Verteilte Daten, veraltete Software: Eine historisch gewachsene Anwendungslandschaft sorgte bei Detecon für verzögerte Reaktionszeiten. Das Beratungsunternehmen entschied sich deshalb für den Wechsel zu SAP S/4HANA Cloud – und ist heute so agil, wie es dies seinen eigenen Kunden empfiehlt.
Innovative Technologien sind der Taktgeber der Digitalisierung. Sie allein sichern Unternehmen jedoch noch keinen Platz in der digitalen Ökonomie. Dafür bedarf es einer ganzen Reihe zusätzlicher Faktoren – von der Wahl der richtigen Tools bis zur dafür erforderlichen Unternehmenskultur. Das Management- und Technologieberatungsunternehmen Detecon hat es sich deshalb zur Aufgabe gemacht, Firmen bei der Entwicklung der passenden Technologiestrategie und der Bewältigung des digitalen Wandels zu unterstützen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Köln greift auf Know-how aus mehr als 40 Jahren Erfahrung und Wissen aus erfolgreich abgeschlossenen Beratungsprojekten in mehr als 160 Ländern zurück. Detecon ist ein Tochterunternehmen der T-Systems GmbH (Deutsche Telekom Gruppe) mit Niederlassungen in Asien, Afrika, Nordamerika und Europa.
Aufgrund ihrer langen Unternehmenshistorie und internationalen Ausrichtung arbeitete die Detecon International GmbH über Jahre weltweit mit unterschiedlichen IT-Systemen, darunter einer veralteten ERP-Software von SAP. Aktuelle Unternehmensdaten – insbesondere Finanzdaten – waren über verschiedene SAP- und Drittanbieter-Systeme verstreut. Eine komplexe Schnittstelleninfrastruktur bremste zeitnahe Datenanalysen aus – eine schnelle Entscheidungsfindung war damit unmöglich. „Um den Anforderungen unserer Kunden wie auch unseren Ansprüchen als Unternehmensberater gerecht zu werden, mussten wir globale, unternehmensweite Projekte effizienter abwickeln“, erklärt Dr. Beate Seitz, Projektleiterin für SAP S/4HANA Cloud bei Detecon International. „Insbesondere im Bereich unser Finanzprozesse wollten wir nicht nur effizienter, sondern auch präziser werden. Uns war klar, dass dies ohne eine moderne Cloud-Infrastruktur nicht zu erreichen war.“
ERP-Pilotprojekt soll Transparenz schaffen – insbesondere im Finance-Bereich
Detecon entschied daher, SAP S/4HANA Cloud im Rahmen eines Pilotprojektes an seinem Hauptstandort in Köln einzuführen und damit den Grundstein zu legen für eine weltweite Transformation aller IT-Systeme des Unternehmens. Eines der zentralen Ziele für den Einsatz der hochstandardisierten SAP-Lösung war eine Steigerung der Effizienz bei den Unternehmensprozessen. Gleichzeitig sollten die ERP-Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO) durch Ablösen des veralteten SAP-Systems und durch den Betrieb von SAP S/4HANA als Software-as-a-Service deutlich sinken. Für die Cloud-Lösung sprachen schließlich auch die vierteljährlichen Updates, durch die Detecon regelmäßig von den neuesten Innovationen der SAP-Entwicklung profitieren konnte. „Nicht zuletzt überzeugte uns auch die Möglichkeit, eine Ende-zu-Ende-Sicht auf alle wichtigen Finanz-KPIs zu erhalten – von den Angeboten über die Betriebsausgaben und die Einkünfte bis zu den Lieferkosten“, führt Holger Daub, Managing Consultant und Projektleiter des Migrationsteams bei Detecon aus.
Als eine wesentliche Stütze bei der Migration der Daten aus dem System der SAP wie auch von Drittanbietern erwies sich für Holger Daub und sein Team das SAP S/4HANA Migration Cockpit. SAP entwickelte dieses Tool eigens, um den initialen Datentransfer für Organisationen zu vereinfachen und abzusichern und empfiehlt es Firmen heute standardmäßig für die Migration in die SAP S/4HANA Cloud. „In der Migrationsphase wusste unser Unternehmen die vorkonfigurierten Daten-Templates und die integrierten Migrationsfunktionen über die Status-App sehr zu schätzen, die mit unserer SAP S/4HANA-Cloud-Lizenz geliefert wurde. Über die App standen uns viele hilfreiche Optionen für Simulationen, das Mapping, die Migration und das Migrations-Reporting zur Verfügung“, so Holger Daub.
Das Steuer selbst in der Hand mit dem SAP S/4HANA Migration Cockpit
Das Handling des SAP S/4HANA Migration Cockpits erwies sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als denkbar einfach. Antworten auf offene Fragen fanden sich fast immer in dem zur Verfügung gestellten umfangreichen Lernmaterial; aufgrund der anwenderfreundlichen Struktur des Cockpits gelangten die Userinnen und User meist alleine ans Ziel – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für das Projekt: Die Verbesserung der Datenqualität, bevor es mit der Migration überhaupt losging. Zunächst überprüfte das Team alle zu migrierenden Daten und eliminierte Dubletten sowie inkorrekte Einträge, indem beispielsweise veraltete wie auch private Kreditoren entfernt wurden. Auf diese Weise konnte Detecon die Fehlerrate bei den Simulationen und den beiden jeweils zweiwöchigen Testläufen vor dem Go-Live deutlich senken. Umgekehrt ließen die Tests wichtige Rückschlüsse auf die Qualität der Daten zu, die sich so weiter verbessern ließ. „Ohne Simulationen dauert das Laden der Daten erheblich länger“, erklärt Holger Daub. „Deshalb war das SAP S/4HANA Migration Cockpit mit seiner eingebetteten Simulationsfunktion für uns von zentraler Bedeutung. Es findet Fehler bereits während der Simulation und löst sie auf.“
Das Beispiel Detecon in Deutschland macht unternehmensweit Schule
Der Wechsel auf das neue System macht das Beratungsunternehmen jetzt deutlich agiler: „Vor der SAP-Einführung konnten wir unsere Umsätze immer erst am Monatsende einsehen. Jetzt haben wir eine Echtzeitsicht auf unsere Gewinne und Verluste – das ist ein großer Schritt für uns“, resümiert Dr. Beate Seitz. Aussagekräftige Reportings inklusive ereignisbasierter Umsatzerkennung ermöglichen den Blick von oben wie auch im Detail auf alle geschäftlichen Aktivitäten, die so transparenter und nachvollziehbarer werden.
Mit der Entscheidung für SAP S/4HANA Cloud hat Detecon zudem den Grundstein gelegt, die Lösung mit dem eigenen Wachstum zu skalieren und an weiteren Standorten zu implementieren. „Wir werden den Markt zusammen mit SAP angehen, um unsere Kunden besser beraten und neue Marktchancen eröffnen zu können“, so Dr. Beate Seitz. Noch in diesem Jahr soll SAP S/4HANA Cloud in der Schweiz, in Österreich und den Vereinigten Arabischen Emiraten ausgerollt werden. Die Umsetzung in den USA, in China und Thailand ist in Planung. Außerdem ist vorgesehen, weitere Unternehmen innerhalb des Konzerns auf die SAP S/4HANA Cloud zu migrieren – alles nach der Blaupause von Detecon in Deutschland, die selbst weitere interne Ziele verfolgt: Das System um neue Funktionen zu erweitern.
