Boehringer Ingelheim bringt SAP S/4HANA weltweit remote ans Netz

Das forschende Pharmaunternehmen Boehringer Ingelheim stellt seine weltweite ERP-Software auf SAP S/4HANA um. Was schon unter normalen Gegebenheiten eine große Herausforderung für jedes internationale Unternehmen ist, wurde durch die COVID-19-Pandemie weiter erschwert: Aufgrund der weltweiten Reise- und Kontaktbeschränkungen musste der globale Roll-out komplett remote erfolgen. Dennoch war er ein voller Erfolg: Im Oktober 2020 ging die intelligente Business Suite in 41 Ländern an den Start.

Die Digitalisierung stellt auch die Gesundheitsbranche vor große Herausforderungen. „Um sie zu meistern, brauchen wir Mut zur Innovation und eine zukunftsorientierte technologische Basis“, erläutert Markus Ernst, Head of IT Enabling Functions bei Boehringer Ingelheim. Daher hat sich Boehringer Ingelheim in der IT ein klares Ziel gesetzt: Bis 2025 will das Unternehmen, das zu den führenden forschenden Pharmaherstellern Deutschlands gehört, seine ERP-Landschaft weltweit harmonisieren. Die Basis hierfür schafft SAP S/4HANA. Diese intelligente Business Suite wird künftig die weltweiten Abläufe in den Bereichen Finanzen, Supply Chain, Handel, Operations und Qualitätsmanagement in einem einheitlichen digitalen Kern bündeln.

Weltweiter ERP-Roll-out trotz COVID-19-Pandemie im Zeitplan

Im Jahr 2018 hatte Boehringer Ingelheim dieses globale Transformationsprojekt angestoßen. Knapp zwei Jahre später ging die neue ERP-Software innerhalb weniger Tage in 41 Ländern an den Start. „Was mich besonders stolz macht: Der ursprünglich entwickelte Zeitplan wurde eingehalten – und das, obwohl die COVID-19-Pandemie die eigentliche Planung ordentlich durcheinandergebracht hat“, sagt Nick Taylor, IT-Projektleiter der weltweiten SAP S/4HANA-Konvertierung. Denn kurz nachdem das Projekt im Februar 2020 in die entscheidende Phase gegangen war, wurden Lockdowns verhängt und Ländergrenzen geschlossen. „Eigentlich wollten wir die Kolleginnen und Kollegen an den internationalen Standorten beim Umstieg auf SAP S/4HANA vor Ort persönlich unterstützen. Daran war jedoch plötzlich nicht mehr zu denken“, erinnert sich Taylor. Gebuchte Flüge wurden reihenweise storniert, fast das gesamte Projektteam wurde ins Homeoffice geschickt.

Ein neues Konzept musste her, schließlich sollte der weltweite Umstieg komplett simultan erfolgen. Durch die COVID-19-Pandemie waren die regionalen Ansprechpartner von Kanada bis Neuseeland nun aber komplett auf sich allein gestellt. Glücklicherweise hatte das Kernteam des Transformationsprojekts das Vorhaben in Form einer weltweiten Roadshow vorab detailliert vorgestellt. „Der Roll-out mit 600 Teammitgliedern konnte von uns vollständig von zu Hause aus koordiniert werden“, erzählt der Projektleiter. Dass dabei alles auf den Punkt genau und ohne nennenswerte Zwischenfälle über die Bühne ging, findet nicht nur er in der Rückschau beeindruckend: Boehringer Ingelheim wurde in der Kategorie Business Transformation SAP S/4HANA auch als Gewinner im Kreis der Finalisten des SAP Quality Awards gekürt.

„Das zeigt, wie wichtig sorgfältige Analyse und Vorbereitung bei einem solchen Projekt sind“, sagt Sebastian Grabherr, der bei Boehringer Ingelheim für die Roll-outs von SAP S/4HANA verantwortlich ist. Die Vorbereitungsphase begann bei Boehringer Ingelheim schon mit der Evaluierung des Transformationsprojekts. So hatte das Pharmaunternehmen zunächst eine Greenfield-Implementierung anvisiert, entschied sich dann aber nach intensivem Austausch und Validierung mit SAP für eine Brownfield-Konvertierung. Die zielt darauf ab, die bestehende SAP ERP Central Component (SAP ECC) inklusive aller Modifikationen und Add-ons nach SAP S/4HANA zu übernehmen. Neue Prozesse und Innovationen werden anschließend über Roll-outs in weiteren Ländern sowie  Innovation-Releases sukzessive umgesetzt.

Einfache  Einarbeitung nach der Umstellung auf SAP S/4HANA

„Nach eingehender Betrachtung haben wir uns unter anderem für diesen Weg entschieden, weil wir als Pharmaunternehmen vielfältige Dokumentationspflichten und Compliancevorgaben berücksichtigen müssen und zudem über 40 Länder auf unserem globalen Template versammeln“, erläutert Grabherr.  Zudem erleichtert die Brownfield-Konvertierung die Umstellung für die Mitarbeitenden erheblich: Sie können wie gewohnt weiterarbeiten und müssen sich nicht an neue Oberflächen und Prozesse gewöhnen – aus Sicht von Boehringer Ingelheim angesichts der geplanten Big-Bang-Umstellung ein weiterer wichtiger Aspekt.

Da bei einer Systemkonvertierung sowohl Custom Code als auch alle Modifikationen und Add-ons auf Kompatibilität mit SAP S/4HANA geprüft werden müssen, erfordert der Ansatz eine intensive Vorbereitung. Unter dem Motto „Make it work“ ging es 2019 darum, das bestehende Template auf SAP S/4HANA lauffähig zu bekommen. „Dazu haben wir mithilfe des Simplification Item Check von SAP zunächst die technischen Hürden identifiziert und kritische Fragen gelöst“, erklärt Projektleiter Nick Taylor. Im Jahr 2020 wurde das Template dann bis ins kleinste Detail validiert: In mehr als 3.400 Testläufen prüfte das internationale Projektteam, ob dem geplanten Big-Bang-Roll-out noch etwas entgegenstehen könnte. Dabei wurden die Mitarbeitenden von Boehringer Ingelheim in den einzelnen Ländern durch regionale Expertinnen und Experten des Implementierungspartners CNT Consulting in Kooperation mit Fusion Consulting unterstützt.

Mitte Oktober 2020 war es dann so weit: SAP S/4HANA ging in 81 Gesellschaften und Fertigungsstandorten in 41 Ländern zeitgleich live. „Das Feedback zu dem Projekt aus den Standorten ist hervorragend“, freut sich Grabherr. Und zwar nicht nur hinsichtlich des Roll-outs: Die Performance und die Stabilität der neuen Suite kommen in den Gesellschaften ebenfalls gut an. Für Grabherr und sein Team ist das Projekt damit aber noch lange nicht abgeschlossen. In weiteren Innovationsschritten wird nun neben funktionalen Neuerungen bei SAP S/4HANA auch die Verbesserung des Benutzererlebnisses mit den SAP-Fiori-Apps im Mittelpunkt stehen. Bis Ende 2025 werden die großen Märkte in die einheitliche Software eingebunden – und auch hier wird der Roll-out größtenteils remote organisiert.