Cloud-ERP: Die Zukunft für den Mittelstand

Wenn Unternehmen wachsen, können die Verantwortlichen leicht den Überblick verlieren. Mit Standard-Office-Programmen ist die Organisation kompliziert. Gerade kleinen und mittelgroßen Firmen bietet sich der Einsatz von Cloud-ERP an. Sie entlastet die Mitarbeiter, erlaubt die zentrale Steuerung aller Prozesse und ist der Einstieg in die Digitalisierung.

Ein anderes großes Problem sind die bestehenden Silostrukturen in den Fachbereichen. Durch verschiedene Datensets, Interessenlagen, Schnittstellen und das Fehlen einer übergreifenden Grundlage für Entscheidungen werden sie zur Wachstumsbremse.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ERP als KMU?

Mehr Aufträge, bedeuten auch mehr Verwaltung: Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen müssen geschrieben und überwacht, Mahnungen verschickt werden. Dazu die Lagerwirtschaft: Was ist an Material vorhanden, was muss nachbestellt werden? Gehälter und Steuern müssen berechnet und gezahlt werden. Wer in Produktion und Handel tätig ist, hat es mit Logistik zu tun, mit Versand, Voranmeldungen, Tarifen und Zollformularen. Ob Einkauf, Produktion oder Versand, die Vorgänge werden immer komplexer.

Welche Vorteile bietet eine ERP-Lösung für Unternehmen?

ERP-Systeme helfen Geschäftsführung und Mitarbeitern, den Überblick zu bewahren und Silodenken zu überwinden. ERP steht für Enterprise Resource Planning, eine einheitliche, betriebswirtschaftliche Standardlösung, für alle Prozesse im Unternehmen. Egal ob es um die Finanz-, Personal- oder Material-Verwaltung und Steuerung geht, ein ERP-Programm erfasst die Komplexität im Unternehmen und bündelt die Prozesse zentral an einem Ort.

Wichtige Informationen können per Knopfdruck abgerufen werden und müssen nicht erst mühsam, gesucht, erfragt und zusammengetragen werden. Das Unternehmen weiß etwa immer, welche Liefertermine passen oder ob das Material knapp wird. Das System sorgt für eine bessere Finanz- und Ressourcenplanung und kann Aufträge in allen Bereichen kalkulieren. Es ist auch die Voraussetzung für die Digitalisierung und ermöglicht den Einstieg in Industrie 4.0 und Business Analytics, die sich in Richtung KI erweitern lassen.

Was ist der Unterschied zwischen ERP und Cloud-ERP?

Was bei großen Mittelständlern und Konzernen schon überall Standard ist, gibt es mit reduziertem Leistungsumfang auch für kleine und mittlere Unternehmen. Dort funktionieren ERP-Lösungen genauso gut wie bei den Großen. Früher liefen die ERP-Systeme dort auf Rechnern vor Ort (On Premise), inzwischen gibt es immer mehr hybride ERP-Systeme, wobei einige Teile in der Cloud und andere vor Ort betrieben werden.

Der Vorteil von cloudbasierten ERP-Systemen ist: Für sie braucht niemand mehr eine eigene IT-Infrastruktur, Server vor Ort oder IT-Fachpersonal zur Wartung. Alles findet in der Cloud statt. Benötigt wird nur ein Laptop, normales Internet und ein wenig Schulung.

Welche Vorteile bietet eine Cloud-ERP-Lösung für Unternehmen?

Cloud-basierte SAP-Lösungen bieten eine Reihe handfester Vorteile wie geringe Wartungskosten, flexible Skalierung, hohe Agilität, automatische Upgrades bei globaler Verfügbarkeit und nicht zuletzt eine verlässliche Basis für die Digitalisierung, um sich gegen die Konkurrenz zu wappnen. So bekommen auch die Chefs von kleinen und mittleren Unternehmen einen schnellen Überblick über alle Prozesse, inklusive aller wichtigen Kennzahlen zur Planung und Steuerung – und zwar in Echtzeit. Auch das Thema Cybersecurity hängt eng mit der Nutzung von ERP in der Cloud zusammen, denn Cloud-Dienste bieten Unternehmen mehr Sicherheit.

Welche Cloud-ERP Produkte gibt es für kleine und mittelständische Unternehmen?

Viele KMUs setzten in der Vergangenheit auf Insellösungen. Sie nutzten verschiedene Programme unterschiedlicher Hersteller, die besonders gut in jeweils einer Aufgabenstellung waren. So gab es Programme für CRM, SCM, Buchhaltung oder Warenwirtschaft. Doch bei der Vernetzung kam es oft zu Schnittstellenproblemen. Die Daten waren, obwohl in verschiedenen Systemen vorhanden, nicht einfach verknüpfbar oder mussten zwischen den Anwendungen manuell übertragen werden. Das war fehleranfällig, kostete Zeit und Geld.

