Der schnell wachsende Lebensmittelhändler LCGK hat das ERP-System SAP Business One als Cloud-basierte Lösung eingeführt. Das transparente Angebot des SAP-Partners conesprit überzeugte CEO Mert Philip Karpuz. Eine der besten Entscheidungen, die er getroffen hat, sagt Karpuz rückblickend.
LCGK in Ludwigshafen ist nicht nur das neueste Kind, das Mert Phillip Karpuz (26) als Prokurist zusammen mit seinem Bruder Can Karol als Geschäftsführer im Lebensmittelgroßhandel gegründet hat, es ist auch nach den Anfangsbuchstaben der Vornamen seines ersten Kindes (3,5 Jahre alt) benannt. „Wenn man ein Kind hat, ändert sich alles“, sagt Karpuz.
Auch sein Start-up in Ludwigshafen wächst rasant, staunt Karpuz. Vor allem beliefert es inzwischen über 400 EDEKA-Märkte mit Lebensmittel-Eigenmarken und fremden Produkten. Im Angebot sind geröstete Sonnenblumenkerne, vegetarische Fruchtgummis und Kinderschokolade.
Gegen die Wachstumsschmerzen hat Karpuz ein Mittel gefunden. Und wer glaubt, dass ERP-Einführungen von SAP Monate dauern und sehr komplex und aufwändig sind, wird hier eines Besseren belehrt. Vier Wochen hat sich Karpuz intensiv mit seinem Unternehmens-Software-Problem beschäftigt, dann stand für ihn die Entscheidung für die Einführung des ERP-Systems SAP Business One als Cloud-basierte Lösung fest. Anschließend hat er sich mit verschiedenen SAP-Partnern beraten.
Karpuz schöpft seine Handelserfahrungen aus der Familiengeschichte. Schon sein Vater war im Lebensmittelgroßhandel tätig. Karpuz machte sich nach einem Semester an der Uni München mit einem anderen Handelsunternehmen selbständig und begann mit dem Vertrieb eines eigenen Müsliriegels im Edeka-Einzelhandel. Vor einem halben Jahr gründete er LCGK.
ERP-Systeme kamen mit Wachstum nicht mit
„Erst war ich allein im Office, nach zwei Monaten waren wir schon zu dritt, inzwischen gibt es zehn Mitarbeiter“, blickt Karpuz zurück. „Als wir 200 Kunden hatten, wurde es unübersichtlich“, berichtet er. Zunächst mussten neue Räume für den Vertrieb her. Das Wachstum war schnell, die Software wuchs dabei nicht mit. „Wir hatten keine Plattform, wir hatten gar nichts, alles lief über Papier, E-Mail, Telefon, Fax und irgendwelche Online-Listen“, berichtet Karpuz.
Einmal wöchentlich setzten sich Mitarbeiter und Chefs zusammen und versuchten, sich einen Überblick zu verschaffen. Karpuz: „Ich wusste, wir müssen hier Prozesse und Struktur hineinbringen. Wie schaffe ich es ohne viel Aufwand, alle Informationen und Prozesse an einem Ort zu sammeln?“
Cloud ERP: transparentes Angebot, schlüsselfertiger Start
Karpuz recherchierte einen Monat über ERP-Systeme und SAP. „SAP Business One war für uns prädestiniert, weil es, falls gewünscht, in der Cloud verfügbar ist“, stellte der CEO fest. „Ich muss keine Hardware kaufen, nichts einrichten und kann schlüsselfertig darauf zugreifen.“
Nach einer Woche stand für den Gründer fest: Es wird SAP Business One. Danach beschäftigte er sich mit der Frage, mit welchem SAP-Partner er zusammenarbeitet, denn nicht jeder Partner betreibt SAP Business One in der Cloud. Drei Partner hat Karpuz kontaktiert. „Bei conesprit hatte ich das Gefühl, dass sie meine Vision verstanden und für meine Probleme Lösungen entwickeln konnten. „Das Angebot war komplett transparent, ich konnte alles nachvollziehen“, sagt Karpuz.
Implementierung im Mittelstand: Think Big, start small
Das Motto von SAP-Partner Douverne: ‚Think Big, start small‘. „Bei kleinen Unternehmen ist es nicht ratsam, große Implementierungsprojekte aufzufahren.“ Als Start-up wolle LCGK wachsen. Die Software müsse da mithalten können. Mit zu viel Technologie seien viele schnell überfordert. „Dank standardisiertem Angebot und mittelstandsgerechter Kosten spricht sehr viel für SAP Business One in der Cloud“, so Douverne.
