Rohrer: die Vorteile der Cloud nutzen

Die IT-Abteilung von Rohrer ist überzeugt – der Weg zu SAP S/4HANA Cloud lohnt sich. Nach einigen Wochen Einarbeitung konnte der Industrieservices-Anbieter bereits die erste Rechnung buchen. Doch falsche Erwartungen sind als Anwender fehl am Platz.

„Aktuell sind wir etwas besorgt, ob wir in den verbleibenden Wochen der sehr kurzen Implementierungszeit von nur drei Monaten noch die letzten Probleme lösen können“, sagt Franz Wohlscheiber offen. Als Head of IT beim Industrieservices-Anbieter Rohrer managt er die technologische Seite des Wechsels zu SAP S/4HANA Cloud. Wohlscheiber fokussiert sich aber nicht nur auf Schnittstellen, Tools und Oberflächen, sondern auch auf die Bedürfnisse von Sachbearbeitern und Geschäftsleitung. Die Migration betrifft das gesamte Unternehmen. Und so beobachten die Fachbereiche dieselben Probleme wie er: In die neuen Oberflächen und die stark standardisierten Prozesse muss man sich erst einarbeiten. Aus Sicht des IT-Leiters heißt das: „Die Cloud ist eben kein fertiges System.“

Wohlscheibers Tipp an andere Unternehmen lautet daher: „Lassen Sie sich vom Dienstleister während des Auswahlprozesses möglichst viel zeigen!“ Zum Beispiel die Kundenabrechnung. Die Firma Rohrer reinigt und repariert große Tanks und plant komplette Anlagenstillstände. Das hat unter anderem viel mit Gerüstbau zu tun. „Im Gerüstbau gibt es keine Standards“, erklärt Wohlscheiber. Mit jedem Kunden wird individuell abgerechnet. Im Rückblick wäre es besser gewesen, den kompletten Ablauf einer Abrechnung trocken durchzuspielen. Denn in der Praxis hat es Wochen gedauert, bis Rohrer die erste Rechnung automatisiert vom aktuellen System über die Schnittstelle im SAP erstellen und buchen konnte. Dafür musste der externe Partner S&T, SAP-Goldpartner, viele Parameter setzen.

Kurze Kommunikationswegen führen schneller zu SAP S/4HANA Cloud

Dennoch ist Wohlscheiber von der Cloud überzeugt. Die derzeitigen Eingewöhnungsschwierigkeiten der Nutzer löst er mit Schulungen und setzt, wie Projektleiter Michael Friess und die Controlling-Leiterin Maria Mitteregger, auf Kommunikation. Grundsätzlich haben die Angestellten bei Rohrer zwar die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Doch gerade jetzt während der System-Umstellung sind alle im Büro im steirischen Niklasdorf. „Die Wege sind kurz und wir halten das sehr informell“, beobachtet der IT-Leiter. „Gibt es Probleme, setzen wir uns zusammen.“ Mit den Projekt-Kollegen von S&T, die bei den Schulungen unterstützen, läuft die Kommunikation vielfach über Skype. Werden die Fragestellungen komplexer, kommen die Wiener persönlich nach Niklasdorf.

Die Pluspunkte der Cloud sieht Wohlscheiber ganz nüchtern. Das 1975 gegründete Familienunternehmen wächst und wächst. Die Anforderungen der Kunden – Konzerne wie BASF und Shell, voestalpine und die OMV – sind hoch: Sie erwarten heute, dass Rohrer seine Leistungsdaten in die eigenen SAP-Systeme einspielen kann. Das heißt für Wohlscheiber: „Ohne die Cloud hätte ich personell aufstocken müssen. Und bei dem aktuellen Fachkräftemangel bekomme ich die Leute nicht.“ So aber kann er sich den aufwändigen Betrieb von Server-Infrastrukturen ersparen. Hinzu kommt: Der IT-Chef will möglichst viele SAP-Funktionalitäten nutzen können, ohne sein IT-Team mit dem Management der Updates belasten zu müssen.

Zentraler Ansprechpartner gewünscht

Michael Perfler von S&T, der eng mit Wohlscheiber zusammenarbeitet, unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei Ansätzen, nämlich „Run the Business“ und „Win the Business“. Bei Rohrer heißt das: betrieben wird das Business mit Standardprozessen in S/4HANA Cloud. Das sind FiBu und Controlling sowie Einkauf und Verkauf. Gewonnen wird das Business mit Speziallösungen, die über Schnittstellen an die Cloud angebunden werden, in diesem Fall eine Individuallösung, die Wohlscheiber über einen Zeitraum von gut zehn Jahren aufgebaut hat. „Dieses hauseigene System sind die Angestellten natürlich gewohnt, und da ist alles gecustomized“, sagt der Head of IT. Da ist die Umstellung auf die „starre Cloud“, wie es etwa die Controlling-Chefin Maria Mitteregger ausdrückt, groß. Eines ist beiden Lösungen gemein: sie sind webbasiert und mittels Browser zugänglich.

Bei der Wahl des Cloud-Anbieters stand die Rohrer-Group vor der Herausforderung, für alle 45 Standorte in 14 Ländern übergreifend zu denken. Neben SAP war Microsoft im Gespräch. „Aber da hätten wir keinen zentralen Ansprechpartner gehabt“, sagt Wohlscheiber. „Wir hätten also ständig die verschiedenen Divisions zusammenflicken müssen.“ Als Support bei der Umsetzung entschied man sich für S&T. Der Gold-zertifizierter Dienstleister ist das einzige Unternehmen in Österreich, das die komplette Abdeckung und flexible Erweiterbarkeit des SAP-Cloud-ERP-Portfolios aus einer Hand anbietet. Zudem ist bei S&T das gesamte Team Cloud-zertifiziert.

Am ersten April, mit dem neuen Geschäftsjahr, soll SAP S/4HANA Cloud in Österreich live gehen. Die weiteren Standorte folgen in halbjährlichem Rhythmus. Trotz der Anfangsschwierigkeiten würde sich Wohlscheiber wieder für die Cloud aussprechen. Er sagt: „Man darf aber keine falschen Erwartungen haben!“