Zuverlässiger ist es, wenn die Daten innerhalb eines einzigen Systems gehalten und ausgewertet werden: dem ERP-System. Es kann alles, was einzelne Programme auch können. ERP-Software ist modular aufgebaut. Es gibt Module für CRM, Waren- und Materialwirtschaft, Human Ressource Management, Ein- und Verkauf, Marketing, Buchhaltung oder Vertrieb. Man muss nicht sofort alle Module verwenden, sondern kann mit den wichtigsten anfangen. So wächst das Programm zusammen mit den Aufgaben.

Was müssen mittelständische Unternehmen bei der ERP-Einführung beachten?

Es gibt ERP-Lösungen von vielen verschiedenen Herstellern am Markt, auch spezielle Branchenlösungen. Im Internet finden sich zahlreiche Marktübersichten und -vergleiche. Viele Anbieter stellen kostenlose Testsysteme zur Verfügung, um alle Funktionen auszuprobieren und um zu prüfen, wie einfach das Programm zu bedienen ist. Usability und Design sind eng mit dem Erfolg von ERP im täglichen Einsatz verknüpft. Je müheloser und intuitiver sich die Aufgaben erledigen lassen, desto höher ist die Mitarbeiterakzeptanz.

SAP ist der größte ERP-Anbieter in Deutschland und einer der größten weltweit. SAP gilt als ein Miterfinder der Standardsoftware. Bereits 1973 hat das Unternehmen  mit dem Modul SAP R/1 als erste ein Finanzbuchhaltesystem fertiggestellt , das mit Fokus auf Modularität und stringente Integration der Geschäftsbereiche kontinuierlich weiterentwickelt wurde. Viele glauben, dass SAP vorrangig in großen Unternehmen eingesetzt wird. In Wahrheit sind jedoch rund 8o Prozent der heute über 400.000 SAP-Kunden kleine und mittlere Unternehmen.

Für all diese hat SAP mit SAP Business One Cloud, SAP S/4HANA Cloud und SAP Business ByDesign ein breites Spektrum an ERP-Lösungen, die alle Business-Modelle und Bedürfnisse im Mittelstand abdecken – vom klassischen Mittelständler bis hin zum Start Up. SAP bietet Unternehmen jeder Größe verschiedene Service-Angebote für eine schnelle Implementierung an.

Wer bietet Hilfe bei Fragen zu Cloud-ERP-Systemen?

Bei der Auswahl, aber vor allem auch bei der Implementierung, helfen unabhängige Beratungsunternehmen und Partner der Hersteller. Einige von ihnen haben sich auf die Bedürfnisse des Mittelstandes spezialisiert. Viele Implementierungspartner kommen selbst aus dem Mittelstand und bieten so genannte Add-Ons Lösungen an, die industriespezifische, funktionale Ergänzungen zur Hersteller-Software bieten. Mitarbeiter brauchen Zeit, um sich einzuarbeiten. Die Schulungsunterlagen sollten deswegen verständlich geschrieben sein.

Wie sieht die Zukunft für KMU ohne ERP-Software aus?

Auch für den Mittelstand lohnt sich der Einstieg in die ERP-Welt. Sie profitieren stark vom Einsatz eines Informations- und Planungssystems. Wegen der wachsenden Konkurrenz führen immer mehr kleinere Firmen ERP-Lösungen ein, um sich von den Mitbewerbern abzusetzen und von den dadurch entstehenden Wettbewerbsvorteilen zu profitieren.

Für ERP aus der Cloud benötigt man nur eine stabile Internetverbindung und einen Webbrowser. Bezahlt wird in der Regel pro Nutzer und Monat. Bei ERP-Systemen in der Cloud kümmert sich der Hersteller um Wartung und Updates. Die Kosten sind deswegen leicht kalkulierbar und fallen im Vergleich zu einem selbst betriebenem ERP-System eher gering aus.

Wen Sie mehr zu den Angeboten von SAP für kleine und mittlere Unternehmen erfahren möchten, finden Sie alle Informationen zu den verschiedenen Angeboten hier.

Tipp

Lesen Sie hier im „ERP ROI Calculation Worksheet“ Tipps von Experten, um den ROI (Return on Investment) eines neuen ERP-Systems im Vergleich zum bisherigen zu berechnen. Sie beruhen auf den Erfahrungen von Dutzenden von ERP-Implementierungen.