So treibt die Felix Schoeller Group mit SAP und der Telekom die digitale Transformation voran

Dem Mittelstand sagt man eine besondere Flexibilität nach. Doch obwohl die digitale Transformation die Mittelständler noch einen Quantensprung nach vorn bringen könnte, sind Aktenschleppen und Papierberge vielerorts noch Alltag. So setzen zum Beispiel viele Mittelständler noch keine automatisierten Systeme für das Spesen- und Reisenkostenmanagement ein.

Die Konsequenz: Belegchaos, unübersichtliche Excel-Tabellen und seitenlange E-Mail-Verläufe zur Klärung von Fragen bei falschen Angaben. Das bindet Ressourcen und führt zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden.

Mit der Telekom die digitale Transformation vorantreiben

Wie der Beginn des Digitalisierungsprozesses gelingen kann, zeigt das Beispiel der Felix Schoeller Group, einem Hersteller von Spezialpapieren. Das niedersächsische Familienunternehmen setzt zur Sicherung von Qualität und Effizienz auf Digitalisierung – auch beim Reisekostenmanagement.

Hierbei bekommt es Unterstützung von zwei Seiten, für die digitale Transformation. Die digitale Lösung bietet die SAP-Concur-Organisation, als Systemintegrator unterstützt die Telekom.

Von Analyse bis Anwendung in acht Wochen

Den Beginn des Prozesses markiert eine Analyse der bestehenden Prozesse. Im Gespräch mit den Mitarbeitenden der Felix Schoeller Group ermittelt das Team Probleme, Bedürfnisse und Wünsche aller Beteiligten – zum Beispiel der reisenden Mitarbeitern oder der Finanz- und IT-Teams. Dieser Schritt ist für den Erfolg des Projekts besonders wichtig. Denn für viele Unternehmen ist die Implementierung von SAP-Concur-Lösungen ein erster Quick-Win, weitere Transformationsetappen folgen. Der enge Austausch mit den Anwendern der Lösungen ist daher unerlässlich, um ihre Unterstützung zu sichern.

Im Fall der Felix Schoeller Group bestimmen drei Wünsche das Lösungsdesign wesentlich:

• Nutzerorientierte Konfiguration
• Integration in bestehende Systemlandschaften
• Möglichkeit zur mobilen Nutzung der Lösung

Entsprechend wird in diesem Fall die Lösung Concur Expense konfiguriert und in die SAP-Systemlandschaft des Kunden implementiert. Auch dieser Prozess ist vom regelmäßigen Austausch geprägt. So testen Mitarbeitende die Lösung, um zum Beispiel Eingabeformulare und integrierte Plausibilitätsprüfungen des Systems zu optimieren.

Mit der Implementierung digitaler Systeme ist es noch nicht getan

Letztlich sind es die Mitarbeitenden, die sich auf die neuen Tools und Prozesse einlassen müssen. Digitalisierung ist immer auch ein Change-Prozess, egal in welchem Bereich. Bei der Felix Schoeller Group halfen Change-Management-Workshops, um Nutzende optimal auf die neuen Lösungen vorzubereiten, ihnen die Anwendung zu erleichtern sowie Berührungsängste zu nehmen. Das sichert die Akzeptanz unter ihren Mitarbeitenden.

Das Ergebnis: Digitales Reisekostenmanagement schafft Erleichterung

Anstelle der zeitaufwändigen Zettelwirtschaft ist ein praktischer Prozess ohne Medienbrüche gerückt. Reisende laden ab jetzt mit einem Foto ihren Beleg in die SAP-Concur-Mobile-App. Die relevanten Daten werden automatisch erfasst, sodass sie noch unterwegs mit wenigen Klicks die Reisekostenabrechnung erstellen können. Diese wird vom System auf Vollständigkeit sowie Korrektheit  überprüft, von Vorgesetzten mit wenigen Klicks genehmigt und die Kosten werden erstattet. Das Finanzteam behält den Überblick über die Ausgaben und kann sie der strategischen Prioritäten entsprechend steuern, zum Beispiel indem es Reiserichtlinien hinterlegt, die Reisenden bei der Buchung einen Orientierungsrahmen bieten.