Rohrer: Inmitten der Lernkurve von on premise zur Cloud

Die Testphase läuft, die ersten Standorte des Industrieservices-Anbieter Rohrer werden auf das Go Live der SAP S/4HANA Cloud vorbereitet. Zeit für ein erstes Zwischenfazit von Projektleiter Michael Friess. Es lautet: „Wir haben die Länge der Lernkurve von on premise auf die Cloud unterschätzt.“

Ob im steirischen Niklasdorf, in Wien oder in Linz: Die Uhren ticken dieser Tage lauter an einigen Standorten der Rohrer Group. Der Anbieter von Industrieservices migriert auf die SAP S/4HANA Cloud. Zum ersten April soll die Lösung an den ersten Standorten des international tätigen Unternehmens live gehen. „Seit Januar sind wir in der Realisierungsphase, jetzt wird das Projekt final aufgesetzt“, sagt Business Developer Michael Friess. Er leitet das Projekt und hat ein Kernteam aus rund zehn Vertretern von Geschäftsleitung, Fachbereichen, IT und dem externen für die Cloud zertifizierten SAP Gold-Partner S&T gebildet.

IT-seitig laufen momentan Tests, Set-up-Fehler werden ausgemerzt. Was die Mitarbeiter angeht, so kümmert sich Friess um Schulungen für die Kollegen aus FiBu und Controlling, Materialwirtschaft und Projektabteilung. Rohrer schiebt die Standardprozesse aus FiCo sowie Logistik in die Cloud, das selbstentwickelte ERP-System mit dem industrieszpezifischen Know-How bleibt wie bisher on premise. „Die Schulungen der Key-User finden idealerweise am Arbeitsplatz im Alltag der Mitarbeiter statt, die anderen End-User werden in Gruppen von bis zu zwölf Teilnehmern geschult“, sagt Friess. Ihm ist wichtig, dass den Kollegen nicht nur Fachkenntnisse vermittelt werden, sondern auch Bewusstsein für den Change.

Denn seine erste „Lesson learned“ formuliert der Projektleiter so: „Wir haben die Länge der Lernkurve von on premise auf die Cloud unterschätzt.“ Das hohe Maß an Standardisierung in der Cloud habe mancher nicht erwartet. „Wir kompensieren das mit viel persönlichem Einsatz“, berichtet Friess. „Großes Kompliment an das Team!“

Cloud ERP: Kontinuierliche Entwicklung statt starrer Systemlandschaft

Die Entscheidung für oder gegen die Cloud hat die Rohrer Group gründlich durchdacht. Dafür sprach zum einen, „dass unser Kerngeschäft nicht darin besteht, eigene Server zu betreiben“, wie Friess sagt. Zum anderen setzt er auf die Chance einer kontinuierlichen Entwicklung. Eine starre Systemlandschaft, „von der man hofft, möglichst lang damit arbeiten zu können“, ist für ihn kaum eine Alternative. Michael Perfler, Business Unit Manager vom externen Partner S&T, schätzt an der SAP S/4HANA Cloud die vierteljährlichen Updates und Funktionserweiterungen. Das erspare den Anwendern, so die Erwartungshaltung, alle paar Jahre ein Mammut-Upgrade-Projekt stemmen zu müssen. Projektleiter Friess weiß aber auch: „Der Wechsel in die Cloud kann schon Auswirkungen auf ein Unternehmen haben. So etwas muss eine Organisation auch erstmal aushalten.“ Da sind gute Vorbereitung und Change-Management wichtig.

Sein Schmierstoff für gutes Gelingen lautet Kommunikation. In seinem Team soll sich jeder mit seinen Ideen und Vorschlägen verstanden fühlen. Die Motivation, die er bei seinen Leuten beobachtet, erzeugt Friess über ein Wir-Gefühl. „Bevor wir das Projekt gestartet haben, saßen alle Stakeholder zusammen und haben ein gemeinsames Bild entworfen“, sagt der Projektleiter. Dieses Bild skizziert die Antwort auf die Frage: „Wo wollen wir hin?“ Und die Antworten auf diese Frage sind unterschiedlich. Während das Controlling in erster Linie auf ein einheitliches Reporting über die insgesamt 45 Standorte der Rohrer Group abzielt, geht es der IT darum, technologische Innovationen zu nutzen. Der Firmengründer selbst, Johann Rohrer, betrachtet die Migration schlicht als „Notwendigkeit.“ Die Rohrer Group reinigt sowie repariert Tanks und plant ganze Anlagenstillstände für Kunden wie Shell und BASF, voestalpine und die OMV. Diese Konzerne nutzen selbst SAP und verlangen heute auch eine enge Vernetzung der jeweiligen IT-Systeme.

Erster Meilenstein der Cloud-Migration

Bei der operativen Umsetzung des Migrationsprojektes muss Friess konkrete Ziele definieren, Termine planen, Geschäftsprozesse anpassen und manche Abläufe neu gestalten. „Ich muss auch Verantwortung an die Mitarbeiter abgeben können, ich kann mich auch nicht in jedes Detail verstricken lassen“, weiß der Business Developer. Er bringt rund 25 Jahre Berufserfahrung aus dem Projektgeschäft mit. Sein Fazit: „Zum Erfolg wird ein Projekt erst dann, wenn es das Unternehmen wirtschaftlich unterstützt – und, wenn die Anwender die neue Lösung als praktikabel einschätzen und in ihren Arbeitsalltag integrieren.“

„Ich muss auch Verantwortung an die Mitarbeiter abgeben können.“ (Michael Friess, Projektleiter bei Rohrer)

Das Go Live der SAP S/4HANA Cloud zum April, geplant für Österreich, gilt als der erste Meilenstein. Läuft alles nach Plan, wird die Lösung in halbjährlichem Abstand in den anderen der insgesamt 14 Länder ausgerollt, in denen Rohrer vertreten ist. „Unser kaufmännischer Geschäftsführer in Deutschland profitiert davon“, schmunzelt Friess. Deutschland ist als nächstes dran und wird die Fehler verhindern können, die jetzt aufgedeckt werden. Die Uhr tickt bereits.