So meistert Beutlhauser die Transformation zum digitalen Unternehmen

Mit einem umfassenden Kulturwandel hat die Beutlhauser-Gruppe die Weichen für eine erfolgreiche Digitalisierung gestellt. Die erforderliche technologische Grundlage für die Transformation schafft eine passgenaue Branchenlösung auf Basis von SAP S/4HANA. Mit Unterstützung der beiden SAP-Partner Proaxia und FIS, einem engagierten Projektteam sowie konsequenter Rückendeckung durch Mitarbeiter und Management meisterte der Mittelständler die Implementierung.

Die Prozesse der Beutlhauser-Gruppe sind immens komplex: Schließlich verkauft das Unternehmen nicht nur Baumaschinen, Baugeräte, Flurförderzeuge und Kommunaltechnik sondern vermietet, wartet und repariert sie auch. Weil die unterschiedlichen Geschäftsabläufe des Mittelständlers in der Vergangenheit nur unzureichend integriert waren und zahlreiche Schnittstellen die Beschäftigten nicht selten in der Arbeit ausbremsten, entschied das traditionsreiche Familienunternehmen im Jahr 2017, sämtliche Prozesse an den 25 Unternehmensstandorten miteinander zu harmonisieren und über ein neues ERP-System abzubilden.

SAP S/4HANA für Beutlhauser das ERP-System erster Wahl

„Ziel war es, optimale Rahmenbedingungen für unsere Mitarbeitenden zu schaffen und so den Weg zu erstklassiger Kundenzufriedenheit zu ebnen“, erklärt Antje Wittig, die das Transformationsprojekt als Leiterin Organisationsentwicklung betreut. Die erforderlichen Zutaten dafür: ein grundlegender Kulturwandel, Standardisierung, saubere Stammdaten, die Auflösung von Abteilungsgrenzen sowie ein leistungsstarker Technologie-Stack. Dass der Investitionsgüterhändler aus Niederbayern auf der Suche nach letzteren bei SAP fündig wurde, überrascht nicht: „SAP S/4HANA ist mit weitem Abstand das modernste ERP-System auf dem Markt“, betont Beutlhauser-Geschäftsführer Oliver Sowa. Ihn überzeugt neben der hohen Funktionalität vor allem der modulare, offene Ansatz der gesamten SAP Business Suite.

Um diese passgenau an den Anforderungen des mittelständischen Unternehmens auszurichten, gab es allerdings einiges zu tun: Zunächst machte sich das Projektteam daran, die im Lastenheft gebündelten Prozessanforderungen in ein detailliertes Pflichtenheft zu übersetzen. Dabei standen die beiden SAP-Partner Proaxia und FIS mit Rat und Tat zur Seite. „Die Berater verfügen nicht nur über tiefes SAP-Know-how, sondern verstehen auch unsere Prozesse“, so Wittig. Optimale Voraussetzungen, um aus dem umfassenden SAP-Lösungsportfolio die benötigten Module und Add-Ons herauszufiltern und zu einer integrierten Gesamtlösung zusammenfügen.

Damit bildet Beutlhauser nicht nur „klassische“ ERP-Bereiche wie Finanzen und Controlling, Vertrieb oder Materialmanagement mühelos ab, sondern treibt über unterschiedliche Industrie- und Cloudlösungen auch die Digitalisierung seines Kerngeschäft gezielt voran. So bündelt beispielsweise die Anwendung SAP Vehicle Management System (VMS) Prozesse bei Beschaffung, Verkauf, Umbau, Retourenabwicklung, Inzahlungnahme und Serviceabwicklung der Maschinen, während die Cloud-Lösungen SAP Field Service Management (FSM) sowie SAP Workforce Management (WFM) die gezielte Einsatzplanung der Servicetechniker erleichtern. Spezielle Branchenanwendungen von SAP-Partner Proaxia unterstützen zudem das Miet- sowie Servicegeschäft der Beutlhauser-Gruppe und runden das Gesamtpaket ab. „Insgesamt trägt die konsequente Prozessautomatisierung zu effizienten und transparenten Abläufen sowie zufriedenen Mitarbeitern und Kunden bei – und  unterstützt außerdem unseren anvisierten Wachstumskurs“, blickt Geschäftsführer Oliver Sowa in die Zukunft.

Transformationserfolg erfordert erstklassiges Projektmanagement

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für den erfolgreichen Projektverlauf waren dabei aus seiner Sicht vor allem das hochengagierte Projektteam, die hohe Sach- und Fachkompetenz der Proaxia- und FIS-Berater sowie die professionelle Projektorganisation. Immerhin haben allein an der Erstellung des Lastenheftes mehr als 80 Mitarbeiter mitgewirkt, sich standortübergreifend über die für das Geschäft erforderlichen Prozesse ausgetauscht und so die Anforderungen an die neue Lösung gemeinsam definiert.  Laut Projektleiterin Wittig ein immens wichtiger Aspekt für die Akzeptanz der neuen Abläufe: „Nur wenn alle an einem Strang ziehen und bereit sind, die Transformation gemeinsam voranzutreiben, kann sie auch gelingen.“

Aus ihrer Sicht braucht es für komplexe IT-Projekte außerdem ein gutes Maß an Flexibilität. „Man muss nicht jedes Detail von Anfang an durchplanen, aber genau wissen, wo man am Ende hinwill. Und bereit sein, dafür den ein oder anderen Umweg in Kauf zu nehmen“, sagt sie. Ihre Erfahrung: Es tauchen immer wieder neue Aspekte auf, die die ursprüngliche Zeit- und Kostenplanung beeinflussen. Da bildet auch die SAP S/4HANA-Einführung bei dem Mittelständler keine Ausnahme. Statt wie geplant Anfang 2021 ging deshalb die neue Lösung in Passau auch mit einigen Monaten Verzögerung an den Start. „Nicht ideal“, findet Geschäftsführer Sowa, „aber rückblickend auf jeden Fall die richtige Entscheidung.“ Denn nur so habe man den erforderlichen Reifegrad vor dem Go-Live und damit den Projekterfolg zuverlässig sicherstellen können.

Go-Live als Meilenstein auf dem Weg zum intelligenten Unternehmen

Digitalisierungsprojekte übers Knie zu brechen und Projektpläne in Stein zu meißeln, ist für ihn deshalb der falsche Weg: „Wenn sich herausstellt, dass man mehr Zeit braucht, sollte man sich die auch nehmen“, empfiehlt Sowa. Zumal der Go-Live nach Konzeption und Systemkonfiguration nur ein weiterer Meilenstein im Projektverlauf sei – wenn auch ein ziemlich wichtiger. „Wer jedoch glaubt, damit sei der Transformationsprozess abgeschlossen, ist naiv“, sagt der Geschäftsführer. SAP S/4HANA bilde zwar das Fundament agiler Prozesse und innovativer Geschäftsmodelle, die Transformation der Beutlhauser-Gruppe sei damit aber längst noch nicht abgeschlossen: „Schließlich geht es darum, unsere Marktposition kontinuierlich zu verbessern. Stillstand können wir uns dabei nicht leisten.“

Lesen Sie im ersten Teil unserer Blog-Serie, wie der mittelständische Investitionsgüterhändler aus Niederbayern sein Transformationsprojekt mit einem umfassenden Kulturwandel vorbereitet hat. Und erfahren Sie im dritten Teil, warum sich die Digitalisierung für die Beutlhauser-Gruppe schon jetzt bezahlt macht.