Wie man die Ergebnisse von dynamischen Teams optimiert

Die Annahme, dass neue Initiativen in Unternehmen Kompromisse erfordern, ist verwunderlich. Es ist sicherlich richtig, dass sich fast immer ein anfängliches Unbehagen einstellt. Aber auf neue Perspektiven zu setzen und sich neue Kenntnisse anzueignen, kann schließlich zu einem besseren Arbeiten und strategischeren Ergebnissen führen.

Das Konzept, in funktionsübergreifenden und eigenverantwortlichen, „dynamischen Teams” – zu arbeiten, ist für die meisten Mitarbeitenden Realität. Eine globale SAP-SuccessFactors-Studie ergab, dass gut drei Viertel der Befragten (82 Prozent) schon mehr als einmal in einem dynamischen Team gearbeitet haben. Und 64 Prozent waren gleichzeitig Teil mehrerer dynamischer Teams.

Dynamische Teams entstehen in der Regel, weil es nicht anderes geht. Das kann einen Kulturwandel oder einen Kulturschock für die Beteiligten bedeuten. Laut der Studie gefiel weniger als einem Viertel der Mitarbeitenden (20 Prozent) das Arbeiten in dynamischen Teams, und nur 36 Prozent der Führungskräfte wollten ihre Teammitglieder dazu motivieren, künftig in einem dynamischen Team mitzuarbeiten. Die befragten Führungskräfte gaben an, dass genau geklärt sein sollte, was von ihren Teammitgliedern in den Teams erwartet wird. Zudem wünschen sie sich, dass sie zeitnah über Probleme und Fortschritte informiert werden und klar ist, welche Fähigkeiten und Kompetenzen ihre Mitarbeitenden durch die Mitwirkung in den dynamischen Teams erwerben.

Menschen arbeiten nicht in linearen Struktuen

Laut Kathi Enderes, Ph.D., Senior Vice President of Research und Global Industry Analyst bei The Josh Bersin Company, trägt die verwendete HR-Software oft zu diesen Unklarheiten beim Arbeiten in dynamischen Teams bei. „Menschen arbeiten normalerweise nicht in einer linearen Struktur. Teams begehen oft den Fehler, beim Management der Leistung, dem Feedback-Geben, dem Coachen und der Teamentwicklung den strengen Hierarchien ihrer klassischen HR-Software zu folgen, die noch aus dem Industriezeitalter stammt“, sagt Enderes.

Die Informalität dynamischer Teams kann Unternehmen die nötige Flexibilität bieten, aber auch Probleme in Bezug auf die Unternehmenskultur mit sich bringen. Es liegt in der menschlichen Natur, es sich so einfach wie möglich zu machen. Deshalb fragen wir Leute, die wir schon kennen, ob sie in einem dynamischen Team an der Lösung eines wichtigen Problems oder einer strategischen Initiative mitarbeiten wollen. Das bedeutet aber auch, dass Führungskräfte dadurch talentierte Mitarbeitende ohne die passenden Beziehungen übersehen. So engen sie die für positive Ergebnisse erforderliche Bandbreite an Kenntnissen, wichtigen Fähigkeiten und kompatiblen Eigenschaften ein.

Fähige Mitarbeiter nicht übersehen

Personalentscheidungen von Führungskräften, die statt nach strategischen Gesichtspunkten nach dem Prinzip „wer kennt wen“ erfolgen, können die Chancen von Mitarbeitenden begrenzen, ihre Motivation beeinträchtigen und dazu führen, dass fähige Mitarbeitende frustriert sind. Ihr Engagement lässt immer weiter nach, wenn sie für Positionen und Beförderungen, durch die sie ihre Kenntnisse erweitern können, nicht berücksichtigt werden.

Mitarbeitende mit dem Potenzial und Wunsch nach Weiterentwicklung, denen keine Möglichkeit dazu gegeben wird, sehen sich unter Umständen nach einem neuen Arbeitgeber um, der ihre aktuelle und langfristige persönliche Entwicklung offen unterstützt.

