Gemeinsam stark: So macht der Mittelstand seinen Einkauf fit für die Zukunft

Faxen Sie noch oder netzwerken Sie bereits? Diese Frage kommt nicht von ungefähr. Denn die Beschaffungsprozesse in vielen mittelständischen Betrieben sind vielfach noch durch Zettelwirtschaft und Handarbeit geprägt. Dabei könnte mit integrierten Geschäftsnetzwerken alles viel schneller und einfacher gehen.

Die gute Nachricht: Der Anteil der Mittelständler, die das Faxgerät häufig oder sehr häufig nutzen, hat sich seit 2016 fast halbiert. Vor fünf Jahren gaben in einer Befragung des Digitalverbands Bitkom noch knapp acht von zehn Unternehmen (79 Prozent) an, häufig via Fax zu kommunizieren. Aktuell sind es „nur“ noch gut vier von zehn (43 Prozent). Dennoch: Vor allem im Einkauf spielt die Fernkopie bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nach wie vor eine große Rolle.

Bestes Beispiel dafür: Mein Schwager. Er ist als Handwerker im Sanitärbereich unterwegs, beschäftigt 18 Mitarbeitende und arbeitet nicht nur für Privatkunden, sondern auch für Unternehmen. Aufträge erhält er bislang meist entweder telefonisch oder eben per Fax. Ganz selten auch mal per E-Mail. Nie per Messenger oder Videochat. Das bedeutet konkret: Vom Mitarbeitereinsatz bis zur Abrechnung läuft in diesem Betrieb eigentlich immer noch alles auf der Basis von Papier. Der damit verbundene Aufwand ist enorm und kostet wertvolle Zeit, die man besser in Kundenprojekte stecken könnte.

Zettelwirtschaft im Einkauf weicht digitalen Lösungen

Mein Schwager bekommt das in seinem Betrieb durchaus noch hin. Bei größeren Mittelständlern sorgt die Zettelwirtschaft jedoch oft für enorme Reibungsverluste. Dies erkennen immer mehr KMU und treiben deshalb die Digitalisierung ihrer Kommunikationsprozesse voran. Laut der Bitkom-Befragung laufen 2021 nur noch bei knapp einem Viertel (23 Prozent) der Unternehmen die meisten Geschäftsprozesse komplett auf Papierbasis ab

Bei den Befragten als Kommunikationskanäle weiterhin dominant:

• E-Mail (100 Prozent)
• Festnetz-Telefon (98 Prozent)

Folgende Kommunikationskanäle haben in den letzten 18 Monaten deutlich an Boden gewonnen:

• Smartphones (89 Prozent)
• Online-Meetings (67 Prozent)
• Messenger-Dienste (66 Prozent)
• Kunden- oder Mitarbeiterportale (60 Prozent)

Bei der Beschaffung jedoch gibt es in Sachen Digitalisierung noch immer viel Luft nach oben. Obwohl mittelständische Unternehmen verstärkt in die digitale Transformation investieren, hinkt der Einkauf diesbezüglich hinterher. Das zeigt eine Studie, die wir kürzlich gemeinsam mit Oxford Economics durchgeführt haben. Demnach führt mehr als ein Drittel (38 Prozent) der befragten Unternehmen den Großteil der Beschaffungsprozesse weiterhin manuell durch. Die Folge: Viele haben weder ihre Gesamtausgaben noch die Übersicht über ihre Lieferanten im Griff – und können deshalb vorhandenes Einsparpotenzial nur schwer identifizieren oder auf Lieferkettenstörungen schnell reagieren.

Beschaffung modernisieren: Auch der EDI-Standard ist in die Jahre gekommen

Andere Mittelständler sind zwar bereits einen Schritt weiter und setzen bei der Kommunikation mit Kunden und Zulieferern auf den elektronischen Datenaustausch per EDI (Electronic Data Interchange). In der Automobilindustrie gilt dieser Standard immer noch als Mittel der Wahl, obwohl er kaum jünger als das Faxgerät ist. Und dieses Verfahren trägt auch tatsächlich zur Optimierung der Beschaffungsprozesse und zur Kostenreduzierung bei. Doch die Zeit bleibt nicht stehen.

Von einer echten Digitalisierung kann bei EDI keine Rede sein. Denn es reicht nicht aus, Bestellungen automatisch von einem ins andere ERP-System zu schieben, um das gesamte Potenzial intelligenter Prozesse zu erschließen. Vielmehr muss es darum gehen, sämtliche Workflows und Daten über Abteilungs- und Betriebsgrenzen in einem ganzheitlichen End-to-End-Prozess zu integrieren – von der Auftragsabwicklung, über Produktion und Lieferung bis hin zur Abrechnung. Nur so kann das Ziel vom „Einkauf 4.0“ Wirklichkeit werden.

Integrierte Geschäftsnetzwerke erleichtern Zusammenarbeit

Unsere auf der diesjährigen SAPPHIRE NOW angekündigte Cloud-Lösung SAP Business Network schafft dafür die besten Voraussetzungen. Sie führt die bislang getrennten SAP-Plattformen für Beschaffung (SAP Ariba), Logistik (SAP Logistics Business Network) und das Anlagenmanagement (SAP Asset Intelligence Network) zusammen und stellt damit die Weichen für nahtlos integrierte End-to-End-Prozesse in der Beschaffung. Mittelfristig soll dieser Verbund zur weltweit größten Business Community werden und eine branchenübergreifende Vernetzung der Wirtschaft ermöglichen. Schon heute können Mittelständler so mit mehr als 5,5 Millionen Handelspartnern auf Knopfdruck zusammenarbeiten.

Dass sich das lohnt, können zahlreiche mittelständische Betriebe bestätigen. So hat beispielsweise der schwäbische Kälte- und Klimatechnikspezialist BITZER mithilfe unserer Cloud-Lösung seine dezentralen Beschaffungssysteme abgelöst und so ein Fundament für weltweit einheitliche Einkaufsprozesse geschaffen. Darüber hinaus hat der „Hidden Champion“ im Bereich der Kälte- und Klimaanlagen und Kältemittelverdichter seine Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden erheblich verbessert. Heute können die an das SAP Business Network angeschlossenen Bitzer-Handelspartner Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen per Mausklick einsehen. Das spart jede Menge Zeit. Mehr als die Hälfte der manuellen Eingriffe – so BITZER – konnten inzwischen abgebaut werden.

Innovative Technologien für den Einkauf 4.0

Und das ist nur der Anfang. Schließlich sind digitale Beschaffungsprozesse auf dem Weg zum intelligenten Einkauf lediglich ein erster Schritt. Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Predictive Analytics heißen die Zauberworte, die den Einkauf 4.0 künftig auch im Mittelstand revolutionieren werden. Mithilfe solcher innovativer Technologien können Unternehmen nicht nur Beschaffungsprozesse vollständig automatisieren – und so dafür sorgen, dass jederzeit alles rund läuft.

In Zukunft wird es auch möglich sein, dass beispielsweise smarte Maschinen defekte Komponenten künftig in Eigenregie identifizieren, Ersatzteile direkt beim passenden Händler ordern und natürlich auch sofort einen Techniker des Herstellers für den Einbau anfordern. Ist der Auftrag erledigt und die Rechnung eingetroffen, stößt das System umgehend die Zahlung an. Noch mögen solche Szenarien für viele Mittelständler wie Science Fiction klingen. Aber ich bin mir sicher, dass diese Zukunftsmusik schon bald ganz alltäglich sein wird.