Wohin das Geld fließt: Studie zeigt Herausforderungen beim unternehmensübergreifenden Ausgaben-Management

Nur 23 Prozent der Führungskräfte aus den Bereichen Beschaffung und Supply Chain erhalten automatisch und in Echtzeit einen Überblick über ihre Gesamtausgaben. Das ist das Ergebnis der Studie Agile Procurement Insights Research, die SAP gemeinsam mit Oxford Economics durchgeführt hat. Knapp die Hälfte der Befragten (49 Prozent) trifft Entscheidungen immer noch auf Grundlage manuell analysierter Daten.

Für die Studie wurden 1.000 Führungskräfte befragt, die direkte und indirekte Ausgaben für Waren, Dienstleistungen oder Fremdpersonal verantworten. Ziel der Studie: Ein tieferes Verständnis, wie sich Einkaufsprozesse auf Unternehmen, den Status Quo der Zusammenarbeit mit Lieferanten und  Technologien und digitale Prozesse auf die Beschaffung auswirken.

Die Vorreiter unter den befragten Führungskräften erzielen bessere Geschäftsergebnisse als andere. Der Grund: Sie investieren in Technologien und digitale Prozesse, um unerwartete Ereignisse antizipieren zu können, das Unternehmens agiler und resistenter zu machen und den strategischen Wert der Beschaffung für den Geschäftserfolg zu erhöhen.

Die Studie ist in fünf Teilberichte gegliedert, die Kernbereiche des Ausgabenmanagements untersuchen. Zudem wird diskutiert, inwiefern sich das Handeln der Vorreiter von anderen Unternehmen unterscheidet.

Die Vorreiter sind anderen einen Schritt voraus

Im Teilbericht „Leaders Aim Higher: Elevating the Strategic Value of Procurement to the Business“ geht es um die Leader (etwa zehn Prozent der Manager), die bereits in die digitale Transformation der Beschaffung investiert haben und davon profitieren. Um als Leader klassifiziert zu werden, müssen Unternehmen vier Kriterien erfüllen: einen hohen Grad an Prozessautomatisierung, regelmäßige Nutzung von Daten zur Entscheidungsfindung, Einsatz von Technologie zur Geschäftssteuerung und weniger Herausforderungen im Beschaffungsmanagement als andere Befragte. Zudem erzielen Leader bessere Ergebnisse in den Bereichen Betriebseffizienz, Lieferantenperformance, Compliance, Risikomanagement und Kostenreduzierung. Dennoch gibt es auch bei den Vorreitern Optimierungspotenzial.

Digitale Beschaffung zahlt sich aus

Der Bericht „Procurement-Powered Performance: How Digital Transformation is Elevating Procurement“ wiederum zeigt, dass die digitale Beschaffung zwar Vorteile für Unternehmen bringt, gleichzeitig aber auch noch Herausforderungen bestehen. 38 Prozent der befragten Führungskräfte geben beispielsweise an, dass sie die meisten oder alle Beschaffungsprozesse noch manuell steuern. Nur 54 Prozent sagen, dass sie mit ihren Beschaffungstechnologien datengesteuerte Entscheidungen treffen können. Laut dem Bericht erzielen all diejenigen Unternehmen bessere Ergebnisse, die Datenanalysen, Künstliche Intelligenz und andere neue Technologien nutzen,.

Lieferantenrisikomanagement macht Fortschritte – bietet aber Raum für Verbesserungen

Der Bericht „Getting Closer to See Further: Procurement Can Embrace Advanced Analytics to Predict and Manage Supplier Risk“ zeigt weit verbreitete Schwachstellen im Lieferantenrisikomanagement, darunter mangelnde Transparenz und Abhängigkeiten von zu wenigen Lieferanten. Nur 49 Prozent der Führungskräfte aktualisieren ihre Pläne zur Risikominderung kontinuierlich, um potenzielle Störungen zu erkennen. Gerade mal 32 Prozent geben an, dass ihr Lieferantenrisikomanagement sehr effektiv sei. Unternehmen nutzen innovative Analysemethoden nur unzureichend. Der Report macht deutlich, dass Unternehmen mutiger sein müssen in puncto Transparenz ihrer Lieferantenleistung und Daten von Drittanbietern stärker nutzen sollten, um Störungen vorherzusehen und frühzeitig gegenzusteuern.

Zusammenarbeit mit Lieferanten ist der Schlüssel zu Direktausgaben

Der Einzelbericht „Close Collaboration That Goes Beyond Transactions: Direct Spend Leaders Engage with Essential Suppliers to Improve Performance“ zeigt, dass die Vorreiter im Bereich Direktausgaben, die Automatisierung nutzen und Lieferanten als Partner behandeln, bessere Geschäftsergebnisse erzielen. So geben etwa 92 Prozent der Führungskräfte an, dass sie ein Netzwerk für die Zusammenarbeit mit Lieferanten nutzen, verglichen mit 69 Prozent der anderen Befragten. Darüber hinaus sagen 76 Prozent der Manager, dass sie kritischen Lieferanten Einblicke in die zukünftige Warennachfrage gewähren, verglichen mit 44 Prozent der anderen Befragten.

Kosten für Fremdpersonal notorisch unterschätzt

Der Bericht „Agility Isn’t Always on the Payroll: Gain Full Visibility of Your External Workforce to Help You Drive Better Business Outcomes“ hebt hervor, dass nur 35 Prozent der Führungskräfte digitale Tools zur Steuerung externer Mitarbeitern nutzen. 70 Prozent setzen auf solche Technologien zur Beschaffung von Dienstleistungen. Die Organisation externer Arbeitskräfte ist eine umfassende, strategisch relevante Ausgabenkategorie, die geschäftliche Agilität sicherstellt. Daher können Lieferanten-Management-Systeme dabei helfen, bevorzugte Lieferanten zu beschäftigen, verschiedene Preismodelle zu nutzen, ausgehandelte Tarife durchzusetzen, die Arbeitsqualität und die Verwendung von Equipment zu verfolgen und Zugriffsberechtigungen zu verwalten.

„Führungskräfte verstehen zunehmend, dass der Wert der Beschaffung über die reine Kostenreduzierung hinausgeht“, sagt John Wookey, President, SAP Intelligent Spend and Business Network. „Die Beschaffung ist von zentraler Bedeutung für Produktivität, Innovation und die Bewältigung neuer Herausforderungen. Ihr Potenzial lässt sich erst dann voll ausschöpfen, wenn die End-to-End-Prozesse des Ausgabenmanagements auf einer Cloud-Plattform digitalisiert werden. Im Rahmen dieser Studie haben wir Unternehmen weltweit und branchenübergreifend auf ihrem Weg zur digitalen Transformation der Beschaffung angesehen. Es hat sich gezeigt, welchen signifikanten Beitrag dies leistet, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Unternehmen in die Lage zu versetzen, Ausgabenentscheidungen in der vernetzten Wirtschaft von heute an der Geschäftsstrategie auszurichten – darum geht es beim intelligenten Ausgabenmanagement.“

Mehr Informationen zur digitalen Transformation der Beschaffung und die Berichte zum Download finden Sie unter www.ariba.com/roadtoready.

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