Mit externen Mitarbeitern in Krisenzeiten flexibel agieren

Durch die Corona-Pandemie entstehen völlig unvorhersehbare Bedarfsspitzen, die Unternehmen mit externen Mitarbeitern zu decken versuchen. Mehr denn je sind sie gefordert, flexibel zu agieren.

Das Gesundheitswesen, die Lebensmittelbranche, die Fertigungsindustrie, die Logistik und der Einzelhandel gehören zu den Branchen, die die Folgen der Pandemie am stärksten zu spüren bekommen und händeringend nach Arbeitskräften suchen, die schnell eingearbeitet werden können. Dabei gilt es, unzählige Herausforderungen zu bewältigen – von der Auffüllung der Regale in Supermärkten bis hin zur schnellen Umrüstung von Produktionsanlagen für die Herstellung von Schutzausrüstung.

Um mir ein genaueres Bild zu machen, habe ich mich nach einem virtuellen SAP-Ariba-Live-Event mit Arun Srinivasan unterhalten, dem General Manager von SAP Fieldglass. In der Session hatte sich Arun Srinivasan mit Lisa Zak über die aktuelle Situation ausgetauscht. Sie leitet den Bereich Indirect Supply Management for Human Resources (HR) and Contingent Labor beim SAP-Kunden Medtronic, einem Hersteller von medizinischen Produkten mit über 85.000 Mitarbeitern weltweit.

„Angebot und Nachfrage auf dem Weltmarkt sind komplett aus dem Gleichgewicht geraten und so dynamisch geworden, dass Praktiken, die noch vor einer Woche – mitunter noch vor wenigen Tagen oder Stunden – als normal galten, plötzlich keinen Bestand mehr haben“, erläutert Arun Srinivasan. „Unternehmen passen deshalb ihre Recruiting-Kanäle an, um möglichst schnell externe Mitarbeiter für die jeweiligen Bereiche zu finden und zugleich auch Risiken zu steuern. In bestimmten Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Einzelhandel sehen wir eine massive Zunahme der Aktivitäten in SAP Fieldglass.“

Krankenhäuser stellen dringend benötigte temporäre Pflegekräfte, Techniker sowie Mitarbeiter für die Notaufnahme und Ambulanz ein. Lebensmittelerzeuger benötigen zusätzliche Erntehelfer, Verpacker, Lagerarbeiter und Fahrer, um ihre Waren auszuliefern.

Weitreichende Folgen für das Personalmanagement

Die Kettenreaktionen infolge der Corona-Krise haben Angebot und Nachfrage von Arbeitskräften nahezu überall völlig durcheinandergewirbelt. Durch den Lockdown sind viele Mitarbeiter im Homeoffice, wo sie auf stabile Netzwerkverbindungen, zusätzliche IT-Geräte und sonstige Ausrüstung angewiesen sind – und natürlich auch Hilfestellung bei der Einrichtung dieser Geräte und kontinuierlichen Support benötigen. Die Luftfahrtindustrie liegt brach, weil Fluggesellschaften keine Urlauber mehr ans Reiseziel befördern. Doch auch hier unterstützen Millionen von Callcenter-Mitarbeitern, die ebenfalls im Homeoffice sind, im Ausland gestrandete Touristen und Urlauber, die nicht wissen, ob sie angesichts der zahlreichen Einschränkungen ihre geplante Reise antreten können.

In manchen Branchen stellt die Mobilität von Mitarbeitern Unternehmen, die ihre Belegschaft verstärken möchten, vor gewaltige Herausforderungen. So haben etwa Bund, Länder und Kommunen zum Teil unterschiedliche Maßnahmen zum Schutz vor der Ausbreitung des Corona-Virus getroffen. Bei der Suche nach externen Mitarbeitern sind Unternehmen aufgrund der Reisebeschränkungen deshalb möglicherweise gezwungen, um Arbeitskräfte auf lokalen, kleineren Märkten zu konkurrieren. Auch bei Reisen müssen die Gesundheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter im Vordergrund stehen.

„Unsere Kunden möchten sicherstellen, dass sie keine Risiken eingehen und die Wege ihrer externen Mitarbeiter genau nachverfolgen können“, erklärt Arun Srinivasan. „Bevor diese Mitarbeiter ihre Arbeit aufnehmen und jeweils nach Einsätzen an einem anderen Arbeitsort möchten die Unternehmen Gesundheitschecks durchführen, um die Gesundheit und Sicherheit der übrigen Belegschaft zu gewährleisten. Für Unternehmen ist es wichtig, jederzeit über eine ganzheitliche Sicht der Personalausgaben zu verfügen, um schnell reagieren und präzise planen zu können.“

Die Kommunikation während dieser Krise ist entscheidend. Dies gilt auch für die Kommunikation mit externen Mitarbeitern und Dienstleistern, auf die laut einer von Oxford Economics vor der Pandemie durchgeführten Studie 42 Prozent der Personalausgaben entfallen. Arun Srinivasan berichtet, dass SAP-Fieldglass-Kunden durch einen besseren Überblick über ihre externen Mitarbeiter den Kontakt zur gesamten Belegschaft halten können, was insbesondere vor dem Hintergrund zunehmend strenger Auflagen für die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter wichtig ist.

Externe Mitarbeiter werden durch die Pandemie Normalität

Personalagenturen, Beratungsunternehmen, Freiberufler und andere externe Dienstleister sind schon lange fester Bestandteil eines modernen Talentpools. In der Studie von Oxford Economics gaben fast 60 Prozent der befragten Führungskräfte an, dass externe Mitarbeiter es ihnen ermöglichen, in einer digitalen Geschäftswelt konkurrenzfähig zu bleiben. Nach Ansicht von 74 Prozent der Führungskräfte tragen externe Mitarbeiter außerdem entscheidend dazu bei, dass ihr Unternehmen mit voller Kapazität arbeiten kann. Es stellt sich deshalb die Frage, wie die Corona-Krise und ihre Folgen die Regeln der Arbeitswelt weiter verändern werden.

„Personal- und Beschaffungsabteilungen hatten bereits damit begonnen, traditionelle Arbeitsweisen mit einer Kombination aus festangestellten und externen Mitarbeitern grundlegend zu verändern“, führt Arun Srinivasan aus. „Nun kommt es noch mehr auf Flexibilität in der Belegschaft an, damit Unternehmen schnell auf neue Anforderungen reagieren und bei steigender Nachfrage das vorhandene Personal mit Mitarbeitern aus verschiedenen Quellen aufstocken können.“

Viele Unternehmen haben im Zuge der Pandemie neue Wege beschritten, wie sie die Kontrolle gewährleisten und zugleich die Effizienz steigern. Manche haben erkannt, dass es sinnvoll ist, die Prozesse für die Einstellung externer Mitarbeiter unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften zu beschleunigen.

Personalmanagement in der Zeit nach der Corona-Krise

Noch wissen wir nicht, wie unsere Welt nach der Corona-Pandemie aussehen wird. Sehr wahrscheinlich wird jedoch eine größere Zahl von Unternehmen den strategischen Nutzen externer Mitarbeiter erkennen.

„In Krisenzeiten verhilft eine solide Strategie für die Beschäftigung externer Mitarbeiter, die das allgemeine Personalkonzept ergänzt, Unternehmen im besten Fall zum Erfolg und sichert in schwierigen Situationen ihr Überleben“, so Arun Srinivasan. „In diesem sehr dynamischen Geschäftsumfeld suchen Unternehmen nach strategischen Möglichkeiten, wie sie sich von ihren Mitbewerbern abheben können. Bei der Suche nach den besten Mitarbeitern für eine Aufgabe werden sie mehr und mehr ihren gesamten Talentpool berücksichtigen. Denn eines steht fest: Unsere Arbeitswelt wird sich für immer verändern.“

Folgen Sie Susan Galer auf Twitter unter @smgaler.

Dieser Artikel wurde ursprünglich auf Forbes.com in der Rubrik SAP BrandVoice veröffentlicht.