Mitarbeiter ohne fest zugeordneten Schreibtisch besser verstehen und einbinden

Viele Mitarbeiter haben keinen fest zugeordneten Schreibtisch und sind oft von der Firmenkommunikation abgekoppelt. Mit der HR-Lösung SAP Work Zone for HR können Unternehmen ihnen jedoch den Zugang zu Informationen erleichtern – und dazu ist noch nicht einmal eine Firmen-E-Mail-Adresse erforderlich.

Durch die COVID-19-Pandemie hat jeder einen Eindruck davon bekommen, wie es ist, nicht im Büro zu arbeiten. Obwohl viele Angestellte heutzutage von zu Hause aus arbeiten, ist es wichtig, anzuerkennen, dass mobile Mitarbeiter (Außendienstmitarbeiter) nicht dasselbe sind wie Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz. Mobile Mitarbeiter (Außendienstmitarbeiter) haben weiterhin einen Schreibtisch, sei es zu Hause oder im Büro, sodass sie Zugang zu den Kommunikationstools und internen Systemen ihrer Firma haben.

„Deskless Workers“, also Mitarbeiter ohne fest zugeordneten Schreibtisch, erledigen die meisten ihrer Aufgaben weder am Schreibtisch noch am Firmensitz. Und häufig haben sie keinen direkten Zugriff auf Informationen, Kommunikationstools oder die internen Systeme ihres Unternehmens. Typische Beispiele für Deskless-Mitarbeiter sind Beschäftigte in Einzelhandelsfilialen, im Produktionsbereich oder im Vertrieb. Da sich Mitarbeiter ohne Schreibtischarbeitsplatz in der Regel nicht am Hauptsitz des Unternehmens befinden, trifft das Sprichwort „Aus den Augen, aus dem Sinn“ zu. So ist es leider oft so, dass ihnen weniger Bedeutung beigemessen und weniger Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden, sodass ihr Mitarbeitererlebnis weniger gut ist als das von Mitarbeitern mit eigenem Schreibtisch.

Vor kurzem habe ich mich mit Mara Hesley getroffen, um mit ihr über das Thema Deskless Workers zu sprechen. Hesley ist HR Research Analyst im HR-Research-Team von SAP SuccessFactors und leitet das Forschungsprogramm „Supporting the Deskless Workforce“. Ziel dieses Programms ist es, das Mitarbeitererlebnis der Deskless Workforce besser zu verstehen und zu optimieren.

Wenn wir an das Wort „deskless“ denken, dann scheint es viele verschiedene Arten von Arbeitskräften ohne eigenen Schreibtisch zu geben, die unterschiedliche Bedürfnisse haben. Ist es sinnvoll, zwischen den verschiedenen Arten von Deskless-Mitarbeitern zu unterscheiden?

Ja, Mitarbeiter ohne eigenen Schreibtisch unterscheiden sich erheblich. Leider werden sie von Wirtschaft, Presse und Unternehmen oft als eine Gruppe von Arbeitskräften behandelt. Eine Differenzierung kann jedoch hilfreich sein, um ihren Arbeitskontext besser zu verstehen und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Aus diesem Grund hat das HR-Forschungsteam eine taxonomische Einteilung der Deskless Workforce vorgenommen. Bei dieser Taxonomie wird zwischen drei Dimensionen unterschieden und zwischen den verschiedenen Profilen von Mitarbeitern ohne eigenen Schreibtisch.

Die erste Dimension ist die Dauer, die entweder kurz- oder langfristig sein kann. Kurzfristig bedeutet, dass sie einen Tag oder weniger arbeiten, bevor sie nach Hause zurückkehren, während langfristig bedeutet, dass sie länger als einen Tag fern von ihrem Wohnsitz arbeiten.