Die Vorteile einer Implementierung von SAP Business One in der Cloud liegen für Karpuz auf der Hand: Er müsse nicht darauf achten, wer Windows oder Mac OS nutzt. Man könne es sofort integrieren. „Ich muss keine Software installieren, ich benötige keine Techniker, muss keine neue Hardware kaufen. Außerdem steht das ERP überall zur Verfügung, für uns ist das wichtig, da wir verschiedene Standorte haben.“
Implementierung des ERP-Systems über Videotelefonie und Workshop
Douverne, seine Kollegen und Karpuz haben oft telefoniert, sind sich bis dato aber nie begegnet. In diesen Zeiten arbeiten viele Firmen ausschließlich im Home-Office, die Einführung des ERP-Systems erfolgte durch conesprit deswegen über Video-Telefonie und mit Hilfe einer Online-Workshop-Datenbank.
„Es wird alles über den PC erklärt. Wenn etwas mal nicht passt, wird es schnell passend gemacht“, sagt Karpuz. Die Einführung ging sehr schnell. Das Workshopsystem für die Schulungen stand durch den Cloud-Ansatz bereits wenige Tage nach Vertragsunterschrift zur Verfügung, nach vier Wochen wurden im Business One Produktivsystem die ersten Belege gebucht.
„SAP Business One ist sehr intuitiv. Wer schon einmal mit einem Programm gearbeitet hat, für den ist das System selbsterklärend,“ findet Karpuz. SAP Business One könne man sehr einfach selbst einrichten und so personalisieren, wie man wolle.
Cloud Software ermöglicht effizientes Arbeiten und wächst mit
Welchen Mehrwert hat das Unternehmen durch die neue ERP-Software? Der Gründer antwortet ehrlich: „Ich hatte damals das Gefühl, wir schwimmen im Chaos. Es war alles unübersichtlich, wir wussten nie, wo wir wirklich stehen. Mit SAP Business One habe ich zum ersten Mal das Gefühl, das wir ein richtiges Unternehmen sind.“ Die Prozesse seien nun strukturiert, jeder habe seine Aufgaben. „Es gibt einen gemeinsamen Hub für Informationen für alle. Das macht alles viel einfacher.“
Die Software wächst mit dem Unternehmen mit. „Ich muss mir die nächsten fünf Jahre keine Gedanken mehr über das System machen, über Lieferscheine und Rechnungen muss ich mir nicht mehr den Kopf zerbrechen“, freut sich Karpuz. Stattdessen könne er sich jetzt auf das Geschäft konzentrieren. „Das Team kann damit arbeiten, egal ob wir fünf, zehn oder 50 Mitarbeiter haben.“
Früher hat der LCGK-Vertrieb Bestellungen aufgenommen, ohne auf dem aktuellen Stand über das Lagerinventar zu sein. Erst als der Logistiker im Lager eintraf, fiel auf, dass das Produkt gar nicht da war. „Er musste zurück ins Büro und den Vertrieb anrufen, um den Markt zu fragen, ob man auch etwas anderes liefern könne.“
Dashboard mit allen Zahlen
Mit SAP Business One sieht der Vertrieb sofort, was gerade auf Lager ist. Karpuz: „Ich habe mein Dashboard und kann mir alle Informationen, die ich benötige, zusammenklicken. Der Logistiker kann sich alle offenen Aufträge nach Gebiet auflisten lassen, der Vertriebsleiter die vertriebsrelevanten Daten anschauen. Welcher Mitarbeiter hat wieviel Umsatz gemacht? Wo hängt es?“
Gründer Karpuz hält die Einführung von SAP Business One in der Cloud für eine seiner besten Unternehmensentscheidungen: „Wir sehen in Echtzeit, wo wir stehen, wo es Schwierigkeiten gibt, wo wir noch etwas dazu verkaufen können, wie die Bestellungen in der kommenden Woche aussehen. Wir können sofort reagieren, viel besser planen und steuern.“
Am Ende zitiert Karpuz des Satz seines Freundes, ein Extremkletterer und Unternehmer, der ihm gesagt hat: „Mit meiner Entscheidung für das ERP-System von SAP setze ich den ersten Karabiner in die Wand, um die Firma zu stützen.“