Ein solches Umfeld ist der perfekte Nährboden für Groupthink. Mit der Zeit fühlen sich etablierte Team oft veranlasst, weitere Aufgaben zu übernehmen, zusätzliche Prozesse und Systeme zu nutzen und alles komplizierter zu machen – anstatt Dinge abzuschaffen, die für das zu bearbeitende Projekt nichts bringen.

Dynamische Teams brauchen dynamische Arbeitsmodelle

Die Geschäftsleitung kann – und muss – Wege finden, um dieses Risiko in ihrer Arbeitskultur auszuschalten. Mit digitalen Strategien, die für die entsprechende Weiterbildung und Motivation von Mitarbeitenden sorgen und sie den passenden Projekten und Positionen zuordnen, kann die Führungsriege ein Fundament schaffen, das nicht nur die Belegschaft fit für die Zukunft macht, sondern auch das Unternehmen.

Zum Auftakt der Umgestaltung ihres Personalwesens müssen Unternehmen eine Bestandsaufnahme der aktuell vorhandenen Fähigkeiten und Kenntnisse machen und festlegen, welche in der Zukunft gebraucht werden. Dabei sollte man auch weiterhin auf dynamische Teams setzen und die entsprechende Strategie sollte genug Flexibilität für die immer weiter zunehmenden Arbeitsmodelle bieten. Beispielsweise für hybrides Arbeiten, die 4-Tage-Woche, Talentbörsen, internes projektbezogenes Arbeiten oder nicht-lineare Karrierewege.

„Mitarbeitende arbeiten heutzutage in agilen Teams, die für Kundenprobleme gebildet werden. Sie analysieren und lösen diese und lösen sich dann schnell wieder auf“, sagt Enderes. „HR-Technologien müssen so dynamisch sein wie die heutigen Arbeitsformen.“

Führungskräfte brauchen Überblick über ihre Mitarbeitenden

Kohäsive Strategien für funktionsübergreifende Teams, die die Agilität von Unternehmen fördern, schaffen die Voraussetzungen für dynamische Teams, die nicht nur erfolgreich sind, sondern auch die Vorteile von Selbstbestimmung und Inklusion verkörpern. Wenn Führungskräfte einen Überblick über ihre Mitarbeitenden haben, können sie Teams zusammenstellen, die die Vielfalt der Menschen abbilden, die von den Ergebnissen der jeweiligen Initiative betroffen sind. Zudem können sie die passenden Mitarbeitenden den passenden „Herausforderungen“ zuordnen und durch die neu hinzugewonnen Fähigkeiten der Mitarbeitenden auch die Qualität der Belegschaft insgesamt verbessern.

In einem ersten Schritt müssen die Teamstruktur – eine visuelle Darstellung des Teams, auf die alle Zugriff haben – sowie die einzelnen Rollen festgelegt werden, damit die Zuständigkeiten sichergestellt sind. Teamleitung und Teammitglieder des dynamischen Teams können so feststellen, wo es Lücken bei den Kenntnissen, Funktionen und Zuständigkeiten gibt und neue Kollegen mit den entsprechenden Kenntnissen und Stärken suchen, die einen wichtigen Beitrag zur Initiative leisten können.

Offene Stellen in dynamischen Teams finden

Über die Lösung SAP SuccessFactors Opportunity Marketplace können Mitarbeitende verschiedener Abteilungen die offenen Stellen in dynamischen Teams finden. Denn Führungskräfte haben die Möglichkeit, dort schnell eine Ausschreibung für die Mitarbeit in einem dynamischen Team zu veröffentlichen, die die Rollenbeschreibung und die erforderlichen Kenntnisse und Qualifikationen enthält. Sobald diese Ausschreibung veröffentlicht ist, können Mitarbeitende die offene Rolle sehen, überlegen, ob das etwas für sie oder jemand anderen wäre und sich bei Interesse bewerben – direkt von der Stellenbeschreibung aus.

Dass Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung die Fortschritte funktionsübergreifender Teams anhand von Kennzahlen (Objectives and Key Results, OKRs) messen können, ist ein großer Vorteil. Bisher wurden diese Informationen in manuell erstellten Berichten und einfachen Dashboards erfasst. Dadurch gab es wenig Transparenz, und der Beitrag, den Mitarbeitende direkt oder indirekt in dynamischen Teams leisteten, war schlecht zu beurteilen. Noch wichtiger ist jedoch, dass sich die einzelnen Mitarbeitenden durch diese Funktionen auf ihren Kenntnissen und Interessen aufbauen und diese durch die Mitarbeit in dynamischen Teams weiterentwickeln können.

Software unterstützt die Suche nach Mitarbeitenden

„Durch die Einbindung von Funktionen für dynamische Teams in HR-Software können Mitarbeitende an mehreren Projekten mitwirken und dazu beitragen, wichtige Ziele zu erreichen“, sagt Enderes. „Dank der Teammanagement-Funktionen, der Möglichkeit, Teammitglieder über den SAP SuccessFactors Opportunity Marketplace zu suchen, und der OKR-Integration mit dem Talentmanagement ist ein Leistungsmanagement für funktionsübergreifende Teams und die einzelnen Mitwirkenden möglich. Die Software unterstützt die heutige und zukünftige Art des Arbeitens.“

Dadurch können die Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeitende klarer beurteilen, welche Maßnahmen und Beiträge wichtig für das Unternehmen sind. Mitarbeitende können die OKRs ihres dynamischen Teams in ihre individuellen Leistungsziele in der Lösung SAP SuccessFactors Performance & Goals aufnehmen und so eine Verbindung zwischen der Teamleistung und den festgelegten Unternehmenskennzahlen herstellen. Sie sind in der Lage, ihre Zeit Projekten zu widmen, die wichtig für das Unternehmen und ihre persönliche Weiterentwicklung sind – und können sich dabei sicher sein, dass ihr Beitrag auch entsprechend honoriert wird.

Das sind jedoch längst noch nicht alle Vorteile: Da Führungskräfte dynamische Teams abteilungsübergreifend zusammenstellen und Einblick in die Größe und Zusammensetzung erfolgreicher dynamischer Teams und OKR-Daten haben, können sie den Teamfortschritt und die Ergebnisse verfolgen. Sie haben die Möglichkeit, mit der Lösung SAP SuccessFactors People Analytics Berichte zu erstellen, bereichsübergreifendes Know-how zu nutzen und eine Unternehmenskultur zu etablieren, die Projektziele sicher erreicht und für neue Herausforderungen und Chancen umfassend gerüstet ist.

Jetzt ein dynamischeres Arbeiten ermöglichen

In einem Umfeld zu arbeiten, in dem die Arbeit, Stärken und das Potenzial gegenseitig geschätzt und anerkannt werden, kann sehr motivierend für die einzelnen Mitarbeitenden sein. Es regt Menschen an – unabhängig von ihrer Position und ihrem Hintergrund –, Chancen zur Weiterentwicklung zu nutzen, sich mehr für das Unternehmen einzubringen und sich als wertvolle Arbeitskraft zu positionieren.

Diese positive Stimmung in der Belegschaft kann für das langfristige Wachstum und den Erfolg des Unternehmens entscheidend sein. Unternehmen haben oft eine bessere Chance, ihre Ziele zu erreichen, wenn sie dynamische Teams mit einem Mix aus internen und externen Mitarbeitenden bilden. Gleichzeitig können talentierte Mitarbeitende in einem sicheren, unterstützenden Umfeld neue Fähigkeiten erwerben und bereits bestehende einsetzen.

Eines ist aber klar: Eine Unternehmenstransformation, bei der dynamische Teams eine zentrale Rolle spielen, erfordert Transparenz und datengestützte Einblicke. Damit lassen sich die Zusammensetzung, Arbeitsatmosphäre und Ergebnisse von dynamischen Teams optimieren.

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Meg Bear ist President und Chief Product Officer von SAP SuccessFactors.