Embedded Controls: Neue Möglichkeiten für Echtzeit-Kontrollen

In jedem Unternehmen passieren Fehler – mit automatisierten Kontrollen lässt sich ein Großteil einfach vermeiden.

Im Überblick:

• Prozesse werden nicht eingehalten, Compliance-Richtlinien verletzt: In jedem Unternehmen passieren Fehler.
• Diese können schwerwiegende Folgen haben.
• Die Lösung bieten automatisierte Kontrollen in Echtzeit

Im täglichen Arbeitsalltag müssen Manager häufig über 100 Policies einhalten – trotz allen guten Willens und herausragender Fachkenntnis eine teils überfordernde Aufgabe. Fast alle Verstöße geschehen nicht in krimineller Absicht und erscheinen auf den ersten Blick harmlos.

Bei den meisten Verstößen handelt es sich um Nichtwissen oder ein Versehen. Dennoch öffnen sie langfristig Tür und Tor für größere Verstöße.

„Große Vergehen passieren deutlich häufiger, wenn ein Klima herrscht, in dem kleine Verstöße stillschweigend toleriert oder ignoriert werden.“

Alexander Oesterle, EY Partner im Feld Risk Transformation SAP bei EY

Nachgelagerte Stichprobenkontrollen sind nicht mehr ausreichend

Traditionelle Compliance-Management-Systeme basieren überwiegend auf nachgelagerten, oft manuellen Kontrollen, die in der Regel zusätzlich zum Tagesgeschäft zu erledigen sind. Gerade angesichts der rasanten Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist dieses Vorgehen langsam, teuer und ineffektiv.

Hier setzt das Konzept Embedded Controls an, das EY in Zusammenarbeit mit SAP entwickelt hat: Präventive Kontrollen, die in die Quellsysteme der IT-Lösungen eingebunden sind, sorgen dafür, dass Fehler oder Regelverstöße gar nicht erst vorkommen. Anwendbar ist dies bei jeder Größe des Datenvolumens.

Zum Beispiel lassen sich falsche Kontierungen oder Zahlungsbedingungen, aber auch inkorrekte Freigaben, die im Widerspruch zu den im Unternehmen verabschiedeten Freigaberegelungen stehen, in Echtzeit erkennen – kaum umsetzbar mit klassischen Methoden.

Embedded Controls nutzt die Möglichkeiten der SAP-S/4HANA-basierten Lösungen aus dem Financial-Risk-Management-Portfolio von SAP, um automatisierte Kontrollen so zu implementieren, dass Unregelmäßigkeiten augenblicklich entdeckt werden und eine angemessene Reaktion eingeleitet werden kann. Abhängig von der Schwere des Verstoßes wird ein Workflow angestoßen, der die verantwortlichen Mitarbeiter via E-Mail informiert und zur Korrektur auffordert. Die Ursprungsdaten, die untersucht werden, werden nicht direkt verändert, sondern Anwender werden informiert und können entscheiden, ob eine Anpassung vorgenommen werden soll. Automatisierte Anpassung nach Fehlerart ist ebenfalls möglich. In schwereren Fällen, beispielsweise wenn der Verdacht einer Straftat besteht, wird die Interne Revision alarmiert und gegebenenfalls die Transaktion gesperrt.

Direktes Feedback für jeden Mitarbeiter

Statt nur stichprobenhaft zu testen, prüft das System jeden einzelnen Vorgang. Bei einer falschen Eingabe wird der Bearbeiter informiert und kann das Problem sofort beheben. Anschließend kontrolliert das System, ob der Fehler beseitigt wurde.

„Einer unserer Kunden setzte bislang auf die übliche Stichprobenkontrolle. Nach Einführung von Embedded Controls stellte er in einem Monat mehrere Tausend Regelverstöße fest – viel mehr, als er erwartet hatte.“

Carolina Macri, EY Associate Partner

Trefferquote über 95 Prozent

Die Korrekturrate liegt bei über 95 Prozent. Fast alle Regelverstöße können umgehend vom Verantwortlichen korrigiert werden.

Der Vorteil für die Mitarbeiter: Sie bekommen direkt Feedback, ob sie den Prozess richtig durchgeführt haben und wie der korrekte Ablauf zu sein hat. Dadurch verinnerlichen sie die Policies schneller, gewinnen Sicherheit und lernen aus Fehlern.

Der Vorteil für das Unternehmen: Risikofaktoren werden früh abgefangen, die Compliance ist sichergestellt, die Prozessqualität steigt. Außerdem arbeiten die Mitarbeiter effizienter.

Fazit

Mit Embedded Controls helfen Unternehmen ihren Mitarbeitern damit, das Richtige zu tun und schaffen ein effizientes Arbeitsklima, während sie gleichzeitig Risiken reduzieren und ihre Prozess- und Datenqualität erhöhen.