Die zweite Dimension ist der Ort. Er kann intern (vor Ort) oder extern sein. Deskless-Mitarbeiter, die vor Ort arbeiten, tun dies in erster Linie am Geschäftssitz, während Deskless-Mitarbeiter, die extern arbeiten, an verschiedene Orte reisen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Die dritte und letzte Dimension ist die Kundeninteraktion. Hier kann ein hohes oder geringes Maß an Interaktion bestehen. Mitarbeiter mit einem hohen Maß an Kundeninteraktion interagieren mit dem Endverbraucher der Waren oder Dienstleistungen ihres Unternehmens, während Mitarbeiter mit geringer Kundeninteraktion eher im Back-of-House-Bereich tätig sind und nicht direkt mit Kunden zu tun haben. So passt zum Beispiel zu einem Filialmitarbeiter das Profil: hohes Maß an Kundeninteraktion, kurzfristig und vor Ort. Aber zu einer Arbeitskraft in der Fertigung passt das Profil: geringes Maß an Kundeninteraktion, kurzfristig und vor Ort.

Die Mitarbeiterexperience verbessern

Erzählen Sie mir mehr über das Forschungsprogramm „Supporting the Deskless Workforce“. Welche Themen haben sich bisher herauskristallisiert?

Das Forschungsprogramm besteht aus zwei Teilen: Es werden qualitative Befragungen durchgeführt, um die Verwaltung und Einbindung der Deskless Worker aus der Sicht der Personalabteilung zu beurteilen. Zudem werden im Rahmen einer globalen Umfrage Daten gesammelt, um die Perspektive der Deskless-Mitarbeiter einzubeziehen. Themen, die sich bei diesen Befragungen herauskristallisiert haben, sind: das Fehlen einer Strategie bezüglich Mitarbeitern ohne eigenen Schreibtisch, die ständige Herausforderung der Kommunikation und Probleme beim Zugriff auf HR-Systeme.

Kommunikation im Personalwesen stärken

Es scheint, dass viele Personalfachleute erwähnen, wie schwierig es ist, fortlaufend mit ihren Deskless-Mitarbeitern zu kommunizieren. Wie reagiert man im Personalwesen auf diese Herausforderung? Was kann hier in Zukunft noch getan werden?

Ja, das ist richtig. Zu den meist genannten Herausforderungen bei der Unterstützung der Deskless-Mitarbeiter zählten Kommunikation und die Weitergabe von Informationen. Mehrere Personalfachkräfte berichteten, dass ihre Deskless-Mitarbeiter aus Gründen wie Kosten, Sicherheit und IT-Infrastruktur keine Firmen-E-Mail-Adresse erhielten, was die Kommunikation erschwere. Dies hatte zur Folge, dass in vielen dieser Unternehmen die Kommunikation mit den Deskless-Mitarbeitern nur über Vorgesetzte erfolgen konnte.

Das Fehlen eines angemessenen Kommunikationskanals trägt dann zur drittgrößten Herausforderung bei: der Anbindung an die Unternehmenskultur. Da die Personalabteilung nicht die Möglichkeit hat, regelmäßig mit den Deskless-Mitarbeitern zu kommunizieren, führt dies dazu, dass diese Arbeitskräfte nicht richtig mit der Unternehmenskultur vertraut sind.

Ich glaube, dass hier Technologie eine wichtige Rolle spielen kann, um die Kommunikation mit den Deskless-Mitarbeitern zu erleichtern und sie stärker einzubinden. Eine HR-Lösung – wie SAP Work Zone for HR – für die keine Firmen-E-Mail-Adresse erforderlich ist, hilft Unternehmen, diese Herausforderungen bei der Kommunikation und Weitergabe von Informationen zu bewältigen. Auf diese Weise können Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz besser in die Unternehmenskultur eingebunden werden.

Mitarbeiter mit HR-Lösungen einbinden

Geht man im Personalwesen davon aus, dass Technologie eine Antwort auf diese Herausforderung ist? Wenn ja, wie sieht die ideale Technologie für Deskless-Mitarbeiter aus?

Mitarbeiter ohne eigenen Schreibtisch machen 80 Prozent der weltweiten Belegschaft aus, doch nur ein Prozent der Softwareinvestitionen sind auf Lösungen für diese Mitarbeiter konzentriert. In unseren Befragungen waren 59 Prozent der HR-Experten der Ansicht, dass Technologie die Antwort auf die Herausforderung ist, Deskless-Mitarbeiter besser zu erreichen und einzubinden.

Laut den Experten sollte die ideale Deskless-Worker-Software …

• einfach, personalisiert und ansprechend sein und für einen optimalen Arbeitsfluss sorgen
• ein sicheres, einheitliches Erlebnis bieten, mit allem, was die Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeit an einem Ort zu erledigen – darunter auch HR-Anwendungen
• mitarbeiterrelevante Empfehlungen, Einblicke und Maßnahmen auf intelligente Weise darstellen
• abteilungsübergreifende, geführte Prozesse bieten, die komplexe Abläufe vereinfachen
• Top-down- und wechselseitige Kommunikation ermöglichen, sodass die Mitarbeiter über strategische Programme und Prozesse auf dem Laufenden bleiben, voneinander lernen und zusammenarbeiten

Anhand dieser Leistungsmerkmale wurde SAP Work Zone for HR entwickelt. Die Plattform bietet einen intuitives digitales Erlebnis mit einfachem Zugriff auf relevante Geschäftsanwendungen und -prozesse, Informationen und Kommunikation. Der Mitarbeiter kann über einen zentralen Einstiegspunkt auf all das zugreifen. Er wird in den Mittelpunkt des Unternehmens gerückt und kann ein beliebiges Gerät nutzen, um auf die Plattform zuzugreifen. Dies ermöglicht Teams und Abteilungen – ohne IT-Infrastruktur oder Support – effektiv mit Kollegen und Partnern zu kommunizieren und zu interagieren. SAP Work Zone for HR erstreckt sich über das gesamte Unternehmen. Die Lösung ermöglicht Prozesse mit anpassbaren, geführten Erlebnissen zu optimieren und in unterschiedliche Systeme zu integrieren.  Zudem haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, Communitys einzurichten, in denen sie Wissen und Erfahrungen austauschen können. Dank umfangreicher Multimedia- und Micro-Learning-Funktionen sind sie in der Lage, wichtige Onboarding- und Schulungsprogramme weiter zu verbessern.

Und das Beste ist: Um SAP Work Zone for HR zu nutzen, ist keine Firmen-E-Mail-Adresse erforderlich. Sobald sich ein Mitarbeiter einloggt, hat er rollenbasierten Zugriff auf die Informationen, die er für seine Arbeit benötigt und die seinen Interessen entsprechen. Es ist klar, dass die Personalfachleute erhebliche Hürden überwinden müssen, wenn sie die Deskless-Mitarbeiter bestmöglich unterstützen möchten. Doch mit SAP Work Zone for HR können sie ihnen ein erstklassiges Erlebnis bieten und den Zugang zu Informationen sicherstellen.

Weitere Informationen:

HR Talks Live:
Die Zukunft der Deskless Workforce und ihre Vernetzung im Unternehmen

Wie sieht das Zukunftsbild einer Deskless Workforce aus? Welche Anforderungen und Notwendigkeiten hat diese Zielgruppe? Und welche Handlungsfelder ergeben sich daraus? Judith Klups, CEO der Zukunftsagenten, und Harald Schirmer, Manager Digital Transformation and Change bei der Continental AG liefern Antworten beim nächsten HR Talks Live am 17.2. um 15:30 Uhr.

Hier registrieren Sie sich: Die Zukunft der Deskless Workforce und ihre Vernetzung im Unternehmen (sap.com)

Besuchen Sie sap.com/hr-workzone, um mehr über SAP Work Zone for HR zu erfahren. Weitere Informationen und Hilfsquellen finden Sie auf der Community-Seite des HR-Research-Teams von SAP SuccessFactors, darunter auch Informationen zu aktuellen und früheren Forschungsprogrammen.