.


Dr. Daniela Lange ist Vice President des Bereichs Product Management for Payroll, Time, and Total Rewards bei SAP.