Münchner Familienunternehmen setzt auf Cloud-Lösung von SAP

Klein, aber fein: Das Münchener Handwerksunternehmen „Kachelofen- und Kaminhaus“ hatte mit zunehmendem Erfolg immer mehr Papierchaos auf dem Schreibtisch. Nun arbeitet Kaminbauer Florian Nowak mit der ERP-Lösung SAP Business One Cloud. Diese nimmt ihm die Zettelwirtschaft ab und organisiert sein Unternehmen digital.

Die Firma „Kachelofen- und Kaminhaus“ aus Oberschleißheim bei München ist ein echtes Familienunternehmen. Mit drei Mitarbeitern plant und baut die Familie Nowak Kachel- und Kaminöfen und passt sie in die Wohnräume der Kunden ein. Und das nun schon in der dritten Generation. Gegründet wurde das Handwerksunternehmen im Münchner Norden vor rund 40 Jahren vom Großvater Joachim zusammen mit Sohn Jörg. Heute liegt die Verantwortung in den Händen des 32-jährigen Enkels Florian Nowak.

Das „Kachelofen- und Kaminhaus“ hat sich gerade für die ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) SAP Business One in der Cloud entschieden. Die Einführung inklusive der Schulungen hat der SAP-Partner conesprit aus Backnang bei Stuttgart begleitet.

Florian Nowak berichtet: „Auch im kleinen Handwerksbetrieb wird die Büroarbeit immer mehr. Anfragen nehmen zu, Bestellungen, Angebote, Rechnungen – sehr viel Buchhaltung also. Alles Dinge, die mit unserem Handwerk eigentlich nicht viel zu tun haben, uns aber viel Arbeit machen“, sagt er.

ERP-Testversionen bekannter Hersteller

Bisher organisierte Nowak das alles mit den üblichen Standardprogrammen wie Word und Excel. „Irgendwann wird das aber zu unübersichtlich, dann hat man ein Papierchaos auf dem Schreibtisch.“ Deswegen überlegte er, alles in eine einzelne Software auszulagern. Der Geschäftsführer begann, sich im Internet umzuschauen. Nach und nach besorgte er sich Testversionen verschiedener ihm bekannter Hersteller, schaute sich diese genauer an und probierte aus, welches Programm am besten zu den eigenen Zwecken passen könnte.

„SAP kennt man, das Unternehmen stand auf der Liste aber eher weiter unten.“ Denn SAP gilt gemeinhin als Unternehmenslösung für größere Firmen. Irgendwann probierte Nowak aber SAP Business One in der Cloud aus – „eine Lösung für kleinere Unternehmen, die gut und auch kostengünstig ist“, wie Nowak fand. Ein Kriterium war, dass es die Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater übernehmen kann. Nowak: „Viele andere Programme konnten zwar Rechnungen erstellen, es fehlte aber die nötige Verbindung zur Buchhaltung.“

Zudem wolle Nowak alle Bestellungen in das Programm einpflegen können, um so die nötige Übersicht zu behalten. „Das konnte in dieser Form nur SAP“, sagt er. Wichtig war ihm auch, dass die Anwendung eine Cloud-Lösung ist. „Wir wollten dafür keine eigene IT mit Servern einrichten.“ Weiterer Grund für die cloudbasierte Lösung: „Wir können auf das System von überall her zugreifen, auch wenn wir beim Kunden vor Ort sind – und das mit höchsten Sicherheitsstandards.“

Produktives System nach einem Monat

Nach weiterer Internetrecherche bekam Nowak Kontakt zum SAP Partner conesprit. „Es hat gepasst, super-freundliche und sehr fachlich versierte Leute“, lobt Nowak. Im  Internet registrierte er sich für eine Testversion, die ihm schon nach wenigen Minuten zur Verfügung stand. Der SAP-Partner sendete ihm dazu noch eigens entwickelte, ausführliche Schulungsunterlagen. Mit ihrer Hilfe konnte sich Nowak zügig in das neue System einarbeiten. „Das war sehr hilfreich, denn zunächst kennt man sich ja gar nicht aus. Es ist schon anders als Word oder Excel“, sagt der Geschäftsführer.

Bereits nach ein paar Tagen wusste er, wie man Angebote und Rechnungen erstellt, wie die Buchhaltung und die Auftragsabwicklung ablaufen. Nach 14 Tagen war Nowak klar, dass alles wie gewünscht funktioniert. Das Testsystem wurde nach einem knappen Monat produktiv geschaltet.

„Alles ging auf Anhieb. Wir sind sehr zufrieden, besser geht es, glaube ich, nicht“, sagt Nowak. Jetzt sei das SAP-System morgens das Erste, was hochgefahren werde. „Hätten wir es nicht, hätten wir immer noch einen Stapel Papier auf dem Schreibtisch liegen.“

Für Nowak ist deshalb „eine der wichtigsten Funktionen und ein Grund für die Entscheidung für SAP Business One das Modul „Opportunities“. Damit kann man potenzielle Geschäftschancen anhand des Fortschritts von Aktivitäten in der Verkaufspipeline verfolgen und analysieren. Nowak: „Wir haben unseren Vertrieb in verschiedene Stufen eingeteilt und ihnen sämtliche Anfragen, Angebote und Aufträge zugeordnet, die wir mit den Angeboten und Rechnungen verknüpfen. So haben wir die vielen Kundenanfragen mit allen Daten übersichtlich sortiert, griffbereit an einer Stelle.“

Auch ein zweiter Mitarbeiter kann mit dem System nach kurzer Einarbeitungszeit Angebote bearbeiten und Rechnungen erledigen. „Ein kleines Notebook mit Google Chrome reicht uns dafür aus, mehr brauchen wir nicht. Der Computer benötigt keine Rechenleistung, die hat ja der Cloud-Server und wird über den Browser nur abgerufen“, sagt Nowak.

Vielfältige Möglichkeiten der ERP-Lösung – viele noch ungenutzt

Die Kosten pro Nutzer und Monat seien dabei überschaubar. Nowak: „Es ist eines der günstigsten Programme, die im Angebot waren. Andere kosteten genauso viel oder mehr, hatten aber bei weitem nicht diesen Funktionsumfang.“ Dabei nutze man aktuell nur 60 Prozent der Möglichkeiten. Nowak: „Wir verwenden die Lagerverwaltung nicht und wickeln auch keine Einkaufsprozesse ab.“

Für sein Unternehmen sei die Lösung fast perfekt. Zwei Vorschläge hat Nowak dennoch: „Es wäre schön, wenn es im System eine direkte Möglichkeit für Feedback gäbe.“ Manchmal fielen ihm nämlich Kleinigkeiten auf: Dinge, die noch übersichtlicher oder praktischer gestaltet werden könnten. „So könnte SAP Verbesserungen direkt vom Endanwender einholen, um das Produkt noch besser zu machen.“

„SAP Business One ist ideal für kleine Unternehmen“

Das Zweite, was SAP laut Nowak noch verbessern sollte: „SAP könnte auf seinen Seiten noch direkter kommunizieren, dass SAP Business One in der Cloud wirklich ein Programm für kleine Unternehmen ist.“ Viele kleinere und gerade Handwerksunternehmen zögen nämlich gar nicht ins Kalkül, eine SAP-Lösung zu nutzen, weil SAP-Systeme als zu mächtig für kleinere Firmen gelten. „Das hat keiner auf dem Schirm“, sagt Nowak. „Manch Unternehmer, der das Programm auch sehr gut gebrauchen könnte, wird dadurch vielleicht nicht angesprochen.“

Florians Vater Jörg, so berichtet sein Sohn, hält sich noch zurück und arbeitet bislang so weiter wie bisher in den letzten 40 Jahren. Er konzentriere sich weiterhin auf das, was er am besten kann: Handwerk und Kundenberatung.