Nicht nur für Große: SAP im Einsatz bei kleinen Firmen

Wenn man an SAP denkt, denkt man fast automatisch an große Firmen mit mehreren tausend Mitarbeitern. Der SAP-Partner IBYKUS aus Erfurt zeigt, dass es anders geht und SAP-ERP-Software auch in Firmen mit zehn bis 30 Nutzern sinnvoll eingesetzt werden kann. Lesen Sie, wie die  SAP S/4HANA-Migration in zehn Schritten gelingt.

Große Firmen mit mehreren tausend Mitarbeitern, viele davon in den Aktienindizes DAX, MDAX oder SDAX gelistet, arbeiten mit SAP. So heißt es landläufig. Der Trend zeigt jedoch, dass immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen auf SAP umsteigen. Die „Business Process Experts“ vom SAP-Partner IBYKUS um Carsten Caulea und auch andere SAP-Partner helfen aber speziell kleinen Unternehmen bei der Digitalisierung mit SAP.

Bei IBYKUS, dem seit 1990 gegründeten Unternehmen, arbeiten über 265 Mitarbeiter, davon 70 SAP-Spezialisten. Mit Hauptsitz in der thüringischen Landeshauptstadt Erfurt und Standorten in Thüringen und Sachsen will der SAP-Partner speziell kleinen Unternehmen aus Mitteldeutschland den Weg zur ERP-Lösung SAP S/4HANA weisen.

„Der Osten steht den alten Bundesländern hier noch nach. Man ist generell etwas vorsichtiger“, stellt Caulea, Bereichsleiter Systeme & Service bei IBYKUS, fest. In Erfurt und in Leipzig betreibt das Unternehmen zwei eigene Rechenzentren.

SAP-ERP-Software löst individuelle Probleme

Der SAP-Partner will Unternehmen, viele von ihnen aus der diskreten Fertigung, „mit ganzheitlichen IT-Services flexibel machen“. Das Erfolgsrezept für kleinere Firmen: Nicht mit der Tür ins Haus fallen, sondern gründlich und gemeinsam mit dem Kunden die individuellen Herausforderungen analysieren. „Es ist wichtig, alle Verantwortlichen von Anfang an miteinzubeziehen und die spezifischen Anforderungen zusammen zu formulieren“, postuliert Caulea. „Das geht nicht ohne gründliche Informationen.“

Cauleas Berater analysieren zunächst die Abläufe im Unternehmen, sie suchen nach vorhandenen Potenzialen, um anschließend aufzuzeigen, wie die Prozesse effizienter gestaltet werden können. „Erst im zweiten Schritt reden wir über den Umstellungsprozess, den Mehrwert von SAP S/4HANA und die Maßnahmen für den Weg zum Ziel“, sagt Caulea.

Die zukünftigen Vorteile einer derartigen Neueinführung sind optimal funktionierende Geschäftsprozesse. Alle Abteilungen und damit die Abläufe im Unternehmen sollten möglichst eng miteinander vernetzt sein, damit die Arbeit reibungslos und so effizient wie nur möglich abläuft, empfiehlt er. Eine erfolgreiche Migration fundiert auf ausgereifter Technik, stabilen Prozessen und geringen Ausfallzeiten.

Auch in kleineren Firmen sei das richtige ERP-System die wichtigste Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Unternehmensplanung und -steuerung. „Mit SAP S/4HANA ermöglichen wir die Abbildung von Geschäftsprozessen mit neuester Technologie und können so den digitalen Wandel des Unternehmens unterstützen“, sagt Caulea. „Idealerweise werde der Migrationsprozess zukünftig einem Update gleichen“, sagt Caulea. „Wir arbeiten an eigenen Lösungswegen, um die Belastung für den Kunden so gering wie möglich zu halten.“

Automobilzulieferer migriert auf SAP S/4HANA

Bei einem mittelständischen Zulieferer mit mehreren Standorten aus der Halbleiterindustrie, der für die Automobilindustrie Wafer und Chips herstellt, hat IBYKUS gerade die erfolgreiche Migration des alten ERP-Systems SAP ECC 6.0 im Bereich Finanzwesen zu SAP S/4HANA begleitet.

Die ERP-Finanzsoftware SAP S/4HANA Finance unterstützt die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Finanzplanung und ‑buchhaltung, beim Finanzabschluss, im Treasury und Cash Management sowie in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Die Umstellung begann an einem Pilotstandort, es folgten vier weitere Unternehmensstandorte. Nach der Migration mit Verlagerung in die virtuelle Umgebung im Rechenzentrum startete der Echtbetrieb im August 2018.

ERP-Umstellung in nur wenigen Wochen

Im Sommer 2019 begann IBYKUS hier mit der Einführung des Produktionsplanungssystems SAP PP/DS. Die detaillierte Produktionsplanung reagiert flexibel auf Veränderungen und ist in der Lage, drohende Engpässe beim Wechselspiel zwischen Absatz, Kapazität und Beständen effektiv zu verhindern.

„Die Einführung von SAP-Lösungen und Produktwechselprojekten ist immer und für alle eine sehr intensive Zeit.“ Der von SAP empfohlene Umsetzungsplan „10Steps2S4“ zeige, wie man – im Idealfall und abhängig von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Kunden – in wenigen Wochen und zehn Schritten ein SAP ERP ECC 6.0-System auf SAP S/4HANA migriert. „Wir nutzen das Programm intensiv“, berichtet Caulea. „Damit nehmen wir den Unternehmen die Angst vor der Umstellung.“ IBYKUS stellt allen Kunden auch immer die Benutzeroberfläche SAP Fiori vor, die sich viel einfacher und intuitiver als das traditionelle SAP GUI bedienen lässt.

Erfolg bei ERP-Umstellung dank enger Zusammenarbeit mit SAP

„Ein wichtiger Erfolgsfaktor“, sagt Caluea, ist die enge Zusammenarbeit mit SAP“. Hier gehe es auch um die Abstimmung und Nutzung der durch SAP bereitgestellten, unterstützenden Programme – wie etwa das Adoption-Starter-Programm – vor allem aber um einen intensiven Erfahrungsaustausch. „Die direkte Verbindung zu SAP garantiert unseren Erfolg“, sagt Caulea. Was rät er kleineren Unternehmen, die eine Migration auf S/4HANA planen? „Die technischen Gegebenheiten rechtzeitig prüfen und die nötigen Voraussetzungen schaffen, um die Implementierung zu ermöglichen“, sagt er. Die technische Umstellung sei noch immer nicht trivial, bei guter Planung aber überschaubar und realisierbar.

Hinsichtlich der Technik spiele die Unternehmensgröße sowieso keine Rolle. Der größte Unterschied bestehe in der jeweiligen Manpower für die Migration. Caulea: „In großen Unternehmen gibt es meist gesonderte Projektgruppen, die den Migrationsprozess vorrangig und nahezu unabhängig vom Tagesgeschäft betreuen.“ Dies sei in kleineren und ganz kleinen Firmen nicht möglich.

Genaue und breite Testszenarien sind wichtig für ERP-Migration

„Die Mitarbeiter sind mit dem Tagesgeschäft nahezu ausgelastet. Die ERP-Migration ist für sie eine zusätzliche Herausforderung. Deswegen ist es hier noch wichtiger, genaue und breite Testszenarien zu erstellen, um die personelle Auslastung gering zu halten“, stellt Caulea fest.

Als SAP-Partner unterstützt IBYKUS zahlreiche Firmen im Osten Deutschlands und bringt so deren Digitalisierung voran. Dabei findet Caulea: „Die Unterschiede zwischen Ost und West sind gar nicht mehr so groß.“ Zahlreiche seiner Kunden hätten Niederlassungen und Produktionsstätten in Ost und West – und natürlich auch im Ausland.