Lieferantenregress bei öffentlichen Verkehrsbetrieben

Sind komplexe Maschinen beschädigt, ist oft nicht klar, ob bei einzelnen Teilen oder der gesamten Anlage noch Anspruch auf Gewährleistung oder eine Garantie bestehen. Das ändert sich mit einer Lösung von SAP Consulting, die kürzlich in einem Projekt für die öffentlichen Verkehrsbetriebe im US-amerikanischen Houston eingeführt wurde.

Knapp 60 Millionen Fahrten mit dem Bus und knapp 20 Millionen mit der Bahn: Die Fahrzeuge der Metropolitan Transit Authority of Harris County, auch Houston METRO genannt, aus dem US-amerikanischen Houston sind viel unterwegs. Wartungen und Reparaturen gehören zum Alltag des Unternehmens, das für das laufende Jahr einen Umsatz von 759 Millionen US-Dollar (698 Millionen Euro) erwartet.

Die Herausforderung: Muss beispielsweise das Getriebe eines Busses ausgewechselt werden, ist es nötig, dass der Mechaniker weiß, ob dieses Bauteil noch unter die Gewährleistung oder Garantie fällt und vom Lieferanten ersetzt werden muss. „Dann muss das Bauteil in der Regel zur Prüfung zum Lieferanten geschickt werden“, erläutert Clemens Paulus, Berater bei SAP Consulting.

Geschieht dies nicht, entfällt auch der Anspruch auf Ersatz. Anderes Beispiel: Der Motor eines Fahrzeugs musste vor einiger Zeit ersetzt werden. Ein neuer Motor ist seitdem im Fahrzeug im Einsatz. „Für die Garantie und die Gewährleistung läuft nun eine andere Uhr“, sagt Paulus. „Beide Szenarien lassen sich bisher nur mit erheblichem manuellen Aufwand, mithilfe von Excel oder eigengebauten Softwarelösungen, bewerkstelligen.“

Garantien und Gewährleistungen: Zusatzlösung für Lieferantenregress gegenüber Lieferanten

Seit Februar diesen Jahres ist bei Houston METRO nun eine neue Lösung im Einsatz. Sie ersetzt die ehemalige, kundeneigene Lösung und ergänzt die Standardlösung von SAP, das Warranty Management, um die notwendigen Funktionen. Wenn sich ein Mechaniker nun an das Fahrzeug begibt, lässt sich in einem Zuge überprüfen, ob Bus oder Bauteil unter die Garantie oder Gewährleistung fallen und ob es sich gar um ein schon mal ausgewechseltes Bauteil handelt, für das vielleicht im Gegensatz zu anderen Bauteilen im Bus noch Regressansprüche bestehen. Mit der Lösung „Expresseinführung für Lieferantenregress“ lassen sich Objekte und Komponenten im Zusammenspiel überprüfen, also etwa das Fahrzeug zusammen mit einem spezifischen Bauteil.

Die Standardlösung kann zwar mit „Mustergarantien“ für einzelne Komponenten oder Objekte umgehen, erkennt aber nicht deren Beziehung zueinander. „Dafür haben wir Hierarchien und eine neue Struktur geschaffen“, sagt Paulus. In einer Art virtuellen Abbildung ist die Hierarchie der technischen Plätze mit festen Teilen wie einem Windrad oder einem Kraftwerk wie von einem beweglichen „Equipment“ wie Bussen oder einem Motor dargestellt. Kommt es zum Ersatz eines Bauteils, reicht es aus, in der Stückliste die neue Serialnummer einzutragen. Das System ist damit für den nächsten Wartungs- oder Schadensfall auf dem aktuellen Stand.

Die Vorteile der „Expresseinführung für Lieferantenregress“ auf einen Blick:

  1. Schneller Überblick, bei welchen Komponenten und Objekten ein Lieferantenregress möglich ist und sich ein finanzieller Ausgleich oder Ersatz einfordern lässt.
  2. Der Prozess, einen Regress zu starten, ist vereinfacht. Anträge und Forderungen an Lieferanten lassen sich automatisch stellen.
  3. Mechaniker, die mit Wartung und Reparatur betraut werden, erfahren schneller, ob einzelne Bauteile noch unter der Garantie oder Gewährleistung laufen.

Metro: Selbstgebaute Lösung bereits ersetzt

„Bisher nutzte unser Geschäftsbereich Busse eine stark angepasste, zerstückelte Lösung “, sagt Gretchen LeGalley von Houston METRO. Durch die fehlende Flexibilität und hohe Komplexität war es allerdings nicht möglich, diese Lösung auf anderen Geschäftsbereiche im Wartungs- und Reparaturumfeld anzuwenden, die SAP bisher noch nicht so ausgiebig nutzen.

Im April letzten Jahres entschied sich die Houston METRO, die selbstgebaute Lösung zur Gewährleistungsabwicklung durch eine einheitliche Standard-Lösung von SAP abzulösen. Bis Ende 2018 entstand die Lösung, die nun seit Februar 2019 im Bus-Sektor im Einsatz ist. „Das METRO IT Support Team plant die Lösung schon bald auch in einem weiteren Geschäftsbereich (*mit dem Schwerpunkt auf Straßenbahnen) einzusetzen“, sagt der IT Manager Sunil Pendse von Houston METRO.

Hierbei erwartet man mithilfe der Lösung Geld zu sparen, Reparaturkosten zu vermeiden und die Transparenz im Reklamationsprozess zu erhöhen. „In der Vergangenheit kam es immer wieder vor, dass wir gegenüber dem Lieferanten nicht in Regress gegangen sind, auch weil die Prozesse so umständlich waren“, führt LeGalley aus. Heute werden automatisch Anträge auf Erstattung der Kosten angelegt und die Forderung an die Lieferanten gesendet. Zudem ist es möglich, den Status der Bearbeitung jederzeit einzusehen.

Potenzial für Anlagen- und Maschinenbau

Nicht nur Verkehrsbetriebe wie die Houston METRO können potenziell von der Lösung zum Lieferantenregress profitieren. „Alle Unternehmen, die komplexe Maschinen und Anlagen im Einsatz haben, können sie einsetzen“, erläutert Paulus. Kraftwerke, Ölraffinerien oder externe Dienstleister, die die Wartung von Windrädern übernehmen, sieht Paulus als potenzielle Nutzer, denn aus dem Kontakt zu seinen Kunden weiß er, dass immer wieder Regressansprüche nicht einmal geprüft werden: „Hier bleibt Geld auf der Straße liegen.“