Beschaffungsmitarbeiter als Fürsprecher für SAP Ariba

Wünsche? Fragen? Bei Viacom standen die Mitarbeiter der Beschaffung im Mittelpunkt, als auf SAP Ariba umgestellt wurde.

Viacom ist ein Unternehmen der Unterhaltungsindustrie mit internationalem Portfolio renommierter Marken. Hier kann jeder Mitarbeiter zum Einkäufer von Waren und Dienstleistungen werden. Deshalb wollte Viacom für die Mitarbeiter ein Einkaufserlebnis (Experience Management, XM) nach Art von Amazon  schaffen. Immerhin managen sie Ausgaben in Höhe von über sechs Milliarden US-Dollar pro Jahr in 180 Ländern.

Kürzlich erzählte Emily Amone, Vice President of Finance Operations bei Viacom, auf der SAP Ariba Live, wie das Unternehmen SAP Ariba für die Bestellabwicklung eingeführt hat. „Wir wollten unseren Mitarbeitern dasselbe Einkaufserlebnis bieten, das sie auch im Privatleben genießen“, erklärte Amone. „Wir machen Unterhaltung … Alle, die unser Gebäude betreten, erschaffen das, was wir verkaufen und was im Fernsehen läuft … Es war wirklich wichtig, unsere Mitarbeiter darin zu schulen, die Leistungen selbständig zu erbringen, […] und zu berücksichtigen, dass sie intuitiv lernen möchten […] und wie sie angesprochen werden wollen. So ist es zur Entwicklung des Programms gekommen.“

Intuitives Lernen in der Beschaffung mit SAP Ariba

Bei der Umstellung auf SAP Ariba waren sowohl Änderungsmanagement als auch operative Bereitschaft gefragt. Das Team förderte zunächst 125 Problempunkte im Beschaffungsprozess zutage, auch Procure-to-Pay genannt. Dazu hat es Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen und Markenbereichen weltweit ermutigt, offen Feedback zu geben.

„Leute, die mit dem Finanzwesen nichts zu tun haben, wurden gebeten, Bestellanforderungen anzulegen, was sie nie zuvor getan hatten“, erklärte Amone. „Wir wollten, dass sie ganz ehrlich waren. Wir entwickelten eine Erfahrungs-Roadmap nach Personas sowie einen Fahrplan nach dem Motto ‚Ein Tag im Leben‘, um aufzuzeigen, wie Personas mit dem Beschaffungsprozess interagieren … Wir wollten wissen, wie Endanwender zu dem neuen Erlebnis stehen. Dann fielen uns alle möglichen Lösungen ein.“

Die nächste Weiterentwicklung mit SAP Ariba war Source-to-Pay für die Abwicklung des gesamten Prozesses von der Bezugsquellenfindung bis zur Bezahlung. Bestellanforderungen konnten nun mit Verträgen verknüpft und Ausgaben im Rahmen von ausgehandelten Vereinbarungen getätigt werden. Das System wird ständig in dem Maße aktualisiert, wie das Unternehmen Kataloge zum begleiteten Einkauf hinzufügt und Verträge aushandelt.

„Mit SAP Ariba können wir Bestellanforderungen für verschiedene Kategorien an die für die globale Beschaffung zuständige Gruppe weiterleiten. Damit ist sichergestellt, dass dort auf ausgehandelte Verträge zurückgegriffen wird bzw. der Einkauf anhand von festgelegten Katalogen getätigt wird“, erklärte Sue Muller, Vice President of Global Procurement Operations Center bei Viacom. „Wir haben unser Team für die globale Beschaffung aufgestockt, sodass wir daran arbeiten können, die Verträge ins System einzupflegen, um die Konformität mit den Bestellanforderungen sicherzustellen.“

Während der stufenweisen globalen Einführung der SAP-Ariba-Software legte das Projektteam immer größten Wert auf die Vorteile für die Endanwender. Dazu gehörte ein besseres One-Stop-Shopping-Erlebnis. „Unsere Mitarbeiter wollen sich an die Vorgaben halten, und diese [Plattform] führt sie zum richtigen Katalog und Vertrag. So finden sie ganz einfach, was sie suchen“, führte Amone aus.

Schulung von Mitarbeitern zu Fürsprechern im Einkauf

Amone würdigte das durchdachte Gesamtkonzept des Unternehmens im Hinblick auf operative Bereitschaft und Änderungsmanagement zur Erreichung von Projektzielen. Dazu gehörte ein sogenanntes „Toolkit“ für die Kommunikation. Dies umfasste auch die Roadshows, um die Erwartungen betroffener Mitarbeiter in Erfahrung zu bringen. Wichtige Faktoren für den Erfolg des Projekts waren die aktive Beteiligung der Führungsetage sowie praktische Tests und Schulungen, kombiniert mit fortlaufender persönlicher Unterstützung vor Ort.

„Die Leute wussten, was auf sie zukam, und das hat viel zur Akzeptanz beigetragen“, betonte Amone. „Wir erklärten den Mitarbeitern, dass sie davon profitieren würden. Dass dies nichts sein würde, was ihnen aufgedrückt würde, sondern zu ihrem Besten sein würde …Wir wählten Personen aus verschiedenen Bereichen aus und schulten sie so, dass sie ihrerseits andere schulen können. Außerdem nehmen sie an den Benutzertests teil … Sie sind also umfassend vorbereitet […] und können zu Fürsprechern werden